सीरियल नंबर को स्प्रेडशीट में कैसे स्कैन करें

सीरियल नंबर को स्प्रेडशीट में स्कैन करने का सबसे तेज़ तरीक़ा निरंतर-स्कैन मोड में चलता एक फ़ोन ऐप है: कैमरे को हर Code 128 या Code 39 सीरियल लेबल की ओर करें, ऐप को प्रति संपत्ति एक पंक्ति इकट्ठा करने दें, फिर सत्र को Excel या CSV फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट करें और सीरियल कॉलम से डुप्लिकेट हटाएँ। सीरियल लेबल से आते हैं, टाइपिंग से नहीं।

200-लैपटॉप वाली समस्या

सीरियल नंबर ऑडिट वही जगह है जहाँ मैनुअल प्रविष्टि सचमुच बिखर जाती है। 5CD1234XYZ जैसा सीरियल ऐसा नंबर नहीं है जिसे आप तब तक दिमाग़ में थामे रख सकें जब तक आपकी नज़र लेबल से कीबोर्ड तक जाती है — यह एक यादृच्छिक स्ट्रिंग है, और यादृच्छिक स्ट्रिंग ग़लत टाइप हो जाती हैं। एक ग़लत अक्षर और वह लैपटॉप व्यावहारिक रूप से आपके रिकॉर्ड से ग़ायब हो जाता है: वारंटी लुकअप विफल होते हैं, संपत्ति रजिस्टर कहता है कि आपके पास ऐसा हार्डवेयर है जो आपको मिल नहीं रहा, और आपने अभी-अभी जो ऑडिट किया वह अपनी विश्वसनीयता खो देता है।

छपे हुए सीरियल के बग़ल में मौजूद बारकोड इसीलिए है कि किसी को कभी उसे टाइप न करना पड़े। हर स्कैन निर्माता द्वारा एन्कोड की गई चीज़ की एक प्रति है, इसलिए टाइपिंग की कोई ग़लती नहीं होती।

अपने लेबल पहचानें: Code 128, Code 39 और साथी

IT उपकरणों पर लगी सीरियल प्लेटें अधिकांशतः Code 128 (सघन, अक्षर और अंक दोनों एन्कोड करता है) या पुराना Code 39 होती हैं। नए उपकरण बढ़ते हुए एक QR या Data Matrix कोड भी जोड़ते हैं जो सीरियल के साथ मॉडल डेटा को एक छोटे वर्ग में भर देता है। DataScan इन सबको पढ़ता है — कुल मिलाकर 13 सिंबोलॉजी — इसलिए अलग-अलग विक्रेताओं और दौर के मिश्रित बेड़े कोई समस्या नहीं हैं। यदि किसी लेबल पर कई बारकोड साथ-साथ हों, तो बारकोड-प्रकार छँटाई चालू करें ताकि स्कैनर केवल वही प्रकार स्वीकार करे जिसका आप ऑडिट कर रहे हैं, और भटके हुए UPC कोड आपके डेटा को कभी दूषित न करें।

चरण दर चरण: अपने फ़ोन से सीरियल नंबर ऑडिट

1. देखें कि आपके पास किस तरह का लेबल है ऑडिट की योजना बनाने से पहले कैमरे को एक प्रतिनिधि लेबल की ओर करें। यदि वह डिकोड हो जाता है (और लगभग निश्चित रूप से होगा), तो आप जान जाते हैं कि पूरा बेड़ा स्कैन करने योग्य है और आप मोटे तौर पर कितनी तेज़ी से बढ़ सकते हैं।
2. सही स्कैन मोड चुनें शुद्ध गति के लिए — सर्वरों का एक रैक, लैपटॉप की एक शेल्फ़ — निरंतर स्कैन का उपयोग करें: कैमरा साधें, बीप, अगला, और जब उपकरण खिसकाने हों तो टच-एंड-होल्ड पॉज़। जब हर संपत्ति को स्थिति संबंधी नोट या स्थान भी चाहिए, तब बहु मान स्कैन का उपयोग करें, जो हर सीरियल के साथ एक बहु-पंक्ति नोट संलग्न करता है, और जब आप टैप करें तो GPS निर्देशांक भी।
3. एक्सपोर्ट कॉलम सेट करें बारकोड कॉलम हेडर का नाम बदलकर सीरियल नंबर रखें, ISO दिनांक प्रारूप चुनें, और Excel या CSV आउटपुट चुनें। तब एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल आपके संपत्ति रजिस्टर में शून्य दोबारा-काम के साथ चिपक जाती है।
4. कमरा दर कमरा संपत्तियाँ स्कैन करें एक बार में एक कमरा, रैक या मंज़िल, और अगला शुरू करने से पहले एक्सपोर्ट, ताकि हर फ़ाइल एक ही क्षेत्र को कवर करे और बाद में किसी क्षेत्र की दोबारा जाँच आसान रहे। सब कुछ टाइमस्टैम्प सहित स्थानीय रूप से संग्रहीत होता है, इसलिए बिना फ़ोन सिग्नल वाला सर्वर रूम उतना ही अच्छा स्कैन होता है जितना खुला दफ़्तर।
5. एक्सपोर्ट करें और Excel में डुप्लिकेट हटाएँ हर सत्र एक्सपोर्ट करें, उन्हें Excel में मिलाएँ, और सीरियल कॉलम साफ़ करें: तेज़ जाँच के लिए Data → Remove Duplicates, या यदि आप दोहराव हटाने से पहले उनकी समीक्षा करना चाहें तो एक =COUNTIF(A:A,A2)>1 सहायक कॉलम।

सीरियल ऑडिट के लिए व्यावहारिक सुझाव

• शुरू करने से पहले डुप्लिकेट नियम तय करें। दोहराया गया सीरियल आमतौर पर दोहरा स्कैन होता है — लेकिन कभी-कभी वह एक ही लेबल पहने दो डिवाइस होते हैं, जो एक निष्कर्ष है, शोर नहीं। पहले चिह्नित करें, फिर हटाएँ।
• स्थिति वहीं रहते हुए दर्ज करें। यह जाँचने के लिए वापस चलकर जाना कि संपत्ति 147 ही वह थी जिसका ढक्कन टूटा था, नोट टाइप करने से कहीं महँगा पड़ता है। बहु मान मोड नोट को स्कैन का ही हिस्सा बना देता है।
• टाइमस्टैम्प दिखाते हैं कि आपने कब जाँचा। हर पंक्ति दर्ज करती है कि उसे कब स्कैन किया गया, जो बिना किसी अतिरिक्त प्रक्रिया के इस प्रश्न का उत्तर देता है कि "इसे आख़िरी बार कब सत्यापित किया गया?"
• रजिस्टर में केवल डालें नहीं, उसके विरुद्ध मिलान भी करें। स्कैन के बाद, स्कैन किए गए सीरियल का आपकी मौजूदा संपत्ति सूची के विरुद्ध VLOOKUP भूत (रजिस्टर में है, मिला नहीं) और अनाथ (मिला, कभी पंजीकृत नहीं) दोनों उजागर करता है — वे दो सूचियाँ जिन पर आपको कार्रवाई करनी है।

स्कैन का आपके संपत्ति रजिस्टर से मिलान

स्कैन फ़ाइल आधा ऑडिट है; तुलना बाक़ी आधा। अपना मौजूदा रजिस्टर एक शीट पर रखें और मिलाए गए स्कैन परिणाम दूसरी पर, फिर दो जाँचें बनाएँ:

• भूत संपत्तियाँ: रजिस्टर शीट में, हर पंजीकृत सीरियल को स्कैन कॉलम में खोजें — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND","")। NOT FOUND से चिह्नित पंक्तियाँ वह हार्डवेयर हैं जिनके होने का दावा आपके रिकॉर्ड करते हैं पर जिन्हें किसी ने स्कैन नहीं किया: सेवानिवृत्त, चोरी, या किसी दराज़ में पड़े हुए।
• अनाथ संपत्तियाँ: स्कैन शीट से रजिस्टर में किया गया उल्टा लुकअप वे सीरियल ढूँढ़ता है जो भौतिक रूप से आपके पास हैं पर कभी पंजीकृत नहीं हुए — आमतौर पर वे सीधी ख़रीदें जो प्रक्रिया से बाहर रह गईं।

दोनों सूचियाँ, स्कैन टाइमस्टैम्प सहित, वही हैं जिनकी आपको रजिस्टर अपडेट करने के लिए ज़रूरत है। यदि आप बेमेल को शेल्फ़ पर खड़े-खड़े ही पकड़ना पसंद करें, तो पहले रजिस्टर को DataScan में इम्पोर्ट करें और लुकअप स्कैन का उपयोग करें, जो दिखाता है कि कोई सीरियल रजिस्टर में है या नहीं (यह स्कैन को दर्ज नहीं करता) — उस मौक़े पर जाँच वाले रूप को उत्पाद डेटाबेस के विरुद्ध स्कैन सत्यापित करने में समझाया गया है।

इसे करने के अन्य तरीक़े

Excel में टाइप करने वाला Bluetooth कीबोर्ड-वेज स्कैनर किसी निश्चित इमेजिंग बेंच पर काम करता है, लेकिन संपत्ति ऑडिट चलने-फिरने का काम है — आप हार्डवेयर के पास जाते हैं, वह आपके पास नहीं आता। बंडल किए गए स्कैनरों वाले एंटरप्राइज़ संपत्ति-प्रबंधन सूट यह काम एंटरप्राइज़ क़ीमतों और सेटअप अवधियों पर अच्छे से करते हैं; यदि आपके पास हज़ारों संपत्तियाँ और एक समर्पित टीम है, तो वह उचित राह है। "स्पेयर फ़ोनों की एक दराज़" और "एक डेटा सेंटर" के बीच के सभी लोगों के लिए, फ़ोन और एक स्प्रेडशीट व्यावहारिक बीच का रास्ता हैं: IT संपत्ति प्रबंधन का उदाहरण वर्कफ़्लो देखें, या मूल बातों के साथ DataScan होमपेज से शुरू करें।