Hogyan olvassunk be sorozatszámokat táblázatba

A leggyorsabb módja annak, hogy sorozatszámokat olvasson be egy táblázatba, egy telefonos alkalmazás folyamatos beolvasási módban: irányítsa a kamerát minden Code 128 vagy Code 39 sorozatszám-címkére, hagyja, hogy az alkalmazás eszközönként egy sort gyűjtsön, majd exportálja a munkamenetet Excel- vagy CSV-fájlként, és szűrje ki a duplikátumokat a sorozatszámoszlopból. A sorozatszámok a címkékről származnak, nem gépelésből.

A 200 laptop problémája

A sorozatszám-auditoknál esik szét igazán a kézi adatbevitel. Egy olyan sorozatszámot, mint az 5CD1234XYZ, nem tudja fejben tartani, miközben a tekintete a címkéről a billentyűzetre vándorol — ez egy véletlenszerű karakterlánc, a véletlenszerű karakterláncokat pedig elgépeljük. Egyetlen rossz karakter, és az a laptop gyakorlatilag eltűnik a nyilvántartásából: a garancialekérdezés meghiúsul, az eszköznyilvántartás olyan hardvert tulajdonít Önnek, amelyet nem talál, az imént elvégzett audit pedig elveszti a hitelét.

A nyomtatott sorozatszám melletti vonalkód pontosan azért van ott, hogy soha senkinek ne kelljen begépelnie. Minden beolvasás annak másolata, amit a gyártó belekódolt, így nincsenek gépelési hibák.

Ismerje meg a címkéit: Code 128, Code 39 és társaik

Az IT-berendezéseken lévő sorozatszám-táblák túlnyomó többsége Code 128 (kompakt, betűket és számjegyeket kódol) vagy a régebbi Code 39. Az újabb eszközökön egyre gyakoribb a QR- vagy Data Matrix kód, amely a sorozatszámot és a modelladatokat egy kis négyzetbe sűríti. A DataScan mindezeket olvassa — összesen 13 szimbólumrendszert —, így a különböző gyártóktól és korszakokból származó vegyes eszközpark sem jelent gondot. Ha egy címkén több vonalkód szerepel egymás mellett, kapcsolja be a vonalkódtípus szerinti szűrést, hogy az olvasó csak az auditált típust fogadja el, és eltévedt UPC-kódok soha ne szennyezzék az adatait.

Lépésről lépésre: sorozatszám-audit a telefonjával

1. Nézze meg, milyen címkéje van Az audit megtervezése előtt irányítsa a kamerát egy reprezentatív címkére. Ha dekódolja (szinte biztosan így lesz), tudja, hogy a teljes eszközpark beolvasható, és azt is, nagyjából milyen tempóban tud haladni.
2. Válassza ki a megfelelő beolvasási módot Tiszta sebességhez — egy szerverállvány, egy laptopokkal teli polc esetén — használja a Folyamatos beolvasást: célzás, sípolás, következő, és érintéssel-tartással szüneteltethet, amikor át kell rendeznie a berendezéseket. Ha minden eszközhöz állapotjegyzet vagy hely is tartozik, használja a Több érték beolvasását, amely minden sorozatszámhoz többsoros jegyzetet csatol, valamint GPS-koordinátákat, ha koppintással kéri őket.
3. Állítsa be az exportoszlopokat Nevezze át a vonalkódoszlop fejlécét Sorozatszám-ra, válasszon ISO dátumformátumot, és állítsa be az Excel- vagy CSV-kimenetet. Az exportált fájl ezután nulla átdolgozással beilleszthető az eszköznyilvántartásába.
4. Olvassa be az eszközöket helyiségről helyiségre Egyszerre egy helyiség, állvány vagy emelet, amelyet a következő megkezdése előtt exportál, így minden fájl egy területet fed le, és egy terület későbbi újraellenőrzése egyszerű. Minden helyben tárolódik időbélyeggel, így a telefonjel nélküli szerverszoba pontosan ugyanolyan jól beolvasható, mint a nyitott iroda.
5. Exportáljon, és szűrje ki a duplikátumokat Excelben Exportálja az egyes munkameneteket, egyesítse őket Excelben, és tisztítsa meg a sorozatszámoszlopot: Adatok → Duplikátumok eltávolítása a gyors átfutáshoz, vagy egy =COUNTIF(A:A,A2)>1 segédoszlop, ha törlés előtt át szeretné nézni az ismétlődéseket.

Gyakorlati tippek sorozatszám-auditokhoz

• Döntse el a duplikátumszabályt, mielőtt elkezdi. Egy ismétlődő sorozatszám általában dupla beolvasás — de olykor két eszközt jelent ugyanazzal a címkével, ami megállapítás, nem zaj. Előbb jelöljön, utána töröljön.
• Rögzítse az állapotot, amíg ott van. Visszasétálni és megnézni, hogy a 147-es eszköz volt-e a repedt fedelű, többe kerül, mint amennyit a jegyzet begépelése ért volna. A Több érték beolvasása mód a beolvasás részévé teszi a jegyzetet.
• Az időbélyegek megmutatják, mikor ellenőrzött. Minden sor rögzíti, mikor olvasták be, ami külön folyamat nélkül válaszolja meg a „mikor ellenőrizték ezt utoljára?” kérdést.
• Ne csak a nyilvántartásba írjon, hanem vesse is össze vele. A beolvasás után a beolvasott sorozatszámok VLOOKUP-os összevetése a meglévő eszközlistával egyszerre hozza felszínre a szellemeket (a nyilvántartásban szerepel, de nem találták meg) és az árvákat (megtalálták, de soha nem vették nyilvántartásba) — azt a két listát, amely alapján intézkednie kell.

A beolvasás egyeztetése az eszköznyilvántartásával

A beolvasási fájl az audit egyik fele; az összehasonlítás a másik. Tegye a meglévő nyilvántartását az egyik munkalapra, az egyesített beolvasási eredményeket a másikra, majd építsen fel két ellenőrzést:

• Szellemeszközök: a nyilvántartás munkalapján keresse meg minden nyilvántartott sorozatszámot a beolvasási oszlopban — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). A NOT FOUND jelölésű sorok olyan hardvereket jelentenek, amelyeket a nyilvántartása szerint birtokol, de senki nem olvasott be: kivezetve, ellopva vagy egy fiókban heverve.
• Árva eszközök: a tükörkeresés a beolvasási munkalapról a nyilvántartásba olyan sorozatszámokat talál, amelyek fizikailag az Ön birtokában vannak, de soha nem vették nyilvántartásba — jellemzően közvetlen beszerzések, amelyek kikerülték a folyamatot.

Mindkét lista a beolvasási időbélyegekkel együtt az, amire a nyilvántartás frissítéséhez szüksége van. Ha inkább még a polcnál állva szeretné kiszúrni az eltéréseket, előbb importálja a nyilvántartást a DataScanbe, és használja a Keresési beolvasást, amely megmutatja, hogy egy sorozatszám szerepel-e a nyilvántartásban (a beolvasást nem rögzíti) — ezt a helyszíni ellenőrzési változatot a beolvasások termékadatbázissal szembeni ellenőrzéséről szóló útmutató tárgyalja.

Más megközelítések

Egy Bluetooth-os billentyűzetemulációs olvasó, amely Excelbe gépel, működik egy rögzített képalkotó munkaállomásnál, de az eszközaudit gyalogos munka — Ön megy a hardverhez, nem fordítva. A csomagban olvasókat is kínáló nagyvállalati eszközkezelő rendszerek ezt jól csinálják, nagyvállalati árakon és bevezetési időkkel; ha több ezer eszköze és dedikált csapata van, az észszerű út. Mindenki másnak, aki „egy fióknyi tartalék telefon” és „egy adatközpont” között van, a telefon plusz táblázat a pragmatikus középút: nézze meg az IT-eszközkezelés példa-munkafolyamatát, vagy kezdje az alapokkal a DataScan főoldalán.