Jak skanować kody kreskowe do arkusza Excela

Najszybszym sposobem na skanowanie kodów kreskowych do arkusza Excela jest aplikacja na telefon, która rejestruje skany jako uporządkowane wiersze i eksportuje je jako plik Excela lub CSV. Z DataScan skanują Państwo każdy produkt aparatem, w razie potrzeby dodają ilość i eksportują plik, który otwiera się w Excelu — jeden wiersz na skan, z kodem kreskowym, ilością i znacznikiem czasu we własnych kolumnach.

Dlaczego ręczne wpisywanie kodów kreskowych do Excela się nie sprawdza

Większość list zapasów, arkuszy zamówień i rejestrów zasobów już dziś znajduje się w Excelu. Słabym ogniwem jest wprowadzanie danych: odczytanie 13-cyfrowego kodu EAN z etykiety i wpisanie go do komórki zajmuje około dziesięciu sekund na pozycję i sprzyja przestawianiu cyfr. Przy 300 pozycjach to godzina podatnego na błędy pisania — a jedna błędna cyfra oznacza wyszukiwanie, które później po cichu zawiedzie.

Aparat telefonu odczytuje ten sam kod kreskowy w znacznie mniej niż sekundę i nigdy nie przestawia cyfr. Sens procesu „kod kreskowy do Excela” to nie tylko szybkość; chodzi o to, że każda wartość w arkuszu jest dokładnie tym, co wydrukowano na etykiecie.

Skanowanie kodów kreskowych do Excela iPhone'em lub telefonem z Androidem: krok po kroku

1. Zainstaluj aplikację do skanowania kodów kreskowych do Excela Zainstaluj DataScan na iPhonie lub telefonie z Androidem. Wszystkie funkcje są dostępne w 7-dniowym bezpłatnym okresie próbnym, więc mogą Państwo przetestować cały proces — łącznie z eksportem — zanim cokolwiek zapłacą.
2. Skonfiguruj kolumny eksportu W Ustawieniach wybierz preferowany format eksportu (Excel lub CSV), zmień nazwę nagłówka kolumny z kodem kreskowym na nazwę, której oczekuje Państwa arkusz, i wybierz formaty daty oraz godziny. Mogą Państwo również zdecydować, czy data i godzina trafią do jednej kolumny, czy do dwóch. Jednorazowe poprawne ustawienie nagłówków oznacza zero porządkowania przy każdym kolejnym eksporcie.
3. Wybierz tryb skanowania Do zwykłej listy kodów kreskowych użyj trybu Skanowanie ciągłe — rejestruje jeden wiersz na skan tak szybko, jak zdążysz skierować aparat, z pauzą po dotknięciu i przytrzymaniu, gdy trzeba zmienić pozycję. Do liczenia zapasów użyj trybu Skanowanie pojedynczej wartości: zeskanuj kod kreskowy, wpisz ilość, zeskanuj następny.
4. Zeskanuj produkty Przejdź przez półkę, paletę lub stos produktów. Każdy skan jest zapisywany lokalnie w telefonie ze znacznikiem czasu, więc działa to w piwnicznym magazynku bez zasięgu równie dobrze jak przy Wi-Fi.
5. Sprawdź sesję Otwórz listę zeskanowanych pozycji, aby zweryfikować liczbę, usunąć przypadkowe podwójne skany i potwierdzić, że jest wszystko, czego Państwo oczekiwali. Trzydzieści sekund przeglądu pozwala uniknąć niezręcznej korekty po rozesłaniu pliku e-mailem.
6. Wyeksportuj i otwórz w Excelu Wyeksportuj sesję i wybierz sposób dostarczenia: udostępnij plik dowolnej aplikacji w telefonie, wyślij go e-mailem przez własny serwer SMTP albo prześlij na serwer FTP/SFTP. Otwórz plik Excela — lub zaimportuj CSV przez Dane → Z tekstu/CSV — a Państwa skany pojawią się jako uporządkowane wiersze pod skonfigurowanymi nagłówkami.

Excel czy CSV: którego formatu eksportu użyć?

Oba trafiają w to samo miejsce, ale po drodze zachowują się inaczej. Excel (plik .xls zgodny z Excelem) to prosty wybór, gdy plik otwiera człowiek: każda komórka jest zapisana jako tekst, więc długie numery kodów kreskowych pozostają nienaruszone i nikt nie musi myśleć o separatorach. Ponieważ ilości również trafiają do pliku jako tekst, przed sumowaniem przekonwertuj tę kolumnę na liczby. CSV jest lepszym wyborem, gdy plik odczytuje oprogramowanie — import do systemu ERP, odświeżenie w Power Query, skrypt — ponieważ to zwykły tekst i kontrolują Państwo każdy szczegół: separator (przecinek lub średnik, co ma znaczenie dla europejskich wersji Excela), kodowanie pliku, znaki końca wiersza oraz to, czy nagłówki są dołączane.

Praktyczny podział: plik Excela do doraźnych spisów wysyłanych e-mailem do współpracownika, a CSV do wszystkiego, co powtarzalne i zasila istniejący skoroszyt lub system. DataScan zapamiętuje ustawienia w obu przypadkach, więc jest to jednorazowa decyzja dla danego procesu, a nie zadanie przy każdym eksporcie.

Wskazówki dla przejrzystego procesu od kodu kreskowego do Excela

• Dopasuj nagłówki do arkusza głównego. Jeśli Państwa skoroszyt oczekuje kolumny o nazwie SKU, zmień nazwę nagłówka kolumny z kodem kreskowym w aplikacji przed eksportem. Kopiuj-wklej będzie wtedy pasować bez przestawiania kolumn.
• Używaj jednej sesji na lokalizację. Zeskanuj alejkę 3 jako jedną sesję, alejkę 4 jako kolejną. Małe, nazwane eksporty są znacznie łatwiejsze do uzgodnienia niż jeden plik z 2000 wierszy — a opcje nazewnictwa plików utrzymują eksporty w porządku.
• Znaczniki czasu pokazują, kiedy. Każdy wiersz zawiera znacznik czasu skanu, więc widzą Państwo, kiedy odbył się spis i który z dwóch sprzecznych spisów jest nowszy.
• Usuwaj duplikaty świadomie. Zdecyduj z góry, czy podwójny skan ma oznaczać ilość 2, czy pomyłkę. Do spisów lepszy jest tryb Skanowanie pojedynczej wartości z wpisywaniem ilości; DataScan potrafi też zebrać powtórzone skany w jeden wiersz z liczbą skanów albo ignorować ten sam kod zeskanowany dwa razy z rzędu.

Inne sposoby na przeniesienie kodów kreskowych do Excela

Uczciwe alternatywy: skaner typu keyboard wedge na USB lub Bluetooth wpisuje każdy skan do komórki, w której znajduje się kursor. Sprawdza się to świetnie przy stałym stanowisku i nie wymaga kroku eksportu, ale rejestruje wyłącznie sam kod kreskowy — bez pytania o ilość, bez znaczników czasu, bez notatek — i przywiązuje Państwa do komputera. Mobilna aplikacja Excela ma funkcję wprowadzania danych aparatem, ale jest stworzona do przechwytywania drukowanych tabel, a nie do intensywnej pracy z kodami kreskowymi. Aplikacja na telefon wygrywa, gdy poruszają się Państwo po magazynie, potrzebują uporządkowanych kolumn albo chcą rejestrować ilości przy półce — dokładnie tak, jak sklep z winem buduje zamówienia u dostawców, skanując butelki zamiast wpisywać numery SKU.

Pracują Państwo raczej w ekosystemie Google? Te same eksporty sesji zasilają też arkusz w Drive — zajrzyj do towarzyszącego poradnika o skanowaniu kodów kreskowych do Google Sheets lub zacznij od strony głównej DataScan, aby poznać przegląd wszystkich pięciu trybów skanowania.