Seriennummern in eine Tabelle scannen: So geht es

Der schnellste Weg, Seriennummern in eine Tabelle zu scannen, ist eine Smartphone-App im Kontinuierlichen Scan-Modus: Richten Sie die Kamera auf jedes Code-128- oder Code-39-Seriennummernetikett, lassen Sie die App pro Gerät eine Zeile sammeln und exportieren Sie die Sitzung anschließend als Excel- oder CSV-Datei, um in der Seriennummernspalte Duplikate zu entfernen. Die Seriennummern kommen von den Etiketten, nicht aus der Tastatur.

Das Problem mit den 200 Notebooks

Bei Seriennummernprüfungen scheitert die manuelle Eingabe wirklich. Eine Seriennummer wie 5CD1234XYZ ist keine Zahl, die Sie im Kopf behalten können, während Ihr Blick vom Etikett zur Tastatur wandert — sie ist eine zufällige Zeichenkette, und zufällige Zeichenketten werden vertippt. Ein falsches Zeichen, und dieses Notebook verschwindet faktisch aus Ihren Aufzeichnungen: Garantieabfragen laufen ins Leere, das Anlagenverzeichnis behauptet, Sie besäßen Hardware, die niemand findet, und die eben durchgeführte Prüfung verliert ihre Glaubwürdigkeit.

Der Barcode neben der gedruckten Seriennummer existiert genau deshalb, damit sie niemand abtippen muss. Jeder Scan ist eine Kopie dessen, was der Hersteller codiert hat, also gibt es keine Tippfehler.

Ihre Etiketten kennen: Code 128, Code 39 und Verwandte

Typenschilder auf IT-Geräten tragen ganz überwiegend Code 128 (kompakt, codiert Buchstaben und Ziffern) oder den älteren Code 39. Neuere Geräte ergänzen zunehmend einen QR- oder Data-Matrix-Code, der Seriennummer und Modelldaten in einem kleinen Quadrat unterbringt. DataScan liest all das — insgesamt 13 Symbologien —, gemischte Bestände verschiedener Hersteller und Baujahre sind also kein Problem. Trägt ein Etikett mehrere Barcodes nebeneinander, aktivieren Sie die Filterung nach Barcode-Typ, damit der Scanner nur den geprüften Typ akzeptiert und keine versprengten UPC-Codes Ihre Daten verunreinigen.

Schritt für Schritt: Seriennummernprüfung mit dem Smartphone

1. Prüfen, welche Etiketten Sie vor sich haben Richten Sie die Kamera vor der Planung der Prüfung auf ein repräsentatives Etikett. Wird es decodiert (was mit größter Wahrscheinlichkeit der Fall ist), wissen Sie, dass der gesamte Bestand scanbar ist und wie schnell Sie ungefähr vorankommen.
2. Den passenden Scan-Modus wählen Für reines Tempo — ein Serverschrank, ein Regal voller Notebooks — nutzen Sie den Kontinuierlichen Scan: zielen, Piepton, weiter, mit einer Touch-and-Hold-Pause, wenn Sie Geräte umräumen müssen. Wenn zu jedem Gerät auch eine Zustandsnotiz oder ein Standort gehört, nutzen Sie den Mehrwert-Scan, der an jede Seriennummer eine mehrzeilige Notiz anhängt, dazu GPS-Koordinaten, wenn Sie dafür tippen.
3. Die Exportspalten einrichten Benennen Sie die Überschrift der Barcode-Spalte in Seriennummer um, wählen Sie ein ISO-Datumsformat und entscheiden Sie sich für Excel- oder CSV-Ausgabe. Die exportierte Datei lässt sich dann ohne jede Nacharbeit in Ihr Anlagenverzeichnis einfügen.
4. Die Geräte Raum für Raum scannen Ein Raum, ein Regal oder eine Etage nach der anderen, jeweils exportiert, bevor Sie mit dem nächsten Bereich beginnen. So deckt jede Datei einen Bereich ab, und ein Bereich lässt sich später leicht erneut kontrollieren. Alles wird mit Zeitstempel lokal gespeichert, sodass der Serverraum ohne Mobilfunkempfang genauso gut scannt wie das offene Büro.
5. Exportieren und in Excel Duplikate entfernen Exportieren Sie jede Sitzung, führen Sie sie in Excel zusammen und bereinigen Sie die Seriennummernspalte: Daten → Duplikate entfernen für einen schnellen Durchgang oder eine Hilfsspalte mit =COUNTIF(A:A,A2)>1, wenn Sie Wiederholungen vor dem Löschen prüfen möchten.

Praxistipps für Seriennummern-Prüfungen

• Die Duplikatregel vor dem Start festlegen. Eine wiederholte Seriennummer ist meist ein Doppelscan — gelegentlich aber sind es zwei Geräte mit einem Etikett, und das ist ein Befund und kein Rauschen. Erst markieren, dann löschen.
• Den Zustand gleich vor Ort erfassen. Zurückzulaufen, um zu prüfen, ob Gerät 147 das mit dem gerissenen Deckel war, kostet mehr, als die Notiz zu tippen gekostet hätte. Der Mehrwert-Modus macht die Notiz zum Teil des Scans.
• Zeitstempel zeigen, wann Sie geprüft haben. Jede Zeile hält fest, wann sie gescannt wurde, und beantwortet damit ohne zusätzlichen Prozess die Frage „Wann wurde das zuletzt verifiziert?“.
• Nicht nur ins Verzeichnis hinein, sondern auch dagegen abgleichen. Ein VLOOKUP der gescannten Seriennummern gegen Ihre bestehende Anlagenliste bringt nach dem Scan sowohl Karteileichen (im Verzeichnis, nicht gefunden) als auch Waisen (gefunden, nie erfasst) zum Vorschein — genau die beiden Listen, auf die Sie reagieren müssen.

Den Scan mit Ihrem Anlagenverzeichnis abgleichen

Die Scandatei ist die eine Hälfte der Prüfung; der Abgleich ist die andere. Legen Sie Ihr bestehendes Verzeichnis auf ein Tabellenblatt und die zusammengeführten Scanergebnisse auf ein zweites und bauen Sie dann zwei Kontrollen:

• Karteileichen: Schlagen Sie im Verzeichnisblatt jede erfasste Seriennummer in der Scanspalte nach — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Mit NOT FOUND markierte Zeilen sind Hardware, die Ihre Aufzeichnungen behaupten, die aber niemand gescannt hat: ausgemustert, gestohlen oder in einer Schublade.
• Waisen: Der gespiegelte Nachschlagevorgang vom Scanblatt ins Verzeichnis findet Seriennummern, die Sie physisch besitzen, aber nie erfasst haben — typischerweise Direktkäufe, die den Prozess umgangen haben.

Mit beiden Listen und den Scan-Zeitstempeln haben Sie alles, was Sie zum Aktualisieren des Verzeichnisses brauchen. Wenn Sie Abweichungen lieber schon am Regal bemerken möchten, importieren Sie das Verzeichnis zuerst in DataScan und nutzen den Nachschlage-Scan, der anzeigt, ob eine Seriennummer im Verzeichnis steht (den Scan selbst speichert er nicht) — diese Variante der Prüfung vor Ort behandelt der Ratgeber zum Prüfen von Scans gegen eine Produktdatenbank.

Andere Wege, es zu tun

Ein Bluetooth-Scanner im Tastaturmodus, der in Excel tippt, funktioniert an einem festen Erfassungsplatz, aber eine Anlagenprüfung ist eine Laufarbeit — Sie gehen zur Hardware, nicht umgekehrt. Enterprise-Suiten für Asset-Management mit mitgelieferten Scannern leisten das gut, zu Enterprise-Preisen und mit entsprechenden Einführungszeiten; wenn Sie tausende Geräte und ein eigenes Team haben, ist das ein vernünftiger Weg. Für alle zwischen „eine Schublade voller Ersatz-Smartphones“ und „ein Rechenzentrum“ ist ein Smartphone plus Tabelle die pragmatische Mitte: Siehe den Beispiel-Workflow zum IT-Asset-Management, oder Sie beginnen mit den Grundlagen auf der DataScan-Startseite.