Så skannar du streckkoder till ett Excel-kalkylark

Det snabbaste sättet att skanna streckkoder till ett Excel-kalkylark är en telefonapp som fångar skanningar som strukturerade rader och exporterar dem som en Excel- eller CSV-fil. Med DataScan skannar du varje artikel med kameran, lägger till ett antal om du behöver det och exporterar en fil som öppnas i Excel — en rad per skanning, med streckkod, antal och tidsstämpel i egna kolumner.

Varför det inte håller i längden att skriva in streckkoder i Excel

De flesta lagerlistor, orderunderlag och tillgångsregister finns redan i Excel. Den svaga länken är att få in data: att läsa av en 13-siffrig EAN-kod från en etikett och skriva in den i en cell tar ungefär tio sekunder per artikel och inbjuder till förväxlade siffror. Vid 300 artiklar blir det en timmes felbenägen inmatning — och en enda felaktig siffra innebär en uppslagning som tyst misslyckas senare.

En telefonkamera läser samma streckkod på långt under en sekund och kastar aldrig om siffror. Poängen med ett arbetsflöde från streckkod till Excel är inte bara hastigheten; det är att varje värde i kalkylarket är exakt det som stod tryckt på etiketten.

Skanna streckkoder till Excel med din iPhone eller Android-telefon: steg för steg

1. Installera en app för streckkoder till Excel Installera DataScan på din iPhone eller Android-telefon. Alla funktioner är tillgängliga under den 7-dagars kostnadsfria provperioden, så du kan testa hela ditt arbetsflöde — inklusive exporten — innan du betalar något.
2. Ställ in dina exportkolumner Välj ditt önskade exportformat (Excel eller CSV) i Inställningar, byt namn på streckkodskolumnens rubrik så att den matchar det kolumnnamn ditt kalkylark förväntar sig och välj datum- och tidsformat. Du kan också välja om datum och tid ska hamna i en kolumn eller två. Rätt rubriker en gång betyder noll efterarbete vid varje export därefter.
3. Välj ett skanningsläge För en enkel lista med streckkoder, använd Kontinuerlig skanning — den fångar en rad per skanning så snabbt du hinner rikta kameran, med en tryck-och-håll-paus när du behöver flytta dig. För lagerräkning, använd Skanning av enstaka värden: skanna en streckkod, ange antalet, skanna nästa.
4. Skanna dina artiklar Arbeta dig igenom hyllan, pallen eller produkthögen. Varje skanning lagras lokalt på telefonen med en tidsstämpel, så det fungerar lika bra i ett källarlager utan täckning som på Wi-Fi.
5. Granska sessionen Öppna listan över skannade artiklar för att verifiera antalet, radera oavsiktliga dubbelskanningar och bekräfta att allt du förväntade dig finns med. Trettio sekunders granskning besparar dig en pinsam rättelse efter att filen har mejlats runt.
6. Exportera och öppna i Excel Exportera sessionen och välj leveransväg: dela filen till valfri app i telefonen, skicka den med e-post via din egen SMTP-server eller ladda upp den till en FTP/SFTP-server. Öppna Excel-filen — eller importera CSV-filen via Data → Från text/CSV — så visas dina skanningar som prydliga rader under de rubriker du konfigurerade.

Excel eller CSV: vilket exportformat ska du använda?

Båda hamnar på samma plats, men de beter sig olika på vägen. Excel (en Excel-kompatibel .xls-fil) är det enkla valet när en människa öppnar filen: varje cell lagras som text, så långa streckkodsnummer förblir intakta och ingen behöver tänka på avgränsare. Eftersom antal också kommer in som text bör du konvertera den kolumnen till tal innan du summerar den. CSV är det bättre valet när programvara läser filen — en ERP-import, en uppdatering i Power Query, ett skript — eftersom det är ren text och du styr varje detalj: avgränsare (komma eller semikolon, vilket spelar roll för europeiska Excel-versioner), filkodning, radbrytningar och om rubriker ska ingå.

En praktisk uppdelning: använd Excel-filen för tillfälliga räkningar som du mejlar till en kollega, och CSV för allt återkommande som matar en befintlig arbetsbok eller ett befintligt system. DataScan kommer ihåg inställningarna oavsett vilket, så detta är ett engångsbeslut per arbetsflöde, inte ett moment vid varje export.

Tips för ett rent arbetsflöde från streckkod till Excel

• Matcha rubrikerna mot ditt huvudark. Om din arbetsbok förväntar sig en kolumn som heter SKU, byt namn på streckkodskolumnens rubrik i appen innan du exporterar. Då hamnar kopiera-och-klistra-in rätt utan att du behöver flytta om kolumner.
• Använd en session per plats. Skanna gång 3 som en session, gång 4 som nästa. Små, namngivna exporter är mycket enklare att stämma av än en fil med 2 000 rader — och alternativen för filnamngivning håller exporterna sorterade.
• Tidsstämplar visar när. Varje rad bär en skanningstidsstämpel, så du ser när en räkning gjordes och vilken av två motstridiga räkningar som är nyast.
• Rensa dubbletter medvetet. Bestäm i förväg om en dubbelskanning ska betyda antal 2 eller ett misstag. För räkningar är Skanning av enstaka värden att föredra så att du anger antal; DataScan kan också summera upprepade skanningar till en rad med ett antal, eller ignorera samma kod skannad två gånger i rad.

Andra sätt att få in streckkoder i Excel

Ärliga alternativ: en skanner av tangentbordstyp via USB eller Bluetooth skriver in varje skanning i den cell där markören står. Det fungerar utmärkt vid ett fast skrivbord och kräver inget exportsteg, men den fångar bara den nakna streckkoden — ingen fråga om antal, inga tidsstämplar, inga anteckningar — och binder dig till datorn. Excels egen mobilapp har en kamerabaserad datafunktion, men den är byggd för att fånga tryckta tabeller, inte för streckkodsarbete i stor volym. En telefonapp vinner när du rör dig genom ett lager, behöver strukturerade kolumner eller vill fånga antal vid hyllan — vilket är precis så en vinhandlare bygger leverantörsbeställningar genom att skanna flaskor i stället för att skriva in SKU.

Arbetar du i Googles ekosystem i stället? Samma sessionsexporter matar även ett kalkylark i Drive — se den kompletterande guiden om att skanna streckkoder till Google Sheets, eller börja på DataScans startsida för en översikt över alla fem skanningslägen.