วิธีสแกนหมายเลขซีเรียลเข้าสู่สเปรดชีต

วิธีที่เร็วที่สุดในการสแกนหมายเลขซีเรียลเข้าสู่สเปรดชีตคือแอปบนโทรศัพท์ในโหมดการสแกนต่อเนื่อง: เล็งกล้องไปที่ฉลากซีเรียล Code 128 หรือ Code 39 แต่ละชิ้น ปล่อยให้แอปเก็บข้อมูลหนึ่งแถวต่อหนึ่งสินทรัพย์ แล้วส่งออกเซสชันเป็นไฟล์ Excel หรือ CSV และกำจัดรายการซ้ำในคอลัมน์ซีเรียล หมายเลขซีเรียลมาจากฉลาก ไม่ใช่จากการพิมพ์

ปัญหาแล็ปท็อป 200 เครื่อง

การตรวจสอบหมายเลขซีเรียลคือจุดที่การป้อนข้อมูลด้วยมือพังทลายอย่างแท้จริง ซีเรียลอย่าง 5CD1234XYZ ไม่ใช่ตัวเลขที่คุณจะจำไว้ในหัวได้ขณะที่สายตาเคลื่อนจากฉลากไปยังแป้นพิมพ์ — มันคือสตริงสุ่ม และสตริงสุ่มก็มักถูกพิมพ์ผิด ตัวอักษรผิดเพียงตัวเดียวแล้วแล็ปท็อปเครื่องนั้นก็หายไปจากบันทึกของคุณโดยปริยาย: การค้นหาข้อมูลการรับประกันล้มเหลว ทะเบียนสินทรัพย์บอกว่าคุณเป็นเจ้าของฮาร์ดแวร์ที่คุณหาไม่เจอ และการตรวจสอบที่คุณเพิ่งทำก็สูญเสียความน่าเชื่อถือ

บาร์โค้ดที่อยู่ข้างซีเรียลที่พิมพ์ไว้มีอยู่ก็เพื่อไม่ให้ใครต้องพิมพ์มันเลย ทุกการสแกนคือสำเนาของสิ่งที่ผู้ผลิตเข้ารหัสไว้ จึงไม่มีความผิดพลาดจากการพิมพ์

รู้จักฉลากของคุณ: Code 128, Code 39 และอื่น ๆ

แผ่นป้ายซีเรียลบนอุปกรณ์ไอทีส่วนใหญ่อย่างท่วมท้นเป็น Code 128 (กะทัดรัด เข้ารหัสได้ทั้งตัวอักษรและตัวเลข) หรือ Code 39 ที่เก่ากว่า อุปกรณ์รุ่นใหม่เพิ่มโค้ด QR หรือ Data Matrix มากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งบรรจุทั้งซีเรียลและข้อมูลรุ่นไว้ในสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ DataScan อ่านได้ทั้งหมดนี้ — รวม 13 ประเภทสัญลักษณ์ — อุปกรณ์ผสมจากผู้ผลิตและยุคสมัยต่างกันจึงไม่ใช่ปัญหา หากฉลากมีบาร์โค้ดหลายตัวเรียงเคียงกัน ให้เปิดการกรองประเภทบาร์โค้ดเพื่อให้เครื่องสแกนยอมรับเฉพาะประเภทที่คุณกำลังตรวจสอบ แล้วโค้ด UPC ที่หลงเข้ามาจะไม่ปนเปื้อนข้อมูลของคุณเลย

ทีละขั้นตอน: การตรวจสอบหมายเลขซีเรียลด้วยโทรศัพท์ของคุณ

1. ตรวจสอบว่าคุณมีฉลากประเภทใด เล็งกล้องไปที่ฉลากตัวแทนหนึ่งชิ้นก่อนวางแผนการตรวจสอบ หากถอดรหัสได้ (ซึ่งแทบจะแน่นอน) คุณก็รู้ว่าอุปกรณ์ทั้งชุดสแกนได้และจะเคลื่อนที่ได้เร็วประมาณไหน
2. เลือกโหมดการสแกนที่ถูกต้อง เพื่อความเร็วล้วน ๆ — ชั้นเก็บเซิร์ฟเวอร์ ชั้นวางแล็ปท็อป — ให้ใช้ การสแกนต่อเนื่อง: เล็ง เสียงตอบรับ ต่อไป พร้อมการแตะค้างเพื่อหยุดชั่วคราวเมื่อคุณต้องขยับอุปกรณ์ เมื่อสินทรัพย์แต่ละชิ้นต้องมีโน้ตสภาพหรือตำแหน่งด้วย ให้ใช้ การสแกนหลายค่า ซึ่งแนบโน้ตหลายบรรทัดให้กับทุกซีเรียล พร้อมพิกัด GPS เมื่อคุณแตะ
3. ตั้งค่าคอลัมน์สำหรับการส่งออก เปลี่ยนชื่อหัวคอลัมน์บาร์โค้ดเป็น หมายเลขซีเรียล เลือกรูปแบบวันที่แบบ ISO และเลือกผลลัพธ์เป็น Excel หรือ CSV ไฟล์ที่ส่งออกจะวางลงในทะเบียนสินทรัพย์ของคุณได้โดยไม่ต้องแก้ไขใด ๆ
4. สแกนสินทรัพย์ทีละห้อง ทำทีละห้อง ชั้นเก็บของ หรือชั้นอาคาร และส่งออกก่อนเริ่มแห่งถัดไป เพื่อให้แต่ละไฟล์ครอบคลุมพื้นที่เดียว และการกลับไปตรวจซ้ำพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่งในภายหลังก็ทำได้ง่าย ทุกอย่างจัดเก็บไว้ในเครื่องพร้อมการประทับเวลา ห้องเซิร์ฟเวอร์ที่ไม่มีสัญญาณโทรศัพท์จึงสแกนได้ดีเท่ากับสำนักงานแบบเปิด
5. ส่งออกและกำจัดรายการซ้ำใน Excel ส่งออกแต่ละเซสชัน รวมเข้าด้วยกันใน Excel แล้วทำความสะอาดคอลัมน์ซีเรียล: Data → Remove Duplicates สำหรับการตรวจอย่างรวดเร็ว หรือคอลัมน์ช่วย =COUNTIF(A:A,A2)>1 หากคุณต้องการตรวจทานรายการซ้ำก่อนลบ

เคล็ดลับสำหรับการตรวจสอบหมายเลขซีเรียล

• ตัดสินใจกฎการกำจัดรายการซ้ำก่อนเริ่ม ซีเรียลที่ซ้ำกันมักเกิดจากการสแกนซ้ำ — แต่บางครั้งก็เป็นอุปกรณ์สองชิ้นที่ติดฉลากเดียวกัน ซึ่งเป็นข้อค้นพบ ไม่ใช่สัญญาณรบกวน ทำเครื่องหมายก่อน ลบทีหลัง
• บันทึกสภาพขณะที่คุณอยู่ตรงนั้น การเดินย้อนกลับไปตรวจว่าสินทรัพย์หมายเลข 147 คือเครื่องที่ฝาแตกหรือไม่นั้นแพงกว่าการพิมพ์โน้ตตั้งแต่แรก โหมดการสแกนหลายค่าทำให้โน้ตเป็นส่วนหนึ่งของการสแกน
• การประทับเวลาบอกว่าคุณตรวจสอบเมื่อใด ทุกแถวบันทึกว่าถูกสแกนเมื่อใด ซึ่งตอบคำถาม "ตรวจสอบครั้งล่าสุดเมื่อไหร่" ได้โดยไม่ต้องมีกระบวนการเพิ่มเติม
• ตรวจสอบไขว้กับทะเบียน ไม่ใช่แค่นำเข้าทะเบียน หลังการสแกน การใช้ VLOOKUP เทียบซีเรียลที่สแกนได้กับรายการสินทรัพย์ที่มีอยู่จะเผยให้เห็นทั้งรายการผี (อยู่ในทะเบียนแต่หาไม่พบ) และรายการกำพร้า (พบแต่ไม่เคยลงทะเบียน) — สองรายการที่คุณต้องใช้ในการดำเนินการต่อ

การกระทบยอดผลการสแกนกับทะเบียนสินทรัพย์ของคุณ

ไฟล์ผลการสแกนเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของการตรวจสอบ การเปรียบเทียบคืออีกครึ่งหนึ่ง วางทะเบียนที่มีอยู่ของคุณไว้ในชีตหนึ่งและผลการสแกนที่รวมแล้วไว้ในอีกชีตหนึ่ง แล้วสร้างการตรวจสอบสองแบบ:

• สินทรัพย์ผี: ในชีตทะเบียน ให้ค้นหาซีเรียลที่ลงทะเบียนไว้แต่ละรายการในคอลัมน์ผลการสแกน — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND","") แถวที่ถูกทำเครื่องหมาย NOT FOUND คือฮาร์ดแวร์ที่บันทึกของคุณอ้างว่าคุณมีแต่ไม่มีใครสแกนพบ: ปลดระวางแล้ว ถูกขโมย หรือนอนอยู่ในลิ้นชัก
• สินทรัพย์กำพร้า: การค้นหาย้อนกลับจากชีตผลการสแกนเข้าสู่ทะเบียนจะพบซีเรียลที่คุณครอบครองอยู่จริงแต่ไม่เคยลงทะเบียน — โดยทั่วไปคือการจัดซื้อโดยตรงที่ข้ามกระบวนการไป

รายการทั้งสองพร้อมการประทับเวลาการสแกน คือสิ่งที่คุณต้องใช้ในการปรับปรุงทะเบียน หากคุณอยากจับความไม่ตรงกันตั้งแต่ตอนที่ยังยืนอยู่ที่ชั้นวาง ให้นำเข้าทะเบียนสู่ DataScan ก่อนแล้วใช้การสแกนแบบค้นหา ซึ่งแสดงว่าซีเรียลอยู่ในทะเบียนหรือไม่ (โดยไม่บันทึกการสแกน) — รูปแบบการตรวจสอบ ณ จุดนั้นครอบคลุมอยู่ในการตรวจสอบผลการสแกนเทียบกับฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์

วิธีอื่น ๆ ในการทำสิ่งนี้

เครื่องสแกน Bluetooth แบบ keyboard wedge ที่พิมพ์ข้อมูลลงใน Excel ใช้งานได้ดีที่โต๊ะถ่ายภาพประจำที่ แต่การตรวจสอบสินทรัพย์เป็นงานที่ต้องเดิน — คุณเดินไปหาฮาร์ดแวร์ ไม่ใช่ให้ฮาร์ดแวร์มาหาคุณ ชุดซอฟต์แวร์บริหารสินทรัพย์ระดับองค์กรพร้อมเครื่องสแกนแบบรวมชุดทำสิ่งนี้ได้ดีในราคาและระยะเวลาติดตั้งระดับองค์กร หากคุณมีสินทรัพย์หลายพันชิ้นและมีทีมงานเฉพาะ นั่นก็เป็นเส้นทางที่สมเหตุสมผล สำหรับทุกคนที่อยู่ระหว่าง "ลิ้นชักโทรศัพท์สำรอง" กับ "ศูนย์ข้อมูล" โทรศัพท์บวกกับสเปรดชีตคือทางสายกลางที่ใช้ได้จริง: ดูตัวอย่างเวิร์กโฟลว์การจัดการสินทรัพย์ไอที หรือเริ่มจากพื้นฐานที่หน้าแรกของ DataScan