Cara Memindai Nomor Seri ke Spreadsheet

Cara tercepat memindai nomor seri ke spreadsheet adalah aplikasi ponsel dalam mode pemindaian berkelanjutan: arahkan kamera ke setiap label seri Code 128 atau Code 39, biarkan aplikasi mengumpulkan satu baris per aset, lalu ekspor sesi sebagai file Excel atau CSV dan hapus duplikat pada kolom nomor seri. Nomor seri diambil dari label, bukan dari ketikan.

Masalah 200 laptop

Audit nomor seri adalah tempat entri manual benar-benar berantakan. Nomor seri seperti 5CD1234XYZ bukan angka yang dapat Anda ingat sementara mata Anda berpindah dari label ke papan ketik — itu adalah rangkaian acak, dan rangkaian acak rentan salah ketik. Satu karakter salah dan laptop itu praktis lenyap dari catatan Anda: pencarian garansi gagal, register aset menyatakan Anda memiliki perangkat keras yang tidak dapat Anda temukan, dan audit yang baru saja Anda lakukan kehilangan kredibilitasnya.

Barcode di samping nomor seri tercetak ada justru agar tidak ada yang perlu mengetiknya. Setiap pemindaian adalah salinan dari apa yang dikodekan produsen, sehingga tidak ada kesalahan pengetikan.

Kenali label Anda: Code 128, Code 39, dan sejenisnya

Pelat nomor seri pada peralatan IT sebagian besar berupa Code 128 (ringkas, mengodekan huruf dan angka) atau Code 39 yang lebih tua. Perangkat yang lebih baru semakin sering menambahkan kode QR atau Data Matrix yang memadatkan nomor seri plus data model ke dalam satu kotak kecil. DataScan membaca semua ini — total 13 simbologi — sehingga armada campuran dari vendor dan era berbeda bukanlah masalah. Jika sebuah label membawa beberapa barcode berdampingan, aktifkan pemfilteran jenis barcode agar pemindai hanya menerima jenis yang sedang Anda audit, dan kode UPC yang menyimpang tidak akan pernah mencemari data Anda.

Langkah demi langkah: audit nomor seri dengan ponsel Anda

1. Periksa jenis label yang Anda miliki Arahkan kamera ke satu label perwakilan sebelum merencanakan audit. Jika berhasil didekode (hampir pasti berhasil), Anda tahu seluruh armada dapat dipindai dan kira-kira seberapa cepat Anda dapat bergerak.
2. Pilih mode pemindaian yang tepat Untuk kecepatan murni — rak server, deretan laptop — gunakan Pemindaian Berkelanjutan: arahkan, bunyi bip, berikutnya, dengan jeda sentuh-dan-tahan saat Anda perlu memindahkan peralatan. Ketika setiap aset juga memerlukan catatan kondisi atau lokasi, gunakan Pemindaian Beberapa Nilai, yang melampirkan catatan multi-baris ke setiap nomor seri, plus koordinat GPS saat Anda mengetuk untuk mengambilnya.
3. Siapkan kolom ekspor Ubah nama header kolom barcode menjadi Nomor Seri, pilih format tanggal ISO, dan pilih keluaran Excel atau CSV. File yang diekspor kemudian dapat ditempel ke register aset Anda tanpa pengerjaan ulang sama sekali.
4. Pindai aset ruangan demi ruangan Satu ruangan, rak, atau lantai sekaligus, diekspor sebelum Anda memulai yang berikutnya, sehingga setiap file mencakup satu area dan pemeriksaan ulang suatu area di kemudian hari menjadi mudah. Semuanya disimpan secara lokal dengan cap waktu, sehingga ruang server tanpa sinyal ponsel dapat dipindai sama baiknya seperti ruang kantor terbuka.
5. Ekspor dan hapus duplikat di Excel Ekspor setiap sesi, gabungkan di Excel, dan bersihkan kolom nomor seri: Data → Hapus Duplikat untuk pemeriksaan cepat, atau kolom bantu =COUNTIF(A:A,A2)>1 jika Anda ingin meninjau pengulangan sebelum menghapusnya.

Kiat praktis untuk audit nomor seri

• Tentukan aturan penghapusan duplikat sebelum Anda mulai. Nomor seri yang berulang biasanya berarti pemindaian ganda — tetapi sesekali itu berarti dua perangkat mengenakan satu label, yang merupakan temuan, bukan gangguan. Tandai dulu, hapus kemudian.
• Tangkap kondisi selagi Anda di sana. Berjalan kembali untuk memeriksa apakah aset 147 adalah yang tutupnya retak lebih mahal daripada mengetik catatannya. Mode Beberapa Nilai menjadikan catatan sebagai bagian dari pemindaian.
• Cap waktu menunjukkan kapan Anda memeriksa. Setiap baris mencatat kapan ia dipindai, yang menjawab "kapan ini terakhir diverifikasi?" tanpa proses tambahan apa pun.
• Bandingkan silang dengan register, bukan hanya memasukkannya. Setelah pemindaian, VLOOKUP nomor seri yang dipindai terhadap daftar aset Anda yang sudah ada memunculkan baik hantu (ada di register, tidak ditemukan) maupun yatim (ditemukan, tidak pernah terdaftar) — dua daftar yang perlu Anda tindak lanjuti.

Merekonsiliasi hasil pemindaian dengan register aset Anda

File pemindaian adalah separuh audit; perbandingannya adalah separuh lainnya. Tempatkan register Anda yang sudah ada di satu lembar dan hasil pemindaian yang digabungkan di lembar lain, lalu bangun dua pemeriksaan:

• Aset hantu: di lembar register, cari setiap nomor seri terdaftar di kolom hasil pemindaian — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Baris yang ditandai NOT FOUND adalah perangkat keras yang menurut catatan Anda dimiliki tetapi tidak dipindai siapa pun: dipensiunkan, dicuri, atau tersimpan di laci.
• Aset yatim: pencarian cermin dari lembar pemindaian ke register menemukan nomor seri yang secara fisik Anda miliki tetapi tidak pernah terdaftar — biasanya pembelian langsung yang melewatkan proses.

Kedua daftar tersebut, beserta cap waktu pemindaian, adalah yang Anda perlukan untuk memperbarui register. Jika Anda lebih suka menemukan ketidakcocokan selagi masih berdiri di depan rak, impor register ke DataScan terlebih dahulu dan gunakan Pemindaian Pencarian, yang menunjukkan apakah sebuah nomor seri ada di register (pemindaiannya tidak dicatat) — varian di tempat itu dibahas dalam memverifikasi pemindaian terhadap database produk.

Cara lain melakukannya

Pemindai keyboard-wedge Bluetooth yang mengetik ke Excel berfungsi di meja kerja imaging yang tetap, tetapi audit aset adalah pekerjaan berjalan — Anda mendatangi perangkat keras, bukan sebaliknya. Rangkaian manajemen aset kelas perusahaan dengan pemindai bawaan melakukan ini dengan baik pada harga dan waktu penyiapan kelas perusahaan; jika Anda memiliki ribuan aset dan tim khusus, itu adalah jalan yang masuk akal. Bagi semua orang di antara "satu laci ponsel cadangan" dan "pusat data", ponsel plus spreadsheet adalah jalan tengah yang pragmatis: lihat contoh alur kerja manajemen aset IT, atau mulailah dengan dasar-dasarnya di beranda DataScan.