Hogyan olvassunk be vonalkódokat Excel-táblázatba

A leggyorsabb módja annak, hogy vonalkódokat olvasson be egy Excel-táblázatba, egy olyan telefonos alkalmazás, amely strukturált sorokként rögzíti a beolvasásokat, és Excel- vagy CSV-fájlként exportálja őket. A DataScannel minden tételt a kamerával olvas be, szükség esetén mennyiséget ad hozzá, és olyan fájlt exportál, amely megnyílik Excelben — beolvasásonként egy sor, a vonalkóddal, a mennyiséggel és az időbélyeggel saját oszlopokban.

Miért nem működik nagyban a vonalkódok Excelbe gépelése

A legtöbb készletlista, rendelési ív és eszköznyilvántartás már eleve Excelben él. A gyenge láncszem az adatbevitel: egy 13 jegyű EAN leolvasása a címkéről és begépelése a cellába tételenként nagyjából tíz másodperc, és könnyen felcserélődnek a számjegyek. 300 tételnél ez egy óra hibalehetőségekkel teli gépelés — és egyetlen rossz számjegy azt jelenti, hogy egy keresés később csendben elhasal.

Egy telefonkamera jóval egy másodpercen belül olvassa le ugyanazt a vonalkódot, és soha nem cseréli fel a számjegyeket. A vonalkód-Excel munkafolyamat lényege nem pusztán a sebesség, hanem az, hogy a táblázat minden értéke pontosan az, ami a címkére volt nyomtatva.

Vonalkódok beolvasása Excelbe iPhone-nal vagy Android-telefonnal: lépésről lépésre

1. Telepítsen vonalkód-Excel alkalmazást Telepítse a DataScant az iPhone-jára vagy Android-telefonjára. Minden funkció elérhető a 7 napos ingyenes próbaidőszak alatt, így a teljes munkafolyamatát — az exportot is beleértve — kipróbálhatja, mielőtt bármit fizetne.
2. Állítsa be az exportoszlopokat A Beállításokban válassza ki a kívánt exportformátumot (Excel vagy CSV), nevezze át a vonalkódoszlop fejlécét arra az oszlopnévre, amelyet a táblázata elvár, és válassza ki a dátum- és időformátumot. Azt is megadhatja, hogy a dátum és az idő egy vagy két oszlopba kerüljön. Ha egyszer jól állítja be a fejléceket, onnantól minden exportnál nulla utómunka marad.
3. Válasszon beolvasási módot Egyszerű vonalkódlistához használja a Folyamatos beolvasást — beolvasásonként egy sort rögzít, olyan gyorsan, ahogy a kamerát ráirányítja, és érintéssel-tartással szüneteltethet, ha át kell pozicionálnia. Készletszámláláshoz használja az Egyetlen érték beolvasását: olvassa be a vonalkódot, gépelje be a mennyiséget, olvassa be a következőt.
4. Olvassa be a tételeket Haladjon végig a polcon, a raklapon vagy a termékhalmon. Minden beolvasás helyben, a telefonon tárolódik időbélyeggel, így ez ugyanolyan jól működik egy térerő nélküli pinceraktárban, mint Wi-Fi mellett.
5. Ellenőrizze a munkamenetet Nyissa meg a beolvasott tételek listáját, ellenőrizze a darabszámot, törölje a véletlen dupla beolvasásokat, és győződjön meg róla, hogy minden várt tétel szerepel. Harminc másodpercnyi ellenőrzés megkímél egy kínos utólagos helyesbítéstől, miután a fájl már körbejárt e-mailben.
6. Exportálja és nyissa meg Excelben Exportálja a munkamenetet, és válasszon kézbesítési módot: ossza meg a fájlt a telefonján bármelyik alkalmazással, küldje el e-mailben a saját SMTP-kiszolgálóján keresztül, vagy töltse fel egy FTP-/SFTP-kiszolgálóra. Nyissa meg az Excel-fájlt — vagy importálja a CSV-t az Adatok → Szövegből/CSV-ből menüponttal —, és a beolvasásai rendezett sorokként jelennek meg a beállított fejlécek alatt.

Excel vagy CSV: melyik exportformátumot érdemes használni?

Mindkettő ugyanoda érkezik, de máshogy viselkedik útközben. Az Excel (Excel-kompatibilis .xls fájl) a kényelmes választás, ha ember nyitja meg a fájlt: minden cella szövegként tárolódik, így a hosszú vonalkódszámok épen maradnak, és senkinek nem kell az elválasztókkal foglalkoznia. Mivel a mennyiségek is szövegként érkeznek, összegzés előtt alakítsa számmá az oszlopot. A CSV a jobb választás, ha szoftver olvassa a fájlt — ERP-import, Power Query-frissítés, szkript —, mert egyszerű szöveg, és Ön minden részletet vezérel: elválasztó (vessző vagy pontosvessző, ami az európai Excel-verzióknál számít), fájlkódolás, sortörések, és hogy a fejlécek szerepeljenek-e benne.

Egy gyakorlatias felosztás: használja az Excel-fájlt az eseti számlálásokhoz, amelyeket e-mailben küld egy kollégának, és CSV-t minden olyan ismétlődő feladathoz, amely egy meglévő munkafüzetet vagy rendszert táplál. A DataScan mindkét esetben megjegyzi a beállításokat, így ez munkafolyamatonként egyszeri döntés, nem exportonkénti nyűg.

Tippek a letisztult vonalkód-Excel munkafolyamathoz

• Igazítsa a fejléceket a törzstáblázatához. Ha a munkafüzete SKU nevű oszlopot vár, nevezze át a vonalkódoszlop fejlécét az alkalmazásban az exportálás előtt. A másolás-beillesztés ezután oszlopok rendezgetése nélkül illeszkedik.
• Helyszínenként egy munkamenetet használjon. A 3-as folyosót olvassa be egy munkamenetként, a 4-est a következőben. A kis, névvel ellátott exportokat sokkal könnyebb egyeztetni, mint egyetlen 2000 soros fájlt — a fájlelnevezési beállítások pedig rendezve tartják az exportokat.
• Az időbélyegek megmutatják, mikor. Minden sor magával viszi a beolvasás időbélyegét, így látja, mikor történt egy számlálás, és hogy két ellentmondó számlálás közül melyik az újabb.
• Tudatosan szűrje a duplikátumokat. Döntse el előre, hogy egy dupla beolvasás 2-es mennyiséget jelentsen-e, vagy hibát. Számláláshoz inkább az Egyetlen érték beolvasása módot használja, és adja meg a mennyiségeket; a DataScan az ismétlődő beolvasásokat egyetlen, darabszámot tartalmazó sorba is összesítheti, vagy figyelmen kívül hagyhatja az egymás után kétszer beolvasott azonos kódot.

További módok vonalkódok Excelbe juttatására

Őszinte alternatívák: egy USB-s vagy Bluetooth-os billentyűzetemulációs olvasó minden beolvasást abba a cellába gépel, amelyben a kurzor áll. Ez remek egy rögzített íróasztalnál, és nem igényel exportálási lépést, de csak a puszta vonalkódot rögzíti — nincs mennyiségbekérés, nincsenek időbélyegek, nincsenek jegyzetek —, és a számítógéphez köti Önt. Az Excel saját mobilalkalmazásában van kameraalapú adatbeviteli funkció, de az nyomtatott táblázatok rögzítésére készült, nem nagy mennyiségű vonalkódos munkára. A telefonos alkalmazás akkor nyer, ha mozgásban van a raktárban, strukturált oszlopokra van szüksége, vagy a polcnál szeretné rögzíteni a mennyiségeket — pontosan így építi a beszállítói rendeléseit egy borszaküzlet úgy, hogy palackokat olvas be SKU-k begépelése helyett.

Inkább a Google ökoszisztémájában dolgozik? Ugyanezek a munkamenet-exportok egy Drive-ban lévő táblázatot is táplálnak — nézze meg a vonalkódok Google Sheetsbe olvasásáról szóló társútmutatót, vagy induljon a DataScan főoldaláról, ahol áttekintést kap mind az öt beolvasási módról.