Hogyan végezzen leltárt iPhone-nal

Teljes leltárt (az éves fizikai készletszámlálást) végezhet azokkal az iPhone-okkal és Android-telefonokkal, amelyek a csapatánál már amúgy is ott vannak. A módszer: ossza fel a teret zónákra, adjon minden leltározónak DataScant azonos exportbeállításokkal, számoljon meg minden zónát Egyetlen érték beolvasásával, majd fésülje össze minden leltározó fájlját egy táblázatban, és vesse össze a tényleges készletet a könyv szerinti készlettel. Nincs bérelt szkennerhardver, nincs külső leltárszolgáltatás.

A leltár problémája: egy nap, mindenki dolgozik, nincs hely a hibának

Egy leltár (fizikai leltár, készletszámlálás, éves számlálás: az elnevezés cégenként változik) egy év nyilvántartási igazságát sűríti egyetlen nagy nyomású napba. A hagyományos változatok mindkét formája fáj: az írótábla egy második teljes kört jelent, amikor a kézírást begépelik egy táblázatba, a bérelt adatgyűjtő terminálok pedig költséget, előző esti betanítást és olyan hardvert jelentenek, amelyet tavaly óta senki sem használt. Közben a csapat minden leltározójánál ott van egy telefon, amely képes vonalkódot olvasni.

A leltárnál nem a telefonok jelentik a nehéz részt. Hanem a koordináció: ezért szól ennek az útmutatónak a nagy része az előkészítésről és az összefésülésről, nem a beolvasásról.

Az év végi leltár: mindent egyszer megszámolni

Németországban a § 240 HGB előírja a kereskedőknek (Kaufleute), hogy minden üzleti év végén leltárt készítsenek. Klasszikus formájában, a fordulónapi leltárnál (Stichtagsinventur) minden cikket egyszer fizikailag megszámolnak, a mérlegfordulónapon vagy ahhoz közel: sok vállalkozásnál december 31-én. Hogy Önre ez a forma vagy egy másik vonatkozik-e, és milyen dokumentációt kell megőriznie, az adótanácsadójára tartozó kérdés. Magához a számoláshoz három szokás segít: minden polc pontosan egy zónához tartozik, számolás közben semmi sem jön be és megy ki, és minden exportfájlt megőriznek.

A számolás napja előtt: az előkészítés dönti el az eredményt

• Állítsa le a mozgásokat. Nyitvatartási időn kívül számoljon, vagy zárja le az áruátvételt és a kiszállítást. A számolás közben mozgó készlet a megmagyarázhatatlan eltérések klasszikus forrása.
• Előbb rendet rakjon. A visszárut a helyére, a többletkészletet előre, a rejtélyes dobozokat a számolás előtt kell kinyitni. Egy rendetlen polc megszámolása lassabb, mint rendet rakni, majd megszámolni.
• Címkézze fel a címke nélkülieket. Az ömlesztett áruknak és a saját készítésű cikkeknek előre kinyomtatott saját vonalkód kell, vagy egy terv egy rövid kézi listára.
• Tájékoztassa a leltározókat. Tíz perc: hogyan kell beolvasni, hogyan kell megadni a mennyiségeket, mi a teendő a sérült áruval, kihez lehet fordulni. Magához az alkalmazáshoz ezen túl nem kell betanítás.

Leltár iPhone-okkal, lépésről lépésre

1. Ossza fel a teret zónákra Ossza fel az üzletet vagy a raktárat olyan zónákra, amelyeket egy ember 30-60 perc alatt meg tud számolni: egy sor, egy polcfal, a hátsó raktár. Rajzolja fel egy alaprajzra, és adjon nekik nevet. Minden polc pontosan egy zónához tartozik: a kimaradások és az átfedések miatt számolnak meg cikkeket nullaszor vagy kétszer.
2. Készítse elő a telefonokat Minden leltározó telepíti a DataScant (iPhone-ra vagy Androidra), és ugyanazokat a beállításokat kapja: exportformátum, oszlopfejlécek, dátumformátum. Az Egyetlen érték beolvasása beállításaiban kapcsolja be a Mennyiségek összegzése opciót: így minden leltározó fájljában már vonalkódonként egy sor szerepel az összeggel. Egy beállításfájl minden telefonra átmásolja a konfigurációt, így ez percek kérdése, nem egy egész estéé. A 7 napos ingyenes próbaidőszak elég egy próbaszámolásra az éles előtt.
3. Számoljon zónáról zónára Egyetlen érték beolvasásával Az Egyetlen érték beolvasása a leltármód: olvassa be a termék vonalkódját, számolja meg a polcot, gépelje be a mennyiséget, jöhet a következő termék. Beolvasási munkamenetenként egy zóna: exportálja a zónát, majd koppintson az Új beolvasás indítása gombra, és válassza a Törlés lehetőséget, mielőtt a következő zónát számolja, így minden fájl pontosan egy zónát tartalmaz (mentse például zona-A3 2026-12-31 néven). Minden beolvasás abban a pillanatban a telefonra kerül, amikor elkészül: a pincében vagy a hűtőkamrában nincs szükség térerőre.
4. Exportáljon minden zónát CSV-ként Az elkészült leltározók minden zónát CSV-ként exportálnak egyetlen gyűjtőpontra (nem Excelként: az alkalmazás Excel-fájlja minden értéket szövegként tárol, a SZUMHA pedig kihagyja a szöveges mennyiségeket): e-mailben egy közös postafiókba (a Mail alkalmazással vagy a saját SMTP-szerverén keresztül), FTP-szerverre vagy a megosztási menüvel. Mivel minden telefon a saját fájlját exportálja, számolás közben nincs függés szervertől, és nincs elromolható szinkronizálás.
5. Fésülje össze a fájlokat egy számolássá Az azonos oszlopok gépiessé teszik az összefésülést: illesszen be minden fájlt a Beolvasások munkalapra az ingyenes leltárív sablonban, és a Leltárív SZUMHA-val EAN-onként összeadja a tényleges készletet, akkor is, ha egy cikk két zónában került elő. Egy vonalkód szerinti kimutatás ugyanezt végzi el. Ha iPhone-ok és Android-telefonok együtt számolnak, és UPC-kódos termékeket tart, előbb hozza a vonalkód-oszlopot 13 számjegyre a =TEXT(A2,"0000000000000") képlettel (a tizedesvesszős táblázatkezelők, például a magyar Excel, pontosvesszővel választják el az argumentumokat: SZÖVEG(A2;"0000000000000")), hogy minden termék egyetlen sorba kerüljön. Továbblépés előtt szúrópróbaszerűen ellenőrizzen néhány sort leltározónként.
6. Vesse össze és könyvelje le az eredményeket Vesse össze a tényleges készletet a könyv szerinti készlettel: a leltárív cikkenként mutatja az eltérést (a ciklikus leltár útmutató ugyanezt FKERES-sel mutatja be). A nagy eltéréseket még aznap számolja újra, amíg könnyű hozzáférni, majd könyvelje le a tényleges készletet. JTL-Wawit használ? A JTL-Wawi: DataScan leltár-CSV importálása útmutató bemutatja az importot JTL-Ameisével. Őrizzen meg minden exportált fájlt, és kérdezze meg az adótanácsadóját, milyen dokumentációra van szüksége a számolásról.

Mennyi ideig tart egy telefonos leltár?

A zónákból induljon ki: a beolvasás gyors, a polcon lévő áru megszámolása viszi el az időt. A számolás napja előtt mérje le egy próbazóna idejét, majd ossza el a zónákat a leltározók között úgy, hogy mindenki nagyjából egyszerre végezzen. Hagyjon utána időt az irodai munkára (a fájlok beillesztése, a leltárív és az eltérések áttekintése), amely a papíros számolás gépelési körét váltja fel.

Tippek a pontossághoz

• Számoljon vakon: soha ne mutassa meg a leltározóknak a várt mennyiséget, mert az odahúzza az eredményt.
• A kritikus pontokat egy másik ember számolja újra. Ritka, hogy egy második leltározó ugyanazt a hibát ismételje; gyakori, hogy ugyanaz a leltározó ismétli.
• Figyeljen a gyűjtőcsomagra és a darabra. A klasszikus leltárhiba: beolvassák egy gyűjtőcsomag vonalkódját, és 1-et írnak be, pedig 12 darab van benne. A szabályt kategóriánként döntse el a tájékoztatón.
• Ne ossza meg egy zónát több ember között. Ha egy sort fáradtság miatt kettéosztanak, a határon dupla számolás keletkezik; inkább teljes zónákat osszon ki újra.

Alternatívák, őszintén mérlegelve

A professzionális leltárszolgáltatók gyorsan számolnak, és saját hardvert hoznak; nagyon nagy létesítményeknél, vagy ha a munkatársak ideje a legszűkösebb erőforrás, megérik az alkalmankénti díjat, de semmit sem tud meg arról, honnan erednek a hibái, és az adatok az ő formátumukban érkeznek. A bérelt adatgyűjtő terminálok bérleti díj plusz szállítás áráért adják a kezébe az eszközt, és évente még egy rendszert kell megtanulni. Az írótábla ingyenes és lassú, az átírási kör pedig éppen ott visz be hibákat, ahol meg akarta szüntetni őket. A célra készült alkalmazással felszerelt telefonok a gyakorlatias középutat jelentik: saját hardver, saját formátumú adatok, és olyan készségek, amelyek az év többi részében az áruátvételi ellenőrzéseknél és auditoknál is hasznosak. Nézze meg a DataScan kezdőoldalán, mi mindenre alkalmas még ugyanez a beállítás.