Cách thực hiện kiểm kê kho bằng iPhone

Bạn có thể thực hiện một đợt kiểm kê kho toàn diện — đợt kiểm kê thực tế hằng năm — bằng chính những chiếc iPhone và điện thoại Android mà nhóm của bạn đang mang theo. Phương pháp: chia không gian thành các khu vực, trang bị cho mọi người đếm ứng dụng DataScan với cài đặt xuất dữ liệu giống hệt nhau, đếm từng khu vực bằng Quét một giá trị, rồi gộp tệp của từng người đếm vào một bảng tính và đối chiếu tồn kiểm kê với tồn sổ sách. Không phải thuê phần cứng máy quét, không cần dịch vụ kiểm kê.

Bài toán kiểm kê kho: một ngày, toàn lực, không chỗ cho sai sót

Một đợt kiểm kê kho (đếm hàng thực tế, kiểm kê tồn kho, đếm hằng năm — cách gọi thay đổi tùy bên bờ Đại Tây Dương) dồn sự thật của cả một năm ghi chép sổ sách vào một ngày đầy áp lực. Cả hai cách làm truyền thống đều gây khổ sở: kẹp giấy đồng nghĩa với một lượt gõ lại toàn bộ chữ viết tay vào bảng tính, còn thuê máy quét đầu cuối đồng nghĩa với chi phí, buổi đào tạo vào đêm hôm trước, và những thiết bị chẳng ai đụng tới kể từ năm ngoái. Trong khi đó, mỗi người đếm trong nhóm bạn đều đã mang theo một chiếc điện thoại quét được mã vạch.

Điện thoại không phải là phần khó của một đợt kiểm kê kho. Khâu phối hợp mới khó — và đó là lý do phần lớn bài hướng dẫn này nói về việc chuẩn bị và gộp dữ liệu, chứ không phải về việc quét.

Kiểm kê cuối năm: đếm mọi thứ một lần

Tại Đức, § 240 HGB yêu cầu thương nhân (Kaufleute) lập bảng kiểm kê vào cuối mỗi năm tài chính. Ở hình thức cổ điển là kiểm kê theo ngày chốt (Stichtagsinventur), mọi mặt hàng được đếm thực tế một lần, vào đúng hoặc gần ngày lập bảng cân đối kế toán — với nhiều doanh nghiệp là ngày 31 tháng 12. Hình thức này hay một hình thức khác áp dụng cho bạn, và bạn phải lưu giữ những hồ sơ nào, là câu hỏi dành cho cố vấn thuế của bạn. Với bản thân việc đếm, ba thói quen sẽ giúp ích: mỗi kệ thuộc về đúng một khu vực, không có gì được nhập vào hay xuất ra trong lúc đếm, và mọi tệp xuất đều được giữ lại.

Trước ngày kiểm kê: khâu chuẩn bị quyết định kết quả

• Đóng băng luồng hàng. Hãy đếm ngoài giờ bán hàng, hoặc khoanh vùng khu nhận hàng và xuất hàng. Hàng di chuyển giữa lúc đếm là nguồn kinh điển của những chênh lệch không giải thích được.
• Dọn dẹp trước. Hàng trả lại về đúng ngăn, hàng dư được kéo ra phía trước, những thùng hàng không rõ nội dung được mở trước khi đếm. Đếm một kệ lộn xộn còn chậm hơn dọn dẹp rồi mới đếm.
• Dán nhãn cho hàng chưa có nhãn. Hàng xá và hàng tự làm cần được in mã vạch nội bộ từ trước, hoặc có kế hoạch dùng một danh sách thủ công ngắn.
• Hướng dẫn người đếm. Mười phút: cách quét, cách nhập số lượng, xử lý hàng hỏng thế nào, hỏi ai khi cần. Bản thân ứng dụng không cần đào tạo gì thêm.

Kiểm kê kho bằng iPhone, từng bước một

1. Chia không gian thành các khu vực Chia cửa hàng hoặc nhà kho thành những khu vực mà một người có thể đếm xong trong 30-60 phút — một lối đi, một dãy kệ dọc tường, phòng phía sau. Vẽ chúng trên sơ đồ mặt bằng và đặt tên. Mỗi kệ thuộc về đúng một khu vực: chỗ hở và chỗ chồng lấn chính là lý do mặt hàng bị đếm không lần nào hoặc hai lần.
2. Chuẩn bị các điện thoại Mỗi người đếm cài DataScan — trên iPhone hoặc Android — và nhận cùng một bộ cài đặt: định dạng xuất, tiêu đề cột, định dạng ngày. Trong phần cài đặt của Quét một giá trị, hãy bật Tổng hợp số lượng: khi đó tệp của mỗi người đếm đã có sẵn một hàng cho mỗi mã vạch kèm tổng của nó. Một tệp cài đặt sao chép cấu hình sang mọi điện thoại, nên việc này chỉ mất vài phút chứ không phải cả một buổi tối. Bản dùng thử miễn phí 7 ngày là đủ cho một lần đếm thử trước đợt đếm thật.
3. Đếm từng khu vực bằng Quét một giá trị Quét một giá trị là chế độ dành cho kiểm kê: quét mã vạch của sản phẩm, đếm trên kệ, gõ số lượng, sang sản phẩm tiếp theo. Mỗi phiên quét một khu vực: xuất khu vực đó, rồi chạm Bắt đầu quét mới và chọn Xóa trước khi đếm khu vực tiếp theo, để mỗi tệp chứa đúng một khu vực (đặt tên tệp kiểu zone-A3 2026-12-31). Mọi lượt quét được lưu trên điện thoại ngay khi bạn quét — không cần sóng dưới tầng hầm hay trong phòng lạnh.
4. Xuất mọi khu vực thành CSV Người đếm xong xuất từng khu vực thành CSV tới một điểm tập kết duy nhất (không xuất thành Excel: tệp Excel của ứng dụng lưu mọi giá trị dưới dạng văn bản, và SUMIF bỏ qua số lượng dạng văn bản): một hộp thư chung qua email (qua ứng dụng Mail hoặc máy chủ SMTP của riêng bạn), một máy chủ FTP, hoặc bảng chia sẻ. Vì mỗi điện thoại tự xuất tệp riêng, không có sự phụ thuộc vào máy chủ giữa lúc đếm và không có đồng bộ nào có thể thất bại.
5. Gộp các tệp thành một kết quả đếm duy nhất Các cột giống hệt nhau biến việc gộp thành thao tác máy móc: dán mọi tệp vào trang Lượt quét của mẫu phiếu kiểm kê kho miễn phí, và trang phiếu kiểm kê của mẫu sẽ cộng tồn kiểm kê theo từng EAN bằng SUMIF — kể cả với mặt hàng được tìm thấy ở hai khu vực. Một bảng tổng hợp (pivot table) theo mã vạch cũng làm được việc tương tự. Nếu iPhone và điện thoại Android cùng đếm song song và bạn có hàng mang mã UPC, trước tiên hãy đưa cột mã vạch về 13 chữ số bằng =TEXT(A2,"0000000000000") (các bảng tính dùng dấu phẩy thập phân, như Excel tiếng Đức, phân cách các đối số bằng dấu chấm phẩy: TEXT(A2;"0000000000000")), để mỗi sản phẩm chỉ nằm trên một hàng. Hãy kiểm tra ngẫu nhiên vài hàng của mỗi người đếm trước khi làm tiếp.
6. Đối chiếu và ghi nhận kết quả So sánh tồn kiểm kê với tồn sổ sách: phiếu kiểm kê hiển thị chênh lệch cho từng mặt hàng (hướng dẫn kiểm kê theo chu kỳ trình bày cách làm tương tự bằng VLOOKUP). Đếm lại những chênh lệch lớn ngay trong ngày khi vẫn còn dễ tiếp cận, rồi ghi nhận tồn kiểm kê. Đang dùng JTL-Wawi? Hướng dẫn JTL-Wawi: nhập tệp CSV kiểm kê của DataScan trình bày cách nhập bằng JTL-Ameise. Hãy giữ lại mọi tệp đã xuất và hỏi cố vấn thuế của bạn xem cần lưu những hồ sơ nào về đợt đếm.

Một đợt kiểm kê bằng điện thoại mất bao lâu?

Hãy ước lượng dựa trên các khu vực: việc quét diễn ra nhanh, còn đếm hàng trên mặt kệ mới tốn thời gian. Hãy bấm giờ một khu vực thử trước ngày kiểm kê, rồi chia các khu vực cho những người đếm để mọi người xong vào khoảng cùng một lúc. Hãy dành thời gian sau đó cho phần việc bàn giấy — dán các tệp, phiếu kiểm kê và rà soát chênh lệch — thay cho lượt gõ lại của một đợt đếm trên giấy.

Mẹo để đếm chính xác

• Đếm mù — không bao giờ cho người đếm thấy số lượng dự kiến; con số đó kéo kết quả về phía nó.
• Để một người khác đếm lại các điểm nóng. Người đếm thứ hai lặp lại đúng lỗi đó là hiếm; cùng một người lặp lại lỗi của mình thì thường gặp.
• Chú ý số lượng theo thùng so với theo đơn vị. Lỗi kiểm kê kinh điển: quét mã vạch của thùng và nhập 1 trong khi thùng chứa 12. Hãy thống nhất quy tắc cho từng nhóm hàng trong buổi hướng dẫn.
• Đừng chia một khu vực cho nhiều người. Chia đôi một lối đi vì mệt mỏi sẽ sinh ra đếm trùng ở chỗ giáp ranh; thay vào đó hãy giao lại trọn khu vực.

Các phương án khác, cân nhắc một cách trung thực

Dịch vụ kiểm kê chuyên nghiệp đếm nhanh và mang theo phần cứng riêng; với cơ sở rất lớn hoặc khi thời gian của nhân viên là nguồn lực khan hiếm nhất, chúng đáng với khoản phí mỗi lần đếm — nhưng bạn không biết được sai sót của mình đến từ đâu, và dữ liệu nằm ở định dạng của họ. Thuê máy quét đầu cuối đặt công cụ vào tay bạn với chi phí thuê cộng vận chuyển, và thêm một hệ thống phải học lại mỗi năm. Kẹp giấy thì miễn phí nhưng chậm, và lượt chép lại sinh thêm lỗi đúng ở chỗ bạn đang muốn loại bỏ lỗi. Điện thoại với một ứng dụng chuyên dụng nằm ở khoảng giữa thực tế: phần cứng của chính bạn, dữ liệu theo định dạng của bạn, và kỹ năng dùng tiếp được cho việc kiểm tra nhận hàng và kiểm toán trong phần còn lại của năm. Xem cùng thiết lập này còn đáp ứng được những gì trên trang chủ DataScan.