Serienummers scannen naar een spreadsheet

De snelste manier om serienummers naar een spreadsheet te scannen is een telefoonapp in de modus Continue scan: richt de camera op elk Code 128- of Code 39-serielabel, laat de app één rij per asset verzamelen en exporteer de sessie vervolgens als Excel- of CSV-bestand om de serienummerkolom te ontdubbelen. De serienummers komen van de labels, niet van typen.

Het probleem van de 200 laptops

Serienummeraudits zijn precies waar handmatige invoer echt bezwijkt. Een serienummer als 5CD1234XYZ is geen getal dat u in uw hoofd vasthoudt terwijl uw ogen van het label naar het toetsenbord gaan — het is een willekeurige tekenreeks, en willekeurige tekenreeksen worden verkeerd getypt. Één verkeerd teken en die laptop verdwijnt feitelijk uit uw administratie: garantiecontroles mislukken, het activaregister zegt dat u hardware bezit die u niet kunt vinden, en de audit die u zojuist deed verliest zijn geloofwaardigheid.

De barcode naast het gedrukte serienummer bestaat juist zodat niemand het ooit hoeft te typen. Elke scan is een kopie van wat de fabrikant heeft gecodeerd, dus er zijn geen typfouten.

Ken uw labels: Code 128, Code 39 en aanverwanten

Serieplaatjes op IT-apparatuur zijn overweldigend vaak Code 128 (compact, codeert letters en cijfers) of het oudere Code 39. Nieuwere apparatuur voegt steeds vaker een QR- of Data Matrix-code toe die het serienummer plus modelgegevens in een klein vierkant propt. DataScan leest al deze codes — 13 symbologieën in totaal — dus gemengde apparatenparken van verschillende leveranciers en generaties vormen geen probleem. Draagt een label meerdere barcodes naast elkaar, schakel dan filtering op barcodetype in zodat de scanner alleen het type accepteert dat u controleert en verdwaalde UPC-codes uw gegevens nooit vervuilen.

Stap voor stap: serienummeraudit met uw telefoon

1. Controleer wat voor label u hebt Richt de camera op één representatief label voordat u de audit plant. Wordt het gedecodeerd (en dat gebeurt vrijwel zeker), dan weet u dat het hele apparatenpark scanbaar is en ongeveer hoe snel u kunt werken.
2. Kies de juiste scanmodus Voor pure snelheid — een stelling met servers, een schap met laptops — gebruikt u de Continue scan: richten, piep, volgende, met een pauze via aanraken en vasthouden wanneer u apparatuur moet verschuiven. Heeft elk asset ook een conditienotitie of locatie nodig, gebruik dan de Scan met meerdere waarden, die een notitie over meerdere regels aan elk serienummer koppelt, plus GPS-coördinaten wanneer u erom tikt.
3. Stel de exportkolommen in Hernoem de kopregel van de barcodekolom naar Serienummer, kies een ISO-datumnotatie en selecteer Excel- of CSV-uitvoer. Het geëxporteerde bestand plakt daarna zonder enig herstelwerk in uw activaregister.
4. Scan de assets ruimte voor ruimte Eén ruimte, stelling of verdieping tegelijk, geëxporteerd voordat u aan de volgende begint, zodat elk bestand één gebied beslaat en u een gebied later eenvoudig opnieuw kunt controleren. Alles wordt lokaal met tijdstempel opgeslagen, dus de serverruimte zonder telefoonbereik scant precies zo goed als het open kantoor.
5. Exporteer en ontdubbel in Excel Exporteer elke sessie, voeg ze samen in Excel en maak de serienummerkolom schoon: Gegevens → Duplicaten verwijderen voor een snelle ronde, of een hulpkolom met =COUNTIF(A:A,A2)>1 als u herhalingen wilt beoordelen voordat u ze verwijdert.

Praktische tips voor serienummeraudits

• Bepaal de ontdubbelregel voordat u begint. Een herhaald serienummer is meestal een dubbele scan — maar af en toe zijn het twee apparaten met één label, en dat is een bevinding en geen ruis. Eerst markeren, dan verwijderen.
• Leg de conditie vast terwijl u er toch bent. Teruglopen om te controleren of asset 147 die met het gebarsten deksel was, kost meer dan het noteren zou hebben gekost. De modus Scan met meerdere waarden maakt de notitie onderdeel van de scan.
• Tijdstempels laten zien wanneer u hebt gecontroleerd. Elke rij registreert wanneer die is gescand, wat de vraag "wanneer is dit voor het laatst geverifieerd?" beantwoordt zonder extra proces.
• Controleer tegen het register, niet alleen erin. Na de scan brengt een VLOOKUP van gescande serienummers tegen uw bestaande activalijst zowel spoken (in het register, niet gevonden) als weesassets (gevonden, nooit geregistreerd) aan het licht — precies de twee lijsten waarmee u aan de slag moet.

De scan afstemmen op uw activaregister

Het scanbestand is de helft van de audit; de vergelijking is de andere helft. Zet uw bestaande register op het ene blad en de samengevoegde scanresultaten op het andere en bouw dan twee controles:

• Spookassets: zoek in het registerblad elk geregistreerd serienummer op in de scankolom — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Rijen met de markering NOT FOUND zijn hardware waarvan uw administratie beweert dat u die hebt, maar die niemand heeft gescand: afgevoerd, gestolen of in een la beland.
• Weesassets: de omgekeerde opzoeking vanuit het scanblad in het register vindt serienummers die u fysiek bezit maar nooit hebt geregistreerd — doorgaans directe aankopen die het proces hebben overgeslagen.

Beide lijsten, met de scantijdstempels, zijn wat u nodig hebt om het register bij te werken. Ontdekt u afwijkingen liever terwijl u nog bij het schap staat, importeer het register dan eerst in DataScan en gebruik de Opzoekscan, die laat zien of een serienummer in het register staat (de scan zelf wordt niet vastgelegd) — die variant ter plekke wordt behandeld in scans controleren tegen een productdatabase.

Andere manieren om het te doen

Een Bluetooth-keyboard-wedge-scanner die in Excel typt, werkt aan een vaste werkbank, maar een activa-audit is loopwerk — u gaat naar de hardware, niet andersom. Enterprise-suites voor activabeheer met meegeleverde scanners doen dit goed tegen enterprise-prijzen en met bijbehorende implementatietijden; hebt u duizenden assets en een toegewijd team, dan is dat een redelijke route. Voor iedereen tussen "een la met reservetelefoons" en "een datacenter" is een telefoon plus een spreadsheet het pragmatische midden: bekijk de voorbeeldworkflow voor IT-assetbeheer, of begin met de basis op de DataScan-homepage.