Hogyan olvassunk be vonalkódokat Google Sheetsbe

Két megbízható módja van annak, hogy vonalkód-beolvasások kerüljenek a Google Sheetsbe: exportál egy CSV-t egy beolvasó alkalmazásból, és importálja a táblázatába (Fájl → Importálás → Hozzáfűzés), vagy, ha a csapata saját e-mail-automatizálást működtet, elküldi neki e-mailben az exportot, és a szolgáltatásra bízza a sorok hozzáadását. A DataScan mindkét módszer első részét végzi: a beolvasást és a fájlt. Ez az útmutató mindkét módszert végigveszi.

Amikor a készlete egy Google-táblázatban él

A Google Sheets rengeteg kisebb üzemnél a tényleges készletnyilvántartó rendszer: megosztva a csapattal, mindig mentve, ingyen. A súrlódás az adatbevitelnél van. Ott állni a raktárhelyiségben, leolvasni a vonalkódokat a dobozokról és bepötyögni őket a Sheets mobilalkalmazásába lassú, a mobilbillentyűzet pedig valóságos számjegycserélő gép. A megoldás az, hogy szétválasztja a rögzítést a tárolástól: olvasson be gyorsan egy erre a célra épített alkalmazással, majd juttassa az adatokat a táblázatába egyetlen tiszta importtal — vagy e-mailben egy saját működtetésű automatizálásnak, ahogy alább olvasható.

A) útvonal: CSV-export, importálás Google Sheetsbe

Ez a legegyszerűbb út, és ez a helyes választás időszakos munkához — számlálásokhoz, áruátvételi ellenőrzésekhez, auditokhoz. Nincs összekötött fiók, nincs karbantartandó automatizálás, és a Sheets egyetlen menüpontján kívül semmi újat nem kell megtanulni. Mivel a beolvasás az alkalmazásban történik, nem a böngészőben, akkor is működik, ha a raktárhelyiségben egyáltalán nincs térerő.

1. Olvassa be a tételeket vonalkódos alkalmazással Telepítse a DataScant az iPhone-jára vagy Android-telefonjára, és olvassa be a tételeit egy munkamenetként — Folyamatos mód az egyszerű listához, Egyetlen érték beolvasása mód akkor, ha minden tételhez mennyiség tartozik. A beolvasás teljes egészében offline működik, így egy holttérben lévő raktárhelyiség sem akadály.
2. Exportálja a munkamenetet CSV-ként Exportálja a befejezett munkamenetet CSV-fájlként. A Beállításokban Ön szabja meg az elválasztót, azt, hogy a fejlécek szerepeljenek-e, az oszlopneveket és a dátumformátumot — állítsa be őket egyszer a táblázata oszlopainak tükreként, és minden jövőbeli export automatikusan illeszkedik.
3. Importálja a CSV-t a Google Sheetsbe Nyissa meg a készletnyilvántartó táblázatát, és válassza a Fájl → Importálás → Feltöltés lehetőséget. A kritikus beállítás az Importálás helye: “Hozzáfűzés a jelenlegi munkalaphoz” — a beolvasásai új sorokként kerülnek a meglévő adatok alá ahelyett, hogy lecserélnék őket.
4. Opcionális: küldje el a fájlt e-mailben a saját automatizálásának Ha ezt hetente vagy naponta végzi, és már használ automatizálási szolgáltatást, az alábbi B) útvonal mutatja be az e-mailes átadást.

B) útvonal: küldje el a fájlt e-mailben egy saját működtetésű automatizálásnak

A DataScan egy exportot elküldhet e-mailben a saját SMTP-kiszolgálóján keresztül, amikor Ön az E-mail küldése gombra koppint. A DataScan nem rendelkezik Zapier- vagy Google-integrációval, de ha a csapata már működtet automatizálási szolgáltatást, ez az e-mail lehet az indítóeseménye:

• Állítsa be a célcímet. A DataScan SMTP-beállításaiban címzettként adjon meg egy dedikált címet, amelyet az automatizálási szolgáltatása figyel.
• Építse fel az automatizálást a saját oldalán. Az automatizálási szolgáltatásában: indítsa a beérkező e-mailre, dolgozza fel a csatolt CSV-t, és képezze le az oszlopait egy “Create Spreadsheet Row(s)” műveletre a Google-táblázatán. Ez a rész a DataScanen kívül történik.
• Olvasson be, majd koppintson az E-mail küldése gombra. Minden elküldött export eljut az automatizáláshoz, amely hozzáadja a sorokat, ha helyesen van beállítva. Az első néhány küldés után ellenőrizze a táblázatot.

A tárolóláda-utántöltés példa-munkafolyamata ugyanezt az e-mail-lépést használja, csak a fájl táblázat helyett egy beszállítóhoz megy. Ha az automatizálási szolgáltatás leáll, továbbra is megvan az e-mail és a fájl — semmi nem vész el.

Az automatizálás megbízhatóvá tétele

Néhány részlet választja el azt az e-mail-automatizálást, amely évekig csendben működik, attól, amelyik már az első héten elromlik:

• Először egy háromtételes munkamenettel teszteljen. Olvasson be három ismert vonalkódot, küldje el az e-mailt, és nézze meg a táblázatot. Sokkal könnyebb kiszúrni egy rosszul leképezett oszlopot három soron, mint háromszázon.
• Tartsa bekapcsolva és változatlanul a fejléceket. Vegye bele a fejléceket a CSV-exportba, és utána soha ne nevezze át őket — az automatizálás fejléc alapján képez le, egy átnevezett oszlop pedig csendben a rossz mezőbe ejti az adatokat.
• Szabványosítsa a dátumformátumot. Állítsa a DataScan dátumformátumát ISO-ra (ÉÉÉÉ-HH-NN), hogy a Google Sheets a táblázat területi beállításától függetlenül egyértelműen értelmezze az időbélyegeket.
• Helyszínenként vagy feladatonként egyszer exportáljon. A zónánként egy fájlt könnyű visszakövetni, ha egy számlálás gyanúsnak tűnik — ez sokkal könnyebb, mint egyetlen óriásfájlt boncolgatni.

Melyik útvonalat válassza?

• Havi számlálás vagy egyszeri audit: az A) útvonal. Egy alkalmankénti importálás nem indokol egy automatizálást.
• Ismétlődő munkafolyamat, egy olvasóval: a B) útvonal, ha már működtet automatizálási szolgáltatást.
• Ismétlődő munkafolyamat, több olvasóval: a B) útvonal, ahol mindenki ugyanannak az automatizálásnak küld e-mailt — a táblázat lesz az egyesítési pont.
• Inkább Excel-központú a csapata? Ugyanez a munkamenet Excel-fájlként is exportálható — lásd a vonalkódok Excelbe olvasásáról szóló útmutatót.

Egyéb lehetőségek, őszintén értékelve

A Google Sheets bővítményei és az Apps Script alapú olvasók a böngészőfülön belül futnak: elmegy, ha három tételt olvas be az íróasztalánál, kínszenvedés, ha százat egy raktárhelyiségben, és offline használhatatlan. A billentyűzetemulációs Bluetooth-olvasók be tudnak gépelni a Sheets mobilalkalmazásába, de abba a cellába visznek adatot, amelyik éppen fókuszban van — egyetlen félrecsúszott ujj, és az oszlopigazítása oda, ráadásul nincs mennyiségrögzítés és nincs időbélyegzés sem. Néhány készletnyilvántartó SaaS-termék valóban kínál igazi Sheets-integrációt — felhasználónkénti áron, és úgy, hogy a készletadatai az ő szervereiken élnek. A rögzítés-majd-import minta kicsit kevésbé látványos, viszont lényegesen robusztusabb: az adatai mindig egy Ön által ellenőrzött fájlban vannak, és minden lépés megvizsgálható, ha valami gyanúsnak tűnik. Ez a kompromisszum a DataScan teljes fájlalapú felépítésének vezérelve.