Cara Mengimbas Barcode ke Google Sheets

Terdapat dua cara yang boleh dipercayai untuk memasukkan imbasan barcode ke dalam Google Sheets: eksport CSV daripada aplikasi pengimbasan dan importnya ke dalam helaian anda (Fail → Import → Tambah), atau, jika pasukan anda menjalankan automasi e-mel sendiri, e-melkan eksport kepadanya dan biarkan perkhidmatan itu menambah baris. DataScan melakukan bahagian pertama kedua-duanya: imbasan dan fail. Panduan ini menerangkan kedua-dua cara tersebut.

Apabila inventori anda berada dalam Google Sheet

Google Sheets ialah sistem inventori de facto bagi sejumlah besar operasi kecil: dikongsi dengan pasukan, sentiasa disandarkan, percuma. Halangannya ialah input data. Berdiri di bilik stok membaca barcode pada kotak dan menaipnya ke dalam aplikasi mudah alih Sheets adalah lambat, dan papan kekunci mudah alih ialah mesin penyilap susunan digit. Penyelesaiannya ialah memisahkan penangkapan daripada penyimpanan: imbas dengan pantas menggunakan aplikasi yang dibina khas, kemudian masukkan data ke dalam helaian anda dengan satu import yang kemas — atau melalui e-mel ke automasi yang anda jalankan sendiri, seperti yang diterangkan di bawah.

Laluan A: eksport CSV, import ke dalam Google Sheets

Ini laluan paling mudah dan yang paling sesuai untuk kerja berkala — pengiraan, pemeriksaan penerimaan, audit. Tiada akaun disambungkan, tiada automasi untuk diselenggara, dan tiada apa-apa baharu untuk dipelajari selain satu menu dalam Sheets. Kerana pengimbasan berlaku dalam aplikasi, bukan dalam pelayar, ia juga berfungsi apabila bilik stok langsung tiada isyarat.

1. Imbas item anda dengan aplikasi barcode Pasang DataScan pada iPhone atau telefon Android anda dan imbas item anda sebagai satu sesi — mod Berterusan untuk senarai ringkas, mod Nilai Tunggal apabila setiap item memerlukan kuantiti. Pengimbasan berfungsi sepenuhnya di luar talian, jadi bilik stok tanpa liputan bukanlah halangan.
2. Eksport sesi sebagai CSV Eksport sesi yang telah selesai sebagai fail CSV. Dalam Tetapan anda mengawal pembatas, sama ada pengepala disertakan, nama lajur dan format tarikh — tetapkan sekali sahaja supaya mencerminkan lajur helaian anda dan setiap eksport akan datang akan sejajar secara automatik.
3. Import CSV ke dalam Google Sheets Buka helaian inventori anda dan pilih Fail → Import → Muat Naik. Tetapan yang paling penting ialah Lokasi import: “Tambah pada helaian semasa” — imbasan anda ditambah sebagai baris baharu di bawah data sedia ada dan bukannya menggantikannya.
4. Pilihan: e-melkan fail ke automasi anda sendiri Jika anda melakukan ini setiap minggu atau setiap hari dan sudah menggunakan perkhidmatan automasi, Laluan B di bawah menunjukkan penyerahan melalui e-mel.

Laluan B: e-melkan fail ke automasi yang anda jalankan

DataScan boleh menghantar eksport melalui pelayan SMTP anda sendiri apabila anda mengetik Hantar E-mel. DataScan tiada integrasi Zapier atau Google, tetapi jika pasukan anda sudah menjalankan perkhidmatan automasi, e-mel tersebut boleh menjadi pencetusnya:

• Tetapkan destinasi. Dalam tetapan SMTP DataScan, tetapkan Kepada E-mel kepada alamat khusus yang dipantau oleh perkhidmatan automasi anda.
• Bina automasi di pihak anda. Dalam perkhidmatan automasi anda: cetuskan pada e-mel masuk, huraikan CSV yang dilampirkan, dan petakan lajurnya kepada tindakan “Create Spreadsheet Row(s)” pada Google Sheet anda. Bahagian ini berada di luar DataScan.
• Imbas, kemudian ketik Hantar E-mel. Setiap eksport yang anda hantar sampai ke automasi tersebut, yang menambah baris jika ia disediakan dengan betul. Semak helaian selepas beberapa penghantaran pertama.

Contoh aliran kerja pengisian semula bin menggunakan langkah e-mel yang sama, dengan fail dihantar kepada pembekal dan bukannya ke helaian. Jika perkhidmatan automasi tergendala, anda masih mempunyai e-mel dan fail tersebut — tiada apa-apa yang hilang.

Menjadikan automasi itu kukuh

Beberapa perincian membezakan automasi e-mel yang berfungsi diam-diam selama bertahun-tahun daripada yang rosak pada minggu pertama:

• Uji dengan sesi tiga item terlebih dahulu. Imbas tiga barcode yang diketahui, hantar e-mel, dan semak helaian tersebut. Jauh lebih mudah mengesan lajur yang salah dipetakan merentas tiga baris berbanding tiga ratus.
• Kekalkan pengepala dihidupkan dan stabil. Sertakan pengepala dalam eksport CSV dan jangan sesekali menamakannya semula selepas itu — automasi memetakan mengikut pengepala, dan lajur yang dinamakan semula akan menjatuhkan data ke dalam medan yang salah secara senyap.
• Seragamkan format tarikh. Tetapkan format tarikh DataScan kepada ISO (YYYY-MM-DD) supaya Google Sheets menghuraikan cap masa tanpa kekaburan, tidak kira apa tetapan wilayah helaian tersebut.
• Eksport sekali bagi setiap lokasi atau tugas. Satu fail bagi setiap zon mudah dijejak semula apabila sesuatu pengiraan kelihatan janggal — jauh lebih mudah daripada membelah satu fail gergasi.

Laluan manakah yang patut anda pilih?

• Pengiraan bulanan atau audit sekali sahaja: Laluan A. Import sekali-sekala tidak menjustifikasikan satu automasi.
• Aliran kerja berulang, satu pengimbas: Laluan B, jika anda sudah menjalankan perkhidmatan automasi.
• Aliran kerja berulang, beberapa pengimbas: Laluan B, dengan semua orang menghantar e-mel ke automasi yang sama — helaian menjadi titik penggabungan.
• Pasukan berpusatkan Excel sebaliknya? Sesi yang sama dieksport sebagai fail Excel — lihat mengimbas barcode ke dalam Excel.

Pilihan lain, dinilai secara jujur

Alat tambah Google Sheets dan pengimbas Apps Script berjalan di dalam tab pelayar: boleh digunakan untuk mengimbas tiga item di meja anda, menyusahkan untuk seratus item di bilik stok, dan tidak berguna di luar talian. Pengimbas Bluetooth jenis papan kekunci boleh menaip ke dalam aplikasi mudah alih Sheets, tetapi ia memasukkan data ke dalam mana-mana sel yang sedang aktif — satu jari tersasar dan penjajaran lajur anda hilang, dan tiada penangkapan kuantiti atau cap masa. Sesetengah produk SaaS inventori memang menawarkan integrasi Sheets yang tulen — pada harga setiap pengguna dan dengan data stok anda berada pada pelayan mereka. Corak tangkap-kemudian-import kurang sedikit gemerlapnya tetapi jauh lebih kukuh: data anda sentiasa berada dalam fail yang anda kawal, dan setiap langkah boleh diperiksa apabila sesuatu kelihatan tidak kena. Pertukaran itulah tema keseluruhan reka bentuk berasaskan fail DataScan.