Kako skenirati crtične kodove u Google Sheets

Postoje dva pouzdana načina za prijenos skeniranja crtičnih kodova u Google Sheets: izvezite CSV iz aplikacije za skeniranje i uvezite ga u svoju tablicu (Datoteka → Uvezi → Dodaj) ili, ako vaš tim vodi vlastitu automatizaciju e-pošte, pošaljite izvoz e-poštom na nju i pustite da ta usluga doda retke. DataScan obavlja prvi dio obaju načina: skeniranje i datoteku. Ovaj vodič prolazi kroz oba načina.

Kad vaš inventar živi u Google tablici

Google Sheets je de facto sustav za inventar za vrlo velik broj malih poslovanja: dijeljen s timom, uvijek sigurnosno kopiran, besplatan. Problem je unos podataka. Stajati u skladištu, očitavati crtične kodove s kutija i tipkati ih u mobilnu aplikaciju Sheets sporo je, a mobilna je tipkovnica stroj za zamjenu znamenaka. Rješenje je odvojiti prikupljanje od pohrane: skenirajte brzo namjenskom aplikacijom, zatim podatke smjestite u tablicu jednim urednim uvozom — ili e-poštom automatizaciji koju sami vodite, kako je opisano niže.

Put A: izvezite CSV, uvezite ga u Google Sheets

Ovo je najjednostavniji put i pravi izbor za povremene poslove — brojanja, provjere zaprimanja, revizije. Nema povezanih računa, nema automatizacije za održavanje i nema ničega novog za naučiti osim jednog izbornika u Sheetsu. Budući da se skeniranje odvija u aplikaciji, a ne u pregledniku, radi i kad u skladištu uopće nema signala.

1. Skenirajte artikle aplikacijom za crtične kodove Instalirajte DataScan na svoj iPhone ili Android telefon i skenirajte artikle kao jednu sesiju — kontinuirani način za običan popis, način jedne vrijednosti kad svaki artikl treba količinu. Skeniranje radi potpuno izvanmrežno, pa skladište bez signala nije nikakva prepreka.
2. Izvezite sesiju kao CSV Izvezite dovršenu sesiju kao CSV datoteku. U postavkama upravljate razdjelnikom, uključivanjem zaglavlja, nazivima stupaca i formatom datuma — postavite ih jednom prema stupcima svoje tablice i svaki će se budući izvoz automatski poklopiti.
3. Uvezite CSV u Google Sheets Otvorite svoju tablicu inventara i odaberite Datoteka → Uvezi → Prenesi. Ključna je postavka Lokacija uvoza: “Dodaj na trenutačni list” — vaša se skeniranja dodaju kao novi retci ispod postojećih podataka umjesto da ih zamijene.
4. Neobavezno: pošaljite datoteku e-poštom vlastitoj automatizaciji Ako to radite tjedno ili dnevno i već koristite uslugu za automatizaciju, put B opisan niže prikazuje predaju e-poštom.

Put B: pošaljite datoteku e-poštom automatizaciji koju sami vodite

DataScan može izvoz poslati e-poštom preko vašeg vlastitog SMTP poslužitelja kad dodirnete Pošalji email. DataScan nema integraciju sa Zapierom ni s Googleom, ali ako vaš tim već koristi uslugu za automatizaciju, ta poruka može biti njezin okidač:

• Postavite odredište. U SMTP postavkama DataScana u polje „Prima e-poštu” upišite namjensku adresu koju nadzire vaša usluga za automatizaciju.
• Izgradite automatizaciju na svojoj strani. U svojoj usluzi za automatizaciju: okidač na dolaznu poruku, raščlanite priloženi CSV i mapirajte njegove stupce na radnju “Create Spreadsheet Row(s)” nad vašom Google tablicom. Taj je dio izvan DataScana.
• Skenirajte, zatim dodirnite Pošalji email. Svaki izvoz koji pošaljete stiže do automatizacije, koja dodaje retke ako je ispravno postavljena. Provjerite tablicu nakon prvih nekoliko slanja.

Primjer tijeka rada za nadopunjavanje spremnika koristi isti korak e-pošte, s time da datoteka ide dobavljaču umjesto u tablicu. Ako usluga za automatizaciju ne radi, i dalje imate poruku i datoteku — ništa se ne gubi.

Kako automatizaciju učiniti otpornom

Nekoliko detalja razlikuje automatizaciju e-pošte koja tiho radi godinama od one koja se pokvari već prvi tjedan:

• Najprije testirajte sesijom s tri artikla. Skenirajte tri poznata crtična koda, pošaljite poruku i provjerite tablicu. Mnogo je lakše uočiti pogrešno mapiran stupac na tri retka nego na tristo.
• Držite zaglavlja uključenima i nepromijenjenima. Uključite zaglavlja u CSV izvoz i nikad ih poslije nemojte preimenovati — automatizacija mapira prema zaglavlju, a preimenovani stupac tiho ubacuje podatke u pogrešno polje.
• Standardizirajte format datuma. Postavite DataScanov format datuma na ISO (GGGG-MM-DD) kako bi Google Sheets nedvosmisleno tumačio vremenske oznake neovisno o jezičnim postavkama tablice.
• Izvezite jednom po lokaciji ili zadatku. Jednu datoteku po zoni lako je pratiti unatrag kad brojanje izgleda pogrešno — mnogo lakše nego seciranje jedne goleme datoteke.

Koji put odabrati?

• Mjesečno brojanje ili jednokratna revizija: put A. Povremeni uvoz ne opravdava automatizaciju.
• Ponavljajući tijek rada, jedan skener: put B, ako već koristite uslugu za automatizaciju.
• Ponavljajući tijek rada, više skenera: put B, uz to da svi šalju e-poštu istoj automatizaciji — tablica postaje mjesto spajanja.
• Tim koji radi u Excelu? Ista se sesija izvozi kao Excel datoteka — pogledajte skeniranje crtičnih kodova u Excel.

Druge mogućnosti, iskreno ocijenjene

Dodaci za Google Sheets i skeneri izrađeni u Apps Scriptu rade unutar kartice preglednika: upotrebljivi su za skeniranje tri artikla za stolom, mučni za sto artikala u skladištu i beskorisni izvan mreže. Bluetooth skeneri tipa keyboard wedge mogu tipkati u mobilnu aplikaciju Sheets, ali unose u ćeliju koja je trenutačno u fokusu — jedan slučajan dodir prstom i poravnanje stupaca je nestalo, a nema ni bilježenja količina ni vremenskih oznaka. Neki SaaS proizvodi za inventar doista nude prave integracije sa Sheetsom — po cijeni za svakog korisnika i uz to da vaši podaci o zalihama žive na njihovim poslužiteljima. Obrazac prikupi-pa-uvezi nešto je manje glamurozan i znatno otporniji: vaši su podaci uvijek u datoteci kojom vi upravljate, a svaki se korak može pregledati kad nešto izgleda pogrešno. Taj je kompromis tema cijelog DataScanova datotečno utemeljenog dizajna.