Cách quét mã vạch sang Google Sheets

Có hai cách đáng tin cậy để đưa dữ liệu quét mã vạch vào Google Sheets: xuất một tệp CSV từ ứng dụng quét rồi nhập vào bảng tính của bạn (Tệp → Nhập → Nối thêm), hoặc, nếu nhóm của bạn tự vận hành tự động hóa qua email, gửi tệp xuất qua email tới đó và để dịch vụ ấy thêm các hàng. DataScan đảm nhận phần đầu tiên của cả hai cách: việc quét và tệp. Bài hướng dẫn này đi qua cả hai cách.

Khi hàng tồn kho của bạn nằm trong Google Sheets

Google Sheets trên thực tế là hệ thống quản lý tồn kho của vô số đơn vị nhỏ: chia sẻ được với cả nhóm, luôn được sao lưu, miễn phí. Điểm vướng mắc là khâu nhập liệu. Đứng trong kho đọc mã vạch trên các thùng hàng rồi lần mò gõ vào ứng dụng di động của Sheets thì rất chậm, và bàn phím di động là cỗ máy sinh ra lỗi đảo chữ số. Cách khắc phục là tách khâu thu thập khỏi khâu lưu trữ: quét thật nhanh bằng một ứng dụng chuyên dụng, rồi đưa dữ liệu vào bảng tính bằng một lần nhập gọn gàng — hoặc gửi qua email tới một hệ thống tự động hóa do chính bạn vận hành, như mô tả bên dưới.

Hướng A: xuất CSV, nhập vào Google Sheets

Đây là hướng đơn giản nhất và là lựa chọn đúng đắn cho công việc định kỳ — đếm hàng, kiểm tra hàng nhận, kiểm toán. Không phải kết nối tài khoản nào, không có tự động hóa nào phải bảo trì, và không có gì mới phải học ngoài một menu duy nhất trong Sheets. Vì việc quét diễn ra trong ứng dụng chứ không phải trong trình duyệt, cách này vẫn hoạt động được khi kho hàng hoàn toàn không có sóng.

1. Quét các mặt hàng bằng ứng dụng mã vạch Cài DataScan trên iPhone hoặc điện thoại Android của bạn và quét các mặt hàng thành một phiên — chế độ Quét liên tục cho một danh sách thuần túy, chế độ Quét một giá trị khi mỗi mặt hàng cần một số lượng. Việc quét hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến, nên một kho hàng mất sóng chẳng phải trở ngại.
2. Xuất phiên quét thành tệp CSV Xuất phiên quét đã hoàn tất thành một tệp CSV. Trong phần Cài đặt, bạn kiểm soát dấu phân tách, việc có kèm tiêu đề hay không, tên cột và định dạng ngày — hãy đặt chúng một lần để phản chiếu đúng các cột trong bảng tính của bạn và mọi lần xuất về sau sẽ tự khớp.
3. Nhập tệp CSV vào Google Sheets Mở bảng tính tồn kho của bạn và chọn Tệp → Nhập → Tải lên. Thiết lập then chốt là Vị trí nhập: “Nối vào trang tính hiện tại” — các lần quét của bạn sẽ được thêm thành hàng mới bên dưới dữ liệu sẵn có thay vì thay thế nó.
4. Tùy chọn: gửi tệp qua email tới hệ thống tự động hóa của riêng bạn Nếu bạn làm việc này hằng tuần hoặc hằng ngày và đã dùng một dịch vụ tự động hóa, Hướng B bên dưới trình bày cách chuyển giao qua email.

Hướng B: gửi tệp qua email tới hệ thống tự động hóa do bạn vận hành

DataScan có thể gửi một tệp xuất qua email bằng máy chủ SMTP của riêng bạn khi bạn chạm Gửi email. DataScan không có tích hợp Zapier hay Google, nhưng nếu nhóm của bạn đã dùng một dịch vụ tự động hóa, email đó có thể là sự kiện kích hoạt của nó:

• Đặt điểm đến. Trong phần cài đặt SMTP của DataScan, hãy đặt địa chỉ người nhận là một địa chỉ riêng mà dịch vụ tự động hóa của bạn đang theo dõi.
• Xây tự động hóa ở phía bạn. Trong dịch vụ tự động hóa của bạn: kích hoạt khi có email đến, phân tích tệp CSV đính kèm và ánh xạ các cột của nó vào hành động “Tạo hàng trong bảng tính” trên Google Sheets của bạn. Phần này nằm ngoài DataScan.
• Quét, rồi chạm Gửi email. Mỗi tệp xuất bạn gửi đi sẽ đến hệ thống tự động hóa, nơi thêm các hàng nếu được thiết lập đúng. Hãy kiểm tra bảng tính sau vài lần gửi đầu tiên.

Quy trình mẫu bổ sung thùng hàng dùng cùng bước email này, với tệp được gửi tới nhà cung cấp thay vì một bảng tính. Nếu dịch vụ tự động hóa ngừng hoạt động, bạn vẫn còn email và tệp — không có gì thất lạc.

Làm cho tự động hóa thật bền vững

Vài chi tiết phân biệt một hệ thống tự động hóa qua email lặng lẽ chạy tốt suốt nhiều năm với một hệ thống hỏng ngay tuần đầu tiên:

• Hãy thử trước với một phiên ba mặt hàng. Quét ba mã vạch bạn đã biết rõ, gửi email và kiểm tra bảng tính. Phát hiện một cột bị ánh xạ sai trên ba hàng dễ hơn nhiều so với trên ba trăm hàng.
• Giữ tiêu đề luôn bật và ổn định. Hãy kèm tiêu đề vào tệp CSV xuất ra và đừng bao giờ đổi tên chúng về sau — tự động hóa ánh xạ theo tiêu đề, và một cột bị đổi tên sẽ lặng lẽ đổ dữ liệu vào sai trường.
• Chuẩn hóa định dạng ngày. Hãy đặt định dạng ngày của DataScan theo chuẩn ISO (YYYY-MM-DD) để Google Sheets phân tích dấu thời gian một cách rõ ràng bất kể ngôn ngữ vùng của bảng tính.
• Mỗi vị trí hoặc mỗi tác vụ xuất một lần. Mỗi khu vực một tệp thì dễ truy ngược lại khi một con số đếm trông có vẻ sai — dễ hơn nhiều so với mổ xẻ một tệp khổng lồ.

Bạn nên chọn hướng nào?

• Đếm hằng tháng hoặc kiểm toán một lần: Hướng A. Một lần nhập tệp thỉnh thoảng không đủ để biện minh cho một tự động hóa.
• Quy trình lặp lại, một người quét: Hướng B, nếu bạn đã vận hành một dịch vụ tự động hóa.
• Quy trình lặp lại, nhiều người quét: Hướng B, với mọi người cùng gửi email tới một tự động hóa — bảng tính trở thành điểm hợp nhất.
• Nhóm của bạn xoay quanh Excel? Chính những phiên quét đó cũng xuất được thành tệp Excel — hãy xem bài quét mã vạch vào Excel.

Các phương án khác, đánh giá một cách trung thực

Các tiện ích bổ sung của Google Sheets và những công cụ quét bằng Apps Script chạy bên trong thẻ trình duyệt: khả dĩ khi quét ba mặt hàng ngay tại bàn làm việc, cực nhọc khi quét một trăm mặt hàng trong kho, và vô dụng khi ngoại tuyến. Máy quét Bluetooth kiểu bàn phím có thể gõ vào ứng dụng di động của Sheets, nhưng chúng nhập vào bất cứ ô nào đang được chọn — chỉ một cú chạm nhầm là hàng cột của bạn lệch hết, và cũng chẳng có việc ghi số lượng hay dấu thời gian. Một số sản phẩm phần mềm kiểm kê dạng dịch vụ đúng là có tích hợp thật với Sheets — với mức giá tính theo đầu người và dữ liệu tồn kho của bạn nằm trên máy chủ của họ. Mô hình thu thập rồi nhập tệp nghe kém hào nhoáng hơn một chút nhưng bền vững hơn đáng kể: dữ liệu của bạn luôn nằm trong một tệp do bạn kiểm soát, và mọi bước đều có thể kiểm tra khi có điều gì đó trông sai. Sự đánh đổi ấy là chủ đề xuyên suốt toàn bộ thiết kế dựa trên tệp của DataScan.