Jak przenieść skany kodów kreskowych do SAP lub QuickBooks (import CSV)

Prostym sposobem na przeniesienie mobilnych skanów kodów kreskowych do SAP lub QuickBooks jest plik: skanują Państwo aplikacją w telefonie, eksportują plik CSV lub Excel ukształtowany tak, jak oczekuje tego procedura importu w Państwa systemie, a procedura wykonuje księgowanie. DataScan rejestruje skany, formatuje plik i jednym stuknięciem przesyła go na Państwa serwer SFTP — bez licencji skanujących, bez abonamentu na oprogramowanie pośredniczące, bez projektu API.

Skanowanie mobilne bez projektu integracyjnego

Skanowanie mobilne, które księguje bezpośrednio w SAP lub QuickBooks, zwykle oznacza dodatkowy produkt, dedykowane urządzenia i projekt integracyjny. Dla magazynu robiącego cotygodniowy spis albo sklepu przyjmującego kilka palet dziennie to często więcej, niż wymaga zadanie.

Państwa system już potrafi zaimportować plik. SAP od dziesięcioleci ma wsad wejściowy i procedury wgrywania plików; QuickBooks importuje Excel i CSV od ręki. Brakuje jedynie rzetelnego rejestrowania skanów na hali i dostarczenia czystego pliku — a to problem aplikacji w telefonie, a nie systemu ERP.

Od skanu przez CSV do SAP lub QuickBooks: krok po kroku

1. Zdefiniuj plik, którego oczekuje Państwa system Zanim otworzysz aplikację, zapytaj osobę odpowiedzialną za import, jakich kolumn, nagłówków, separatora i formatu daty oczekuje. Wgrywanie inwentaryzacji w SAP może wymagać pól materiał, ilość, data spisu; import pozycji w QuickBooks ma własne nazwy nagłówków. Dziesięć minut z właściwą osobą oszczędza pracy przy każdym późniejszym eksporcie.
2. Skonfiguruj eksport w DataScan tak, aby pasował W Ustawieniach ustaw format eksportu (CSV lub Excel), separator CSV (przecinek lub średnik), znaki końca wiersza oraz formaty daty i godziny. Następnie zmień nazwy tych nagłówków kolumn, na które pozwala aplikacja: kolumny kodu kreskowego (na Materiał, SKU albo cokolwiek przewiduje specyfikacja), kolumny ilości lub liczby skanów, a w trybie Skanowanie jeden do wielu kolumny kodu głównego i podrzędnego. To praca jednorazowa: każdy późniejszy eksport ma ten sam układ.
3. Skanuj w trybie pasującym do zadania Do spisów zasilających SAP albo korektę w QuickBooks użyj trybu Skanowanie pojedynczej wartości — zeskanuj kod kreskowy, wpisz policzoną ilość, jeden wiersz na pozycję. Do zwykłych list (numery seryjne, przyjęte kartony) szybszy jest Skanowanie ciągłe. Jeśli najpierw wyeksportują Państwo listę główną ze swojego systemu, Skanowanie z wyszukiwaniem weryfikuje względem niej każdy kod na bieżąco — zobacz poradnik o weryfikowaniu skanów względem bazy danych produktów.
4. Dostarcz plik Wyeksportuj sesję i wybierz drogę: przesyłka przez SFTP wprost do folderu na serwerze, e-mail przez własny serwer SMTP albo udostępnienie pliku dowolnej aplikacji w telefonie. Każda sesja otrzymuje własną nazwę pliku; data i godzina dołączone do nazwy w opcji Nazewnictwo plików eksportu utrzymują pliki w porządku.
5. Zaimportuj do SAP lub QuickBooks Uruchom procedurę, którą Państwa system już posiada. W SAP jest to zwykle sesja wsadu wejściowego albo wgrywanie w stylu LSMW dla spisów zapasów — albo po prostu przekazanie pliku zespołowi odpowiedzialnemu za te transakcje. W QuickBooks użyj wbudowanego importu Excel/CSV lub wklej wiersze do korekty stanu magazynowego. Tak czy inaczej, księgowanie danych wykonuje własny, wspierany mechanizm systemu.
6. Zweryfikuj zaksięgowanie Porównaj wyrywkowo kilka zaimportowanych rekordów z sesją w telefonie. Liczba wierszy i znaczniki czasu poszczególnych skanów ułatwiają potwierdzenie dotarcia całego pliku i pokazują, kiedy zeskanowano każdą pozycję.

SFTP: cicha wygrana automatyzacji

Jeśli Państwa organizacja korzysta z jakiegokolwiek oprogramowania pośredniczącego — albo choćby ze zwykłego zadania harmonogramu — obserwowany folder jest klasycznym wzorcem: pliki, które się w nim pojawiają, są automatycznie walidowane i importowane. DataScan przesyła ukończoną sesję na serwer SFTP po stuknięciu Zapisz na serwerze, co zamienia cały proces w zeskanuj, stuknij Zapisz na serwerze, gotowe. Magazyn w ogóle nie dotyka komputera. Każda sesja otrzymuje własną nazwę pliku; dodaj datę i godzinę do nazwy w opcji Nazewnictwo plików eksportu, aby zadanie importu mogło pobierać pliki w kolejności.

To również uczciwie postawiona granica tego podejścia: jest ono oparte na plikach, a nie działa w czasie rzeczywistym. Skany księgują się w chwili importu pliku, a nie w momencie odczytania kodu kreskowego. Przy kontroli przyjęć, spisach, audytach i korektach — czyli zadaniach, w których dane i tak przegląda człowiek — to opóźnienie nic nie kosztuje. Jeśli potrzebują Państwo, aby każdy skan trafiał do SAP w ciągu sekund (sortowanie na przenośnikach, kompletacja w czasie rzeczywistym), właśnie do tego służą certyfikowane produkty z połączeniem na żywo, w swoich cenach.

Co powiedzieć działowi IT

• Brak chmury dostawcy dla danych ze skanowania. Skany są przechowywane na urządzeniu i wędrują wyłącznie kanałami, które Państwo wybiorą — Państwa serwerem SMTP, Państwa serwerem SFTP albo przez arkusz udostępniania.
• Bez kont, bez reklam. Aplikacja nie wymaga rejestracji i nie wysyła nam danych ze skanowania.
• Działa offline. Skanowanie w ogóle nie potrzebuje łączności; sieć wchodzi do gry dopiero przy eksporcie. Alejki z regałami i piwniczne magazyny nie stanowią problemu.
• Nic nie sięga bezpośrednio do systemu ERP. Import przebiega własną, wspieraną procedurą Państwa systemu, z całą walidacją, którą Państwa zespół już stosuje.
• Ta sama konfiguracja na każdym telefonie. Plik ustawień kopiuje konfigurację na inne urządzenia, więc dziesięć telefonów w strefie przyjęć tworzy identyczne układy plików.

Jak to wygląda w praktyce

Przy spisach w magazynie pętla wygląda tak: Skanowanie pojedynczej wartości dla każdej strefy, plik CSV rozdzielany średnikami z nagłówkiem numeru materiału, którego oczekuje wgrywanie w SAP, przesłanie przez SFTP, import wsadowy — przykładowy proces inwentaryzacji części produkcyjnych pokazuje pokrewną konfigurację. Ta sama dyscyplina plikowa obejmuje przyjmowanie dostaw względem zamówień zakupu (zobacz przyjęcia magazynowe ze skanerem w telefonie) oraz zwykłą pracę w arkuszu — poradnik skanowania do Excela omawia szczegóły formatu, w tym pułapkę notacji naukowej przy długich numerycznych kodach kreskowych.

Inne sposoby połączenia skanowania z SAP lub QuickBooks

Dla pełności obrazu: certyfikowane przez SAP pakiety do skanowania mobilnego (oraz własne aplikacje inwentaryzacyjne SAP w technologii Fiori) księgują transakcje na żywo i obsługują sterowane procesy — to właściwe narzędzie dla operacji o dużym wolumenie, które udźwigną licencjonowanie za urządzenie i projekt integracyjny. Usługi inwentaryzacyjne SaaS zintegrowane z QuickBooks dodają synchronizację na żywo oraz funkcje zakupowe za miesięczną opłatę od użytkownika. Skanery typu keyboard wedge wpisują kody kreskowe do aktywnego pola — w porządku przy stałym stanowisku z otwartym ekranem systemu ERP, ale rejestrują wyłącznie same kody, bez ilości, znaczników czasu i śladu w plikach. Pętla „telefon plus CSV” zajmuje szeroki środek: mobilne rejestrowanie danych w uporządkowanej postaci, w cenie abonamentu na aplikację, przy użyciu mechanizmów importu, które już Państwo mają. Zacznij od przeglądu DataScan, aby zobaczyć wszystkie pięć trybów skanowania — wszystkie funkcje są objęte 7-dniowym bezpłatnym okresem próbnym, więc mogą Państwo sprawdzić całą pętlę od skanu do importu, zanim cokolwiek wydadzą.