Näin skannaat viivakoodit Google Sheetsiin

Viivakoodiskannaukset saa Google Sheetsiin kahdella luotettavalla tavalla: viemällä CSV:n skannaussovelluksesta ja tuomalla sen taulukkoosi (Tiedosto → Tuo → Lisää perään) tai, jos tiimilläsi on oma sähköpostiautomaatio, lähettämällä viennin sähköpostilla siihen ja antamalla palvelun lisätä rivit. DataScan hoitaa molempien ensimmäisen osan: skannauksen ja tiedoston. Tämä opas käy läpi molemmat tavat.

Kun varastokirjanpitosi on Google Sheets -taulukossa

Google Sheets on tosiasiallinen varastojärjestelmä valtavalle joukolle pieniä toimijoita: jaettu tiimin kanssa, aina varmuuskopioitu, maksuton. Kitka on syötössä. Varastotilassa seisominen, viivakoodien lukeminen laatikoista ja niiden näpyttely Sheetsin mobiilisovellukseen on hidasta, ja mobiilinäppäimistö on numeroiden sekoituskone. Ratkaisu on erottaa tiedon keruu sen säilytyksestä: skannaa nopeasti tarkoitusta varten tehdyllä sovelluksella ja tuo tiedot sitten taulukkoosi yhdellä siistillä tuonnilla – tai sähköpostilla itse ylläpitämääsi automaatioon, kuten alla kuvataan.

Reitti A: vie CSV ja tuo se Google Sheetsiin

Tämä on yksinkertaisin reitti ja oikea valinta ajoittaiseen työhön – laskentoihin, vastaanottotarkistuksiin ja auditointeihin. Ei yhdistettyjä tilejä, ei ylläpidettävää automaatiota eikä mitään uutta opittavaa yhden Sheets-valikon lisäksi. Koska skannaus tapahtuu sovelluksessa eikä selaimessa, se toimii myös silloin, kun varastotilassa ei ole kenttää lainkaan.

1. Skannaa tuotteet viivakoodisovelluksella Asenna DataScan iPhoneen tai Android-puhelimeen ja skannaa tuotteet yhtenä istuntona – jatkuva skannaus pelkkään listaan, yhden arvon skannaus silloin kun jokainen tuote tarvitsee määrän. Skannaus toimii täysin offline-tilassa, joten katvealueella oleva varastotila ei ole este.
2. Vie istunto CSV-muodossa Vie valmis istunto CSV-tiedostona. Asetuksissa hallitset erotinta, otsikoiden mukaanottoa, sarakenimiä ja päivämäärämuotoa – aseta ne kerran taulukkosi sarakkeita vastaaviksi, niin jokainen tuleva vienti osuu kohdalleen automaattisesti.
3. Tuo CSV Google Sheetsiin Avaa varastotaulukkosi ja valitse Tiedosto → Tuo → Lataa. Ratkaiseva asetus on Tuontisijainti: “Lisää nykyisen taulukon perään” – skannauksesi lisätään uusina riveinä olemassa olevan datan alle sen sijaan, että ne korvaisivat sen.
4. Valinnainen: lähetä tiedosto sähköpostilla omaan automaatioosi Jos teet tämän viikoittain tai päivittäin ja käytät jo automaatiopalvelua, alla oleva reitti B näyttää sähköpostiluovutuksen.

Reitti B: lähetä tiedosto sähköpostilla ylläpitämääsi automaatioon

DataScan voi lähettää viennin omalla SMTP-palvelimellasi, kun napautat Lähetä sähköpostia. DataScanilla ei ole Zapier- tai Google-integraatiota, mutta jos tiimilläsi on jo käytössä automaatiopalvelu, tuo sähköposti voi toimia sen liipaisimena:

• Aseta kohde. Aseta DataScanin SMTP-asetuksissa kenttään "Sähköpostiin" oma osoite, jota automaatiopalvelusi seuraa.
• Rakenna automaatio omalla puolellasi. Automaatiopalvelussasi: liipaisimena saapuva sähköposti, jäsennä liitteenä oleva CSV ja kohdista sen sarakkeet “Create Spreadsheet Row(s)” -toimintoon Google Sheets -taulukossasi. Tämä osa on DataScanin ulkopuolella.
• Skannaa ja napauta Lähetä sähköpostia. Jokainen lähettämäsi vienti saapuu automaatioon, joka lisää rivit, jos se on määritetty oikein. Tarkista taulukko muutaman ensimmäisen lähetyksen jälkeen.

Laatikoiden täydennyksen esimerkkityönkulku käyttää samaa sähköpostivaihetta, mutta tiedosto menee taulukon sijaan tavarantoimittajalle. Jos automaatiopalvelussa on käyttökatko, sinulla on silti sähköposti ja tiedosto – mitään ei katoa.

Automaation tekeminen luotettavaksi

Muutama yksityiskohta erottaa sähköpostiautomaation, joka toimii huomaamattomasti vuosia, sellaisesta, joka hajoaa ensimmäisellä viikolla:

• Testaa ensin kolmen tuotteen istunnolla. Skannaa kolme tunnettua viivakoodia, lähetä sähköposti ja tarkista taulukko. Väärin kohdistettu sarake on paljon helpompi havaita kolmelta riviltä kuin kolmeltasadalta.
• Pidä otsikot päällä ja muuttumattomina. Sisällytä otsikot CSV-vientiin äläkä koskaan nimeä niitä myöhemmin uudelleen – automaatio kohdistaa otsikon perusteella, ja uudelleennimetty sarake pudottaa dataa huomaamatta väärään kenttään.
• Yhtenäistä päivämäärämuoto. Aseta DataScanin päivämäärämuodoksi ISO (VVVV-KK-PP), jotta Google Sheets tulkitsee aikaleimat yksiselitteisesti taulukon alueasetuksista riippumatta.
• Vie kerran sijaintia tai tehtävää kohden. Yhden tiedoston vyöhykettä kohden voi helposti jäljittää takaisin, kun laskenta näyttää oudolta – paljon helpompaa kuin yhden jättitiedoston pilkkominen.

Kumman reitin valitset?

• Kuukausittainen laskenta tai kertaluonteinen auditointi: reitti A. Satunnainen tuonti ei oikeuta automaatiota.
• Toistuva työnkulku, yksi skannaaja: reitti B, jos käytät jo automaatiopalvelua.
• Toistuva työnkulku, useita skannaajia: reitti B niin, että kaikki lähettävät samaan automaatioon – taulukosta tulee yhdistämispiste.
• Excel-keskeinen tiimi sen sijaan? Sama istunto viedään myös Excel-tiedostona – katso viivakoodien skannaus Exceliin.

Muut vaihtoehdot rehellisesti arvioituna

Google Sheetsin lisäosat ja Apps Script -lukijat toimivat selainvälilehden sisällä: käyttökelpoisia kolmen tuotteen skannaamiseen työpöydän ääressä, tuskaisia sadan tuotteen kanssa varastotilassa ja hyödyttömiä offline-tilassa. Näppäimistöemulaattoreina toimivat Bluetooth-lukijat voivat kirjoittaa Sheetsin mobiilisovellukseen, mutta ne syöttävät siihen soluun, joka on aktiivisena – yksi harhaan osunut sormi ja sarakkeiden kohdistus on mennyttä, eikä määriä tai aikaleimoja tallenneta lainkaan. Jotkin varastonhallinnan pilvipalvelut tarjoavat aitoja Sheets-integraatioita – käyttäjäkohtaisilla hinnoilla ja niin, että varastotietosi sijaitsevat heidän palvelimillaan. Tallenna-ja-tuo-malli on hieman vähemmän loistelias ja huomattavasti luotettavampi: tietosi ovat aina tiedostossa, jota hallitset, ja jokainen vaihe on tarkastettavissa, kun jokin näyttää väärältä. Tämä vaihtokauppa on DataScanin koko tiedostopohjaisen suunnittelun perusajatus.