Cómo escanear números de serie a una hoja de cálculo

La forma más rápida de escanear números de serie a una hoja de cálculo es una app de teléfono en el modo Escaneo continuo: apunte con la cámara a cada etiqueta de serie Code 128 o Code 39, deje que la app recopile una fila por activo y exporte después la sesión como archivo de Excel o CSV y elimine los duplicados de la columna del número de serie. Los números de serie salen de las etiquetas, no del teclado.

El problema de los 200 portátiles

Las auditorías de números de serie son el punto en el que la introducción manual se desmorona de verdad. Un número de serie como 5CD1234XYZ no es una cifra que pueda retener en la cabeza mientras la mirada va de la etiqueta al teclado: es una cadena aleatoria, y las cadenas aleatorias se teclean mal. Un solo carácter equivocado y ese portátil desaparece en la práctica de sus registros: las consultas de garantía fallan, el registro de activos dice que posee un equipo que no puede encontrar y la auditoría que acaba de hacer pierde toda credibilidad.

El código de barras junto al número de serie impreso existe precisamente para que nadie tenga que teclearlo nunca. Cada escaneo es una copia de lo que codificó el fabricante, así que no hay errores de tecleo.

Conozca sus etiquetas: Code 128, Code 39 y compañía

Las placas de serie de los equipos informáticos son, de forma abrumadora, Code 128 (compacto, codifica letras y dígitos) o el más antiguo Code 39. Los equipos más nuevos añaden cada vez más un código QR o Data Matrix que concentra el número de serie más los datos de modelo en un pequeño cuadrado. DataScan lee todos ellos, 13 simbologías en total, así que las flotas mixtas de distintos fabricantes y épocas no son un problema. Si una etiqueta lleva varios códigos de barras juntos, active el filtrado por tipo de código para que el escáner solo acepte el tipo que está auditando, y ningún código UPC suelto contaminará sus datos.

Paso a paso: auditoría de números de serie con su teléfono

1. Compruebe qué tipo de etiqueta tiene Apunte con la cámara a una etiqueta representativa antes de planificar la auditoría. Si se decodifica (y casi con total seguridad lo hará), sabrá que toda la flota es escaneable y a qué ritmo aproximado puede avanzar.
2. Elija el modo de escaneo adecuado Para pura velocidad (un rack de servidores, una estantería de portátiles) use el Escaneo continuo: apuntar, pitido, siguiente, con una pausa por toque y mantenimiento cuando necesite mover equipos. Cuando cada activo necesite además una nota de estado o una ubicación, use el Escaneo de valores múltiples, que añade una nota de varias líneas a cada número de serie, además de coordenadas GPS cuando las solicita con un toque.
3. Configure las columnas de exportación Cambie el nombre del encabezado de la columna del código de barras a Número de serie, elija un formato de fecha ISO y seleccione la salida en Excel o CSV. El archivo exportado se pega entonces en su registro de activos sin ninguna corrección.
4. Escanee los activos sala por sala Una sala, rack o planta cada vez, exportada antes de empezar la siguiente, de modo que cada archivo cubre una zona y volver a revisarla más adelante resulta sencillo. Todo se guarda localmente con marcas de tiempo, así que la sala de servidores sin cobertura se escanea exactamente igual de bien que la oficina diáfana.
5. Exporte y elimine duplicados en Excel Exporte cada sesión, fusiónelas en Excel y limpie la columna del número de serie: Datos → Quitar duplicados para una pasada rápida, o una columna auxiliar con =COUNTIF(A:A,A2)>1 si quiere revisar las repeticiones antes de borrarlas.

Consejos prácticos para auditorías de números de serie

• Decida la regla de eliminación de duplicados antes de empezar. Un número de serie repetido suele ser un escaneo doble, pero de vez en cuando son dos dispositivos con una misma etiqueta, y eso es un hallazgo, no ruido. Primero marque, después borre.
• Capture el estado mientras está allí. Volver a comprobar si el activo 147 era el de la tapa agrietada cuesta más de lo que costaba escribir la nota. El modo Escaneo de valores múltiples convierte la nota en parte del escaneo.
• Las marcas de tiempo indican cuándo se comprobó. Cada fila anota cuándo se escaneó, lo que responde a "¿cuándo se verificó esto por última vez?" sin ningún proceso adicional.
• Contraste con el registro, no solo vuelque en él. Tras el escaneo, un VLOOKUP de los números de serie escaneados contra su lista de activos existente saca a la luz tanto los fantasmas (en el registro, no encontrados) como los huérfanos (encontrados, nunca registrados): las dos listas sobre las que necesita actuar.

Conciliar el escaneo con su registro de activos

El archivo de escaneo es la mitad de la auditoría; la comparación es la otra mitad. Ponga su registro existente en una hoja y los resultados fusionados del escaneo en otra, y construya después dos comprobaciones:

• Activos fantasma: en la hoja del registro, busque cada número de serie registrado en la columna de escaneos: =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Las filas marcadas como NOT FOUND son equipos que sus registros afirman tener pero que nadie escaneó: retirados, robados o guardados en un cajón.
• Activos huérfanos: la búsqueda inversa, desde la hoja de escaneos hacia el registro, encuentra números de serie que posee físicamente pero que nunca registró: normalmente compras directas que se saltaron el proceso.

Ambas listas, con las marcas de tiempo del escaneo, son lo que necesita para actualizar el registro. Si prefiere detectar las discrepancias mientras sigue delante de la estantería, importe antes el registro en DataScan y use el Escaneo de búsqueda, que muestra si un número de serie figura en el registro (no guarda el escaneo); esa variante sobre el terreno se trata en verificar escaneos frente a una base de datos de productos.

Otras formas de hacerlo

Un escáner Bluetooth de tipo cuña de teclado que escribe en Excel funciona en un banco de trabajo fijo, pero una auditoría de activos es un trabajo a pie: usted va al equipo, no al revés. Las suites empresariales de gestión de activos con escáneres incluidos hacen esto bien, a precios y tiempos de implantación de empresa grande; si tiene miles de activos y un equipo dedicado, ese es un camino razonable. Para todos los que están entre "un cajón de teléfonos de repuesto" y "un centro de datos", un teléfono más una hoja de cálculo es el término medio pragmático: consulte el ejemplo de flujo de trabajo de gestión de activos de TI o empiece por lo básico en la página principal de DataScan.