Barcodes scannen naar een Excel-spreadsheet

De snelste manier om barcodes naar een Excel-spreadsheet te scannen is een telefoonapp die scans als gestructureerde rijen vastlegt en ze exporteert als Excel- of CSV-bestand. Met DataScan scant u elk artikel met de camera, voegt u zo nodig een aantal toe en exporteert u een bestand dat in Excel opent — één rij per scan, met barcode, aantal en tijdstempel elk in een eigen kolom.

Waarom barcodes overtypen in Excel niet schaalbaar is

De meeste voorraadlijsten, bestelbladen en activaregisters staan al in Excel. De zwakke schakel is het invoeren van de gegevens: een 13-cijferige EAN van een label aflezen en in een cel typen kost ongeveer tien seconden per artikel en werkt omgedraaide cijfers in de hand. Bij 300 artikelen is dat een uur foutgevoelig typwerk — en één verkeerd cijfer betekent dat een opzoekactie later ongemerkt mislukt.

Een telefooncamera leest dezelfde barcode ruim binnen een seconde en draait nooit cijfers om. Het punt van een barcode-naar-Excel-workflow is niet alleen snelheid; het is dat elke waarde in de spreadsheet exact overeenkomt met wat er op het label stond.

Barcodes naar Excel scannen met uw iPhone of Android-telefoon: stap voor stap

1. Installeer een barcode-naar-Excel-app Installeer DataScan op uw iPhone of Android-telefoon. Alle functies zijn beschikbaar tijdens de gratis proefperiode van 7 dagen, zodat u uw volledige workflow — inclusief de export — kunt testen voordat u iets betaalt.
2. Stel uw exportkolommen in Kies bij Instellingen uw gewenste exportformaat (Excel of CSV), hernoem de kopregel van de barcodekolom zodat die overeenkomt met de kolomnaam die uw spreadsheet verwacht, en kies de datum- en tijdnotatie. U kunt ook bepalen of datum en tijd in één kolom of in twee kolommen terechtkomen. Kopregels die eenmalig goed staan, betekenen daarna nul opschoonwerk bij elke export.
3. Kies een scanmodus Voor een eenvoudige lijst met barcodes gebruikt u de Continue scan — die legt één rij per scan vast, zo snel als u de camera kunt richten, met een pauze via aanraken en vasthouden wanneer u zich moet herpositioneren. Voor het tellen van voorraad gebruikt u de Scan met één waarde: scan een barcode, typ het aantal, scan de volgende.
4. Scan uw artikelen Werk het schap, de pallet of de stapel producten door. Elke scan wordt lokaal op de telefoon opgeslagen met een tijdstempel, dus dit werkt in een kelderopslag zonder bereik net zo goed als op Wi-Fi.
5. Controleer de sessie Open de lijst met gescande artikelen om het aantal te verifiëren, per ongeluk dubbel gescande regels te verwijderen en te bevestigen dat alles wat u verwachtte er ook staat. Dertig seconden controle voorkomt een ongemakkelijke correctie nadat het bestand al is rondgemaild.
6. Exporteer en open in Excel Exporteer de sessie en kies een afleverroute: deel het bestand met een willekeurige app op uw telefoon, mail het via uw eigen SMTP-server of upload het naar een FTP/SFTP-server. Open het Excel-bestand — of importeer de CSV via Gegevens → Uit tekst/CSV — en uw scans verschijnen als nette rijen onder de kopregels die u hebt ingesteld.

Excel of CSV: welk exportformaat kunt u het beste gebruiken?

Beide komen op dezelfde plek terecht, maar ze gedragen zich onderweg anders. Excel (een Excel-compatibel .xls-bestand) is de makkelijke keuze wanneer een mens het bestand opent: elke cel wordt als tekst opgeslagen, dus lange barcodenummers blijven intact en niemand hoeft over scheidingstekens na te denken. Omdat aantallen ook als tekst binnenkomen, zet u die kolom eerst om naar getallen voordat u optelt. CSV is de betere keuze wanneer software het bestand leest — een ERP-import, een Power Query-vernieuwing, een script — omdat het platte tekst is en u elk detail bepaalt: scheidingsteken (komma of puntkomma, wat van belang is voor Europese Excel-versies), bestandscodering, regeleinden en of kopregels worden meegenomen.

Een praktische verdeling: gebruik het Excel-bestand voor incidentele tellingen die u naar een collega mailt, en CSV voor alles wat terugkeert en een bestaande werkmap of systeem voedt. DataScan onthoudt de instellingen in beide gevallen, dus dit is een eenmalige beslissing per workflow en geen klus bij elke export.

Tips voor een nette barcode-naar-Excel-workflow

• Laat kopregels aansluiten op uw hoofdblad. Verwacht uw werkmap een kolom met de naam SKU, hernoem dan de kopregel van de barcodekolom in de app voordat u exporteert. Kopiëren en plakken sluit dan aan zonder kolommen te hoeven verschuiven.
• Gebruik één sessie per locatie. Scan gangpad 3 als één sessie en gangpad 4 als de volgende. Kleine, benoemde exports zijn veel eenvoudiger af te stemmen dan één bestand van 2.000 regels — en de opties voor bestandsnaamgeving houden de exports gesorteerd.
• Tijdstempels tonen het moment. Elke rij draagt een scantijdstempel, dus u ziet wanneer een telling plaatsvond en welke van twee tegenstrijdige tellingen de nieuwste is.
• Ontdubbel bewust. Bepaal vooraf of een dubbele scan aantal 2 betekent of een vergissing is. Kies voor tellingen bij voorkeur de modus Scan met één waarde en voer aantallen in; DataScan kan herhaalde scans ook samenvatten tot één rij met een telling, of dezelfde code negeren wanneer die twee keer achter elkaar wordt gescand.

Andere manieren om barcodes in Excel te krijgen

Eerlijke alternatieven: een USB- of Bluetooth-keyboard-wedge-scanner typt elke scan in de cel waar uw cursor staat. Dat werkt prima aan een vaste werkplek en vraagt geen exportstap, maar het legt alleen de kale barcode vast — geen vraag om een aantal, geen tijdstempels, geen notities — en het bindt u aan de computer. De mobiele app van Excel heeft zelf een camerafunctie voor gegevensinvoer, maar die is gebouwd voor het vastleggen van gedrukte tabellen, niet voor barcodewerk met hoge volumes. Een telefoonapp wint wanneer u door een magazijn beweegt, gestructureerde kolommen nodig hebt of aantallen bij het schap wilt vastleggen — precies zoals een wijnhandel leveranciersbestellingen opbouwt door flessen te scannen in plaats van SKU's te typen.

Werkt u in plaats daarvan in het ecosysteem van Google? Dezelfde sessie-exports voeden ook een spreadsheet in Drive — zie de bijbehorende handleiding over barcodes scannen naar Google Sheets, of begin bij de DataScan-homepage voor een overzicht van alle vijf scanmodi.