Cách quét mã vạch vào bảng tính Excel

Cách nhanh nhất để quét mã vạch vào bảng tính Excel là dùng một ứng dụng điện thoại ghi lại các lần quét thành hàng có cấu trúc và xuất chúng ra tệp Excel hoặc CSV. Với DataScan, bạn quét từng mặt hàng bằng camera, thêm số lượng nếu cần, rồi xuất ra một tệp mở được trong Excel — mỗi lần quét một hàng, với mã vạch, số lượng và dấu thời gian nằm ở các cột riêng.

Vì sao việc gõ mã vạch vào Excel không thể mở rộng quy mô

Phần lớn danh sách tồn kho, phiếu đặt hàng và sổ đăng ký tài sản vốn đã nằm trong Excel. Mắt xích yếu là khâu đưa dữ liệu vào: đọc một mã EAN 13 chữ số trên nhãn rồi gõ vào ô mất khoảng mười giây mỗi mặt hàng và rất dễ đảo lộn chữ số. Với 300 mặt hàng, đó là một giờ gõ phím đầy rủi ro sai sót — và chỉ một chữ số sai cũng khiến một phép tra cứu về sau lặng lẽ thất bại.

Camera điện thoại đọc chính mã vạch đó trong chưa đầy một giây và không bao giờ đảo lộn chữ số. Điểm cốt lõi của quy trình quét mã vạch sang Excel không chỉ là tốc độ; đó là việc mọi giá trị trong bảng tính đúng chính xác với những gì được in trên nhãn.

Quét mã vạch vào Excel bằng iPhone hoặc điện thoại Android: từng bước một

1. Cài đặt ứng dụng quét mã vạch sang Excel Cài DataScan trên iPhone hoặc điện thoại Android của bạn. Mọi tính năng đều khả dụng trong bản dùng thử miễn phí 7 ngày, nên bạn có thể kiểm chứng toàn bộ quy trình của mình — kể cả khâu xuất tệp — trước khi phải trả bất kỳ khoản nào.
2. Thiết lập các cột xuất dữ liệu Trong phần Cài đặt, hãy chọn định dạng xuất ưa thích (Excel hoặc CSV), đổi tên tiêu đề cột mã vạch cho khớp với tên cột mà bảng tính của bạn mong đợi, rồi chọn định dạng ngày và giờ. Bạn cũng có thể chọn để ngày và giờ nằm trong một cột hay hai cột. Đặt tiêu đề đúng ngay từ đầu nghĩa là không phải dọn dẹp gì ở mọi lần xuất tệp sau đó.
3. Chọn chế độ quét Với một danh sách mã vạch thuần túy, hãy dùng Quét liên tục — chế độ này ghi mỗi lần quét thành một hàng nhanh nhất có thể khi bạn hướng camera, kèm chức năng tạm dừng bằng cách chạm-giữ khi bạn cần đổi vị trí. Để đếm hàng tồn kho, hãy dùng Quét một giá trị: quét một mã vạch, nhập số lượng, rồi quét mã tiếp theo.
4. Quét các mặt hàng Đi lần lượt qua kệ hàng, pallet hoặc chồng sản phẩm. Mỗi lần quét được lưu cục bộ trên điện thoại kèm dấu thời gian, nên cách làm này hoạt động trong kho dưới tầng hầm không có sóng cũng tốt như khi có Wi-Fi.
5. Rà soát phiên quét Mở danh sách các mục đã quét để kiểm chứng số lượng, xóa những lần quét trùng do vô ý và xác nhận mọi thứ bạn mong đợi đều có ở đó. Ba mươi giây rà soát giúp bạn tránh một lần đính chính khó xử sau khi tệp đã được gửi email đi khắp nơi.
6. Xuất tệp và mở trong Excel Xuất phiên quét và chọn cách chuyển giao: chia sẻ tệp tới bất kỳ ứng dụng nào trên điện thoại, gửi email qua máy chủ SMTP của riêng bạn, hoặc tải lên máy chủ FTP/SFTP. Mở tệp Excel — hoặc nhập tệp CSV qua Dữ liệu → Từ văn bản/CSV — và các lần quét của bạn sẽ hiện ra thành những hàng gọn gàng dưới các tiêu đề mà bạn đã cấu hình.

Excel hay CSV: bạn nên dùng định dạng xuất nào?

Cả hai đều dẫn đến cùng một đích, nhưng cách vận hành trên đường đi thì khác nhau. Excel (một tệp .xls tương thích Excel) là lựa chọn dễ dàng khi một con người mở tệp: mọi ô được lưu dưới dạng văn bản, nên các số mã vạch dài được giữ nguyên vẹn và không ai phải bận tâm đến dấu phân tách. Vì số lượng cũng đến nơi dưới dạng văn bản, hãy chuyển cột đó sang kiểu số trước khi tính tổng. CSV là lựa chọn tốt hơn khi phần mềm đọc tệp — một lần nhập vào hệ thống ERP, một lần làm mới Power Query, một tập lệnh — bởi đó là văn bản thuần và bạn kiểm soát mọi chi tiết: dấu phân tách (dấu phẩy hay dấu chấm phẩy, điều rất quan trọng với các phiên bản Excel châu Âu), mã hóa tệp, ký tự xuống dòng, và việc có kèm tiêu đề hay không.

Một cách phân chia thực dụng: dùng tệp Excel cho những lần đếm phát sinh mà bạn gửi email cho đồng nghiệp, và dùng CSV cho bất cứ việc gì lặp lại định kỳ để đưa vào một sổ làm việc hay hệ thống sẵn có. DataScan ghi nhớ các thiết lập theo cả hai hướng, nên đây là quyết định một lần cho mỗi quy trình, không phải việc vặt ở mỗi lần xuất tệp.

Mẹo cho một quy trình quét mã vạch sang Excel gọn gàng

• Khớp tiêu đề với bảng tính chính của bạn. Nếu sổ làm việc của bạn cần một cột tên là SKU, hãy đổi tên tiêu đề cột mã vạch trong ứng dụng trước khi xuất tệp. Khi đó việc sao chép và dán sẽ khớp ngay mà không phải xáo trộn cột nào.
• Mỗi vị trí một phiên quét. Quét lối đi số 3 thành một phiên, lối đi số 4 thành phiên kế tiếp. Những tệp xuất nhỏ, có tên rõ ràng dễ đối chiếu hơn nhiều so với một tệp 2.000 hàng — và các tùy chọn đặt tên tệp giúp giữ các bản xuất luôn được sắp xếp.
• Dấu thời gian cho biết khi nào. Mỗi hàng đều mang dấu thời gian quét, nên bạn có thể thấy một lần đếm diễn ra khi nào và trong hai lần đếm mâu thuẫn thì lần nào mới hơn.
• Loại trùng lặp một cách có chủ đích. Hãy quyết định ngay từ đầu rằng một lần quét hai lần nghĩa là số lượng 2 hay là một sai sót. Với việc đếm, hãy ưu tiên chế độ Quét một giá trị và nhập số lượng; DataScan cũng có thể tổng hợp các lần quét lặp lại thành một hàng kèm số lần đếm, hoặc bỏ qua cùng một mã bị quét hai lần liên tiếp.

Những cách khác để đưa mã vạch vào Excel

Các phương án thay thế một cách trung thực: máy quét kiểu bàn phím qua USB hoặc Bluetooth sẽ gõ mỗi lần quét vào ô nào mà con trỏ của bạn đang ở đó. Cách này rất tốt tại một bàn làm việc cố định và không cần bước xuất tệp, nhưng nó chỉ ghi được mã vạch trần — không có lời nhắc nhập số lượng, không dấu thời gian, không ghi chú — và nó buộc bạn phải ngồi cạnh máy tính. Ứng dụng di động của chính Excel có tính năng nhập liệu bằng camera, nhưng nó được tạo ra để chụp các bảng in sẵn, chứ không phải cho công việc quét mã vạch khối lượng lớn. Ứng dụng điện thoại thắng thế khi bạn đang di chuyển trong kho, cần các cột có cấu trúc, hoặc muốn ghi số lượng ngay tại kệ hàng — đó chính xác là cách một cửa hàng rượu vang lập đơn đặt hàng nhà cung cấp bằng cách quét từng chai thay vì gõ mã SKU.

Bạn làm việc trong hệ sinh thái của Google thì sao? Chính những tệp xuất phiên quét đó cũng đưa dữ liệu vào một bảng tính trong Drive — hãy xem bài hướng dẫn đồng hành về quét mã vạch sang Google Sheets, hoặc bắt đầu từ trang chủ DataScan để có cái nhìn tổng quan về cả năm chế độ quét.