Een voorraadopname uitvoeren met een iPhone

U kunt een volledige voorraadopname — de jaarlijkse fysieke inventarisatie — uitvoeren met de iPhones en Android-telefoons die uw team al bij zich draagt. De methode: verdeel de ruimte in zones, geef elke teller DataScan met identieke exportinstellingen, tel elke zone met de Scan met één waarde, voeg daarna het bestand van elke teller samen in één spreadsheet en vergelijk de getelde voorraad met de boekvoorraad. Geen gehuurde scannerhardware, geen telbureau.

Het probleem van de voorraadopname: één dag, alle hens, geen ruimte voor fouten

Een voorraadopname (fysieke inventarisatie, voorraadtelling, jaarlijkse telling — de term verschilt per regio) perst een jaar aan administratieve waarheid samen in één dag onder hoge druk. De traditionele varianten doen allebei pijn: klemborden betekenen een tweede volledige ronde waarin handschrift in een spreadsheet wordt getypt, en gehuurde scannerterminals betekenen kosten, training de avond ervoor en hardware die niemand sinds vorig jaar heeft gebruikt. Ondertussen draagt elke teller in uw team al een telefoon bij zich die barcodes kan scannen.

De telefoons zijn niet het moeilijke deel van een voorraadopname. De coördinatie is dat wel — daarom gaat het grootste deel van deze handleiding over voorbereiding en samenvoegen, niet over scannen.

De jaarlijkse voorraadopname: alles één keer tellen

In Duitsland verplicht § 240 HGB kooplieden (Kaufleute) om aan het einde van elk boekjaar een inventaris op te stellen. In de klassieke vorm, de telling op de peildatum (Stichtagsinventur), wordt elk artikel één keer fysiek geteld, op of rond de balansdatum — voor veel bedrijven 31 december. Of die vorm of een andere voor u geldt, en welke vastleggingen u moet bewaren, is een vraag voor uw belastingadviseur. Voor de telling zelf helpen drie gewoonten: elk schap hoort bij precies één zone, er gaat niets in of uit zolang u telt, en elk exportbestand wordt bewaard.

Voor de teldag: voorbereiding die de uitkomst bepaalt

• Bevries de goederenstroom. Tel buiten openingstijden, of zet ontvangst en verzending stil. Voorraad die tijdens de telling beweegt, is de klassieke bron van onverklaarbare verschillen.
• Eerst opruimen. Retouren in het juiste vak, overvoorraad naar voren, onbekende dozen vóór de telling geopend. Een rommelig schap tellen gaat langzamer dan het eerst opruimen en dan tellen.
• Label wat geen label heeft. Bulkgoederen en zelfgemaakte artikelen hebben vooraf afgedrukte eigen barcodes nodig, of een plan voor een korte handmatige lijst.
• Instrueer de tellers. Tien minuten: hoe u scant, hoe u aantallen invoert, wat u met beschadigde voorraad doet, bij wie u terechtkunt. De app zelf vraagt geen verdere training.

Voorraadopname met iPhones, stap voor stap

1. Verdeel de ruimte in zones Deel de winkel of het magazijn op in zones die één persoon in 30-60 minuten kan tellen — een gangpad, een wand met stellingen, de achterruimte. Teken ze op een plattegrond en geef ze namen. Elk schap hoort bij precies één zone: door gaten en overlappingen worden artikelen nul of twee keer geteld.
2. Bereid de telefoons voor Elke teller installeert DataScan — op iPhone of Android — en krijgt dezelfde instellingen: exportformaat, kolomkoppen, datumnotatie. Schakel in de instellingen van de Scan met één waarde Hoeveelheden samenvatten in: het bestand van elke teller heeft dan al één rij per barcode met het totaal. Een instellingenbestand kopieert de configuratie naar elke telefoon, dus dit kost minuten, geen avond. De gratis proefperiode van 7 dagen is genoeg voor een testtelling vóór de echte.
3. Tel zone voor zone met de Scan met één waarde De Scan met één waarde is de modus voor de voorraadopname: barcode van het product scannen, het schap tellen, het aantal typen, volgend product. Eén zone per scansessie: exporteer de zone, tik daarna op Nieuwe scan starten en kies Verwijderen voordat u de volgende zone telt, zodat elk bestand precies één zone bevat (sla het op als zone-A3 2026-12-31). Elke scan wordt op de telefoon opgeslagen op het moment dat u hem maakt — geen bereik nodig in de kelder of de koelruimte.
4. Exporteer elke zone als CSV Tellers die klaar zijn, exporteren elke zone als CSV naar één verzamelpunt (niet als Excel: het Excel-bestand van de app slaat elke waarde op als tekst, en SOM.ALS slaat aantallen in tekstvorm over): per e-mail naar een gedeelde mailbox (via de Mail-app of uw eigen SMTP-server), naar een FTP-server of via het deelblad. Omdat elke telefoon zijn eigen bestand exporteert, hangt de telling niet af van een server en kan er geen synchronisatie mislukken.
5. Voeg de bestanden samen tot één telling Identieke kolommen maken samenvoegen tot routinewerk: plak elk bestand in het blad Scans van het gratis sjabloon voor de voorraadtellijst, en de tellijst daarin telt de getelde voorraad per EAN op met SOM.ALS — ook voor een artikel dat in twee zones is gevonden. Een draaitabel op barcode doet hetzelfde. Tellen iPhones en Android-telefoons naast elkaar en voert u producten met een UPC-code, breng de barcodekolom dan eerst op 13 cijfers met =TEXT(A2,"0000000000000") (in Nederlandstalige Excel: =TEKST(A2;"0000000000000")), zodat elk product in één rij terechtkomt. Controleer steekproefsgewijs een paar rijen per teller voordat u verdergaat.
6. Vergelijk en boek de resultaten Vergelijk de getelde voorraad met de boekvoorraad: de tellijst toont het verschil per artikel (de handleiding voor cyclisch tellen toont hetzelfde met VERT.ZOEKEN). Tel grote verschillen dezelfde dag opnieuw, zolang alles nog goed bereikbaar is, en boek daarna de getelde voorraad. Werkt u met JTL-Wawi? De handleiding JTL-Wawi: een voorraadopname-CSV van DataScan importeren toont de import met JTL-Ameise. Bewaar elk geëxporteerd bestand en vraag uw belastingadviseur welke vastleggingen van de telling u nodig hebt.

Hoe lang duurt een voorraadopname met telefoons?

Plan vanuit de zones: scannen gaat snel, het tellen van wat in het schap staat kost de tijd. Meet de tijd voor een testzone vóór de teldag en verdeel de zones daarna zo over uw tellers dat iedereen ongeveer tegelijk klaar is. Reserveer daarna tijd voor het bureauwerk — de bestanden plakken, de tellijst en het nalopen van de verschillen — dat de typronde van een papieren telling vervangt.

Tips voor nauwkeurigheid

• Tel blind — laat tellers nooit het verwachte aantal zien; dat trekt de resultaten ernaartoe.
• Laat probleemplekken door iemand anders opnieuw tellen. Dat een tweede teller dezelfde fout herhaalt, is zeldzaam; dat dezelfde teller hem herhaalt, komt vaak voor.
• Let op doos- versus stuksaantallen. De klassieke fout bij een voorraadopname: de barcode van een doos scannen en 1 invoeren terwijl er 12 in zitten. Leg de regel per categorie vast in de instructie.
• Verdeel een zone niet over meerdere mensen. Een gangpad uit vermoeidheid opsplitsen levert dubbele tellingen op bij de naad; wijs liever hele zones opnieuw toe.

Alternatieven, eerlijk afgewogen

Professionele telbureaus tellen snel en brengen hun eigen hardware mee; voor zeer grote locaties of wanneer personeelstijd het schaarst is, zijn ze hun tarief per telling waard — maar u leert niets over waar uw fouten vandaan komen, en de gegevens komen in hun formaat terecht. Gehuurde scannerterminals geven u het gereedschap zelf in handen, tegen huur- plus verzendkosten en met elk jaar weer een systeem om te leren. Klemborden zijn gratis en traag, en het overtypen voegt fouten toe precies waar u ze probeerde weg te nemen. Telefoons met een speciaal ontwikkelde app zitten in het praktische midden: hardware die u bezit, gegevens in uw formaat en vaardigheden die u de rest van het jaar ook bij ontvangstcontroles en audits gebruikt. Bekijk wat dezelfde opzet nog meer dekt op de homepage van DataScan.