Cách quét số sê-ri vào bảng tính

Cách nhanh nhất để quét số sê-ri vào bảng tính là dùng một ứng dụng điện thoại ở chế độ quét liên tục: hướng camera vào từng nhãn sê-ri Code 128 hoặc Code 39, để ứng dụng thu thập mỗi tài sản một hàng, rồi xuất phiên quét thành tệp Excel hoặc CSV và loại trùng lặp trên cột số sê-ri. Số sê-ri được lấy từ nhãn, chứ không phải từ việc gõ phím.

Bài toán 200 máy tính xách tay

Kiểm toán số sê-ri là nơi việc nhập liệu thủ công thực sự sụp đổ. Một số sê-ri như 5CD1234XYZ không phải con số bạn có thể giữ trong đầu trong lúc mắt rời khỏi nhãn để nhìn bàn phím — đó là một chuỗi ngẫu nhiên, và những chuỗi ngẫu nhiên thì hay bị gõ sai. Chỉ một ký tự sai là chiếc máy tính xách tay ấy coi như biến mất khỏi hồ sơ của bạn: tra cứu bảo hành thất bại, sổ đăng ký tài sản nói rằng bạn sở hữu phần cứng mà bạn không tìm thấy, và đợt kiểm toán bạn vừa làm mất đi sự đáng tin cậy.

Mã vạch nằm cạnh số sê-ri in sẵn tồn tại chính là để không ai phải gõ nó bao giờ. Mỗi lần quét là một bản sao của những gì nhà sản xuất đã mã hóa, nên không có lỗi gõ phím.

Hiểu rõ nhãn của bạn: Code 128, Code 39 và những loại khác

Tấm sê-ri trên thiết bị công nghệ thông tin đại đa số là Code 128 (gọn, mã hóa cả chữ cái lẫn chữ số) hoặc Code 39 đời cũ hơn. Thiết bị mới ngày càng hay bổ sung một mã QR hoặc Data Matrix nhồi cả số sê-ri lẫn dữ liệu model vào một ô vuông nhỏ. DataScan đọc được tất cả những loại này — tổng cộng 13 chuẩn mã — nên những dàn thiết bị pha trộn từ nhiều nhà cung cấp và nhiều thời kỳ không phải vấn đề. Nếu một nhãn mang nhiều mã vạch nằm cạnh nhau, hãy bật chức năng lọc theo loại mã vạch để máy quét chỉ chấp nhận loại bạn đang kiểm toán, và những mã UPC lạc lõng sẽ không bao giờ làm bẩn dữ liệu của bạn.

Từng bước một: kiểm toán số sê-ri bằng điện thoại của bạn

1. Kiểm tra bạn đang có loại nhãn nào Hãy hướng camera vào một nhãn tiêu biểu trước khi lập kế hoạch kiểm toán. Nếu nó giải mã được (gần như chắc chắn là được), bạn biết cả dàn thiết bị đều quét được và biết đại khái bạn có thể di chuyển nhanh đến đâu.
2. Chọn đúng chế độ quét Để đạt tốc độ thuần túy — một giá máy chủ, một kệ máy tính xách tay — hãy dùng Quét liên tục: ngắm, bíp, tiếp theo, kèm chức năng tạm dừng bằng cách chạm-giữ khi bạn cần xê dịch thiết bị. Khi mỗi tài sản còn cần một ghi chú tình trạng hoặc một vị trí, hãy dùng Quét nhiều giá trị, chế độ đính kèm một ghi chú nhiều dòng vào từng số sê-ri, cộng thêm tọa độ GPS khi bạn chạm để lấy.
3. Thiết lập các cột xuất dữ liệu Đổi tên tiêu đề cột mã vạch thành Số sê-ri, chọn định dạng ngày theo chuẩn ISO và chọn đầu ra Excel hoặc CSV. Tệp xuất ra khi đó dán được vào sổ đăng ký tài sản của bạn mà không phải làm lại gì.
4. Quét tài sản theo từng phòng Làm từng phòng, giá kệ hoặc tầng một, và xuất tệp trước khi bắt đầu nơi tiếp theo, để mỗi tệp chỉ bao gồm một khu vực và việc kiểm tra lại một khu vực sau này trở nên dễ dàng. Mọi thứ được lưu cục bộ kèm dấu thời gian, nên phòng máy chủ không có sóng điện thoại vẫn quét tốt y như văn phòng thoáng đãng.
5. Xuất tệp và loại trùng lặp trong Excel Xuất từng phiên, gộp chúng lại trong Excel và làm sạch cột số sê-ri: Dữ liệu → Xóa bản trùng lặp để xử lý nhanh, hoặc một cột phụ =COUNTIF(A:A,A2)>1 nếu bạn muốn rà soát các mục lặp trước khi xóa chúng.

Mẹo thực tiễn cho kiểm toán số sê-ri

• Hãy quyết định quy tắc loại trùng trước khi bắt đầu. Một số sê-ri lặp lại thường là một lần quét trùng — nhưng đôi khi đó là hai thiết bị đang mang chung một nhãn, và đó là một phát hiện chứ không phải nhiễu. Đánh dấu trước, xóa sau.
• Hãy ghi lại tình trạng ngay khi bạn còn ở đó. Quay lại để kiểm tra xem tài sản số 147 có phải chiếc bị nứt nắp máy hay không tốn kém hơn nhiều so với việc gõ ghi chú lúc đầu. Chế độ Quét nhiều giá trị biến ghi chú thành một phần của lần quét.
• Dấu thời gian cho thấy bạn đã kiểm tra khi nào. Mỗi hàng ghi lại thời điểm được quét, nên câu hỏi "lần xác minh gần nhất là khi nào?" được trả lời mà không cần thêm quy trình nào.
• Hãy đối chiếu chéo với sổ đăng ký, chứ không chỉ đổ vào nó. Sau khi quét, một phép VLOOKUP các số sê-ri đã quét đối chiếu với danh sách tài sản sẵn có sẽ làm lộ cả những tài sản ma (có trong sổ, không tìm thấy) lẫn tài sản mồ côi (tìm thấy, chưa từng được đăng ký) — chính là hai danh sách bạn cần để xử lý.

Đối chiếu kết quả quét với sổ đăng ký tài sản của bạn

Tệp kết quả quét mới là một nửa đợt kiểm toán; phép so sánh là nửa còn lại. Hãy đặt sổ đăng ký sẵn có của bạn trên một trang tính và kết quả quét đã gộp trên một trang khác, rồi dựng hai phép kiểm tra:

• Tài sản ma: trong trang sổ đăng ký, hãy tra cứu từng số sê-ri đã đăng ký trong cột kết quả quét — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Những hàng bị đánh dấu NOT FOUND là phần cứng mà hồ sơ của bạn khẳng định là có nhưng không ai quét được: đã thanh lý, bị mất cắp, hoặc đang nằm trong một ngăn kéo.
• Tài sản mồ côi: phép tra cứu ngược lại từ trang kết quả quét vào sổ đăng ký sẽ tìm ra những số sê-ri bạn đang nắm giữ trên thực tế nhưng chưa bao giờ được đăng ký — thường là những lần mua trực tiếp bỏ qua quy trình.

Cả hai danh sách, cùng với dấu thời gian quét, là những gì bạn cần để cập nhật sổ đăng ký. Nếu bạn muốn phát hiện sai lệch ngay khi còn đang đứng tại kệ hàng, hãy nhập sổ đăng ký vào DataScan trước và dùng Quét tra cứu, chế độ cho biết một số sê-ri có trong sổ đăng ký hay không (nó không ghi lại lần quét) — biến thể kiểm tra tại chỗ đó được trình bày trong bài xác minh dữ liệu quét đối chiếu với cơ sở dữ liệu sản phẩm.

Những cách khác để làm việc này

Một máy quét Bluetooth kiểu bàn phím gõ thẳng vào Excel thì hiệu quả tại một bàn làm việc cố định, nhưng kiểm toán tài sản là công việc phải đi lại — bạn đến chỗ phần cứng, chứ không phải ngược lại. Các bộ phần mềm quản lý tài sản cấp doanh nghiệp kèm máy quét làm việc này rất tốt, với mức giá và thời gian triển khai cấp doanh nghiệp; nếu bạn có hàng nghìn tài sản và một đội chuyên trách, đó là con đường hợp lý. Với tất cả những ai nằm giữa "một ngăn kéo điện thoại dự phòng" và "một trung tâm dữ liệu", một chiếc điện thoại cộng một bảng tính là điểm trung dung thực dụng: hãy xem quy trình mẫu quản lý tài sản công nghệ thông tin, hoặc bắt đầu từ những kiến thức cơ bản trên trang chủ DataScan.