Kako provesti inventuru pomoću iPhonea

Cijelu inventuru (godišnji fizički popis zaliha) možete provesti iPhoneima i Android mobitelima koje vaš tim već nosi. Metoda: podijelite prostor na zone, dajte svakom popisivaču DataScan s identičnim postavkama izvoza, prebrojite svaku zonu Skeniranjem jedne vrijednosti, zatim spojite datoteke svih popisivača u jednu tablicu i usporedite popisano stanje s knjigovodstvenim. Bez iznajmljenog hardvera za skeniranje, bez vanjske službe za brojanje.

Problem inventure: jedan dan, svi na poslu, bez prostora za pogreške

Inventura (fizički popis zaliha, brojanje zaliha, godišnji popis: naziv se razlikuje od tvrtke do tvrtke) sažima godinu dana vođenja evidencije u jedan dan pod velikim pritiskom. Obje tradicionalne varijante bole: podloge za pisanje znače drugi puni krug pretipkavanja rukopisa u tablicu, a iznajmljeni terminali za skeniranje znače trošak, obuku večer prije i hardver koji nitko nije koristio od prošle godine. U međuvremenu svaki popisivač u vašem timu već nosi mobitel koji može skenirati barkodove.

Mobiteli nisu teži dio inventure. Teža je koordinacija, i zato se većina ovog vodiča bavi pripremom i spajanjem, a ne skeniranjem.

Inventura na kraju godine: sve prebrojati jednom

U Njemačkoj § 240 HGB obvezuje trgovce (Kaufleute) da na kraju svake poslovne godine sastave popis imovine. U njegovu klasičnom obliku, inventuri na određeni dan (Stichtagsinventur), svaki se artikl fizički prebroji jednom, na datum bilance ili blizu njega: za mnoge tvrtke 31. prosinca. Vrijedi li za vas taj ili neki drugi oblik i koje zapise morate čuvati, pitanje je za vašeg poreznog savjetnika. Za samo brojanje pomažu tri navike: svaka polica pripada točno jednoj zoni, tijekom brojanja ništa ne ulazi ni ne izlazi, a svaka datoteka izvoza se čuva.

Prije dana brojanja: priprema koja odlučuje ishod

• Zaustavite kretanje robe. Brojite izvan radnog vremena ili zatvorite zaprimanje i otpremu. Roba koja se kreće tijekom brojanja klasičan je izvor neobjašnjivih odstupanja.
• Najprije pospremite. Povrati u pravu kutiju, višak zaliha naprijed, tajanstvene kutije otvorene prije brojanja. Brojanje neuredne police sporije je nego da je pospremite pa prebrojite.
• Označite neoznačeno. Rinfuzna roba i artikli vlastite izrade trebaju interne barkodove ispisane unaprijed ili plan za kratak ručni popis.
• Uputite popisivače. Deset minuta: kako skenirati, kako unositi količine, što učiniti s oštećenom robom, koga pitati. Sama aplikacija ne traži obuku izvan toga.

Inventura iPhoneima, korak po korak

1. Podijelite prostor na zone Podijelite trgovinu ili skladište na zone koje jedna osoba može prebrojiti za 30-60 minuta: prolaz, zid s policama, stražnje skladište. Ucrtajte ih u tlocrt i dodijelite im nazive. Svaka polica pripada točno jednoj zoni: zbog praznina i preklapanja artikli se broje nula ili dva puta.
2. Pripremite mobitele Svaki popisivač instalira DataScan (na iPhone ili Android) i dobiva iste postavke: format izvoza, zaglavlja stupaca, format datuma. U postavkama Skeniranja jedne vrijednosti uključite Sažmi količine: datoteka svakog popisivača tada već ima jedan redak po barkodu s ukupnim zbrojem. Datoteka postavki kopira konfiguraciju na svaki mobitel, pa je to pitanje minuta, a ne cijele večeri. Besplatno 7-dnevno probno razdoblje dovoljno je za probno brojanje prije pravog.
3. Brojite zonu po zonu Skeniranjem jedne vrijednosti Skeniranje jedne vrijednosti je način rada za inventuru: skenirajte barkod proizvoda, prebrojite policu, upišite količinu, sljedeći proizvod. Jedna zona po sesiji skeniranja: izvezite zonu, zatim dodirnite Započni novo skeniranje i odaberite Izbriši prije brojanja sljedeće zone, tako da svaka datoteka sadrži točno jednu zonu (spremite je kao zona-A3 2026-12-31). Svako se skeniranje sprema na mobitel u trenutku kad ga napravite: u podrumu ili hladnjači signal nije potreban.
4. Izvezite svaku zonu kao CSV Popisivači koji su završili izvoze svaku zonu kao CSV na jedno sabirno mjesto (ne kao Excel: Excel datoteka aplikacije sprema svaku vrijednost kao tekst, a SUMIF preskače tekstne količine): e-poštom u zajednički poštanski sandučić (putem aplikacije Mail ili vlastitog SMTP poslužitelja), na FTP poslužitelj ili putem izbornika za dijeljenje. Budući da svaki mobitel izvozi vlastitu datoteku, tijekom brojanja nema ovisnosti o poslužitelju ni sinkronizacije koja bi mogla zakazati.
5. Spojite datoteke u jedno brojanje Identični stupci čine spajanje mehaničkim: zalijepite svaku datoteku na list Skeniranja besplatnog predloška inventurne liste, a njegova inventurna lista pomoću SUMIF zbraja popisano stanje po EAN-u, i za artikl pronađen u dvije zone. Zaokretna tablica po barkodu obavlja isti posao. Ako iPhonei i Android mobiteli broje jedni uz druge, a vi držite proizvode s UPC kodom, najprije dovedite stupac barkoda na 13 znamenki pomoću =TEXT(A2,"0000000000000") (programi za tablice s decimalnim zarezom, poput hrvatskog Excela, odvajaju argumente točkom sa zarezom: TEXT(A2;"0000000000000")), tako da svaki proizvod završi u jednom retku. Prije nastavka nasumično provjerite nekoliko redaka po popisivaču.
6. Usporedite i proknjižite rezultate Usporedite popisano stanje s knjigovodstvenim: inventurna lista prikazuje razliku po artiklu (vodič za cikličko brojanje prikazuje isto pomoću VLOOKUP). Velike razlike ponovno prebrojite isti dan dok je pristup jednostavan, a zatim proknjižite popisano stanje. Koristite JTL-Wawi? Vodič JTL-Wawi: uvoz DataScan CSV datoteke inventure prikazuje uvoz pomoću JTL-Ameise. Sačuvajte svaku izvezenu datoteku i pitajte svog poreznog savjetnika koji su vam zapisi o brojanju potrebni.

Koliko traje inventura mobitelom?

Planirajte prema zonama: skeniranje je brzo, a vrijeme oduzima brojanje robe na polici. Prije dana brojanja izmjerite vrijeme za probnu zonu, a zatim raspodijelite zone među popisivače tako da svi završe otprilike u isto vrijeme. Ostavite vremena poslije za uredski posao (lijepljenje datoteka, inventurnu listu i pregled razlika), koji zamjenjuje krug pretipkavanja kod papirnatog brojanja.

Savjeti za točnost

• Brojite naslijepo: nikada ne pokazujte popisivačima očekivanu količinu; ona privlači rezultate.
• Kritična mjesta neka ponovno prebroji druga osoba. Rijetko se događa da drugi popisivač ponovi istu pogrešku; da je ponovi isti popisivač, često je.
• Pazite na pakiranje i komad. Klasična pogreška inventure: skenira se barkod pakiranja i upiše 1, a ono sadrži 12 komada. Pravilo odredite po kategoriji na uputama prije brojanja.
• Ne dijelite zonu između više ljudi. Dijeljenje prolaza zbog umora stvara dvostruka brojanja na granici; umjesto toga preraspodijelite cijele zone.

Alternative, iskreno odvagnute

Profesionalne službe za inventuru broje brzo i donose vlastiti hardver; za vrlo velike objekte ili kad je vrijeme zaposlenika najoskudniji resurs, vrijede svoje naknade po brojanju, ali ne saznajete ništa o tome odakle dolaze vaše pogreške, a podaci završavaju u njihovu formatu. Iznajmljeni terminali za skeniranje daju vam alat u ruke po cijeni najma i dostave, uz još jedan sustav koji treba svake godine naučiti. Podloge za pisanje su besplatne i spore, a krug prepisivanja dodaje pogreške upravo ondje gdje ste ih htjeli ukloniti. Mobiteli s namjenskom aplikacijom praktična su sredina: hardver u vašem vlasništvu, podaci u vašem formatu i vještine koje vrijede i za provjere pri zaprimanju robe i revizije ostatak godine. Pogledajte što još ista postavka pokriva na početnoj stranici DataScana.