Jak dostat naskenované čárové kódy do SAP nebo QuickBooks (import CSV)

Jednoduchým způsobem, jak dostat mobilně naskenované čárové kódy do SAP nebo QuickBooks, je soubor: naskenujte aplikací v telefonu, vyexportujte soubor CSV nebo Excel tvarovaný tak, jak to očekává importní rutina vašeho systému, a nechte zaúčtování na ní. DataScan naskenovaná data zachytí, soubor naformátuje a jedním klepnutím jej nahraje na váš server SFTP — bez skenovacích licencí, bez předplatného middlewaru, bez projektu na API.

Mobilní skenování bez integračního projektu

Mobilní skenování, které účtuje přímo do SAP nebo QuickBooks, obvykle znamená doplňkový produkt, specializovaná zařízení a integrační projekt. Pro sklad s týdenní inventurou nebo obchod přijímající pár palet denně je to často víc, než práce vyžaduje.

Váš systém už umí naimportovat soubor. SAP má dávkový vstup a rutiny pro nahrávání souborů celá desetiletí; QuickBooks importuje Excel a CSV rovnou z krabice. Jediným chybějícím dílkem je přesné zachycení naskenovaných kódů v provozu a doručení čistého souboru — což je úkol pro aplikaci v telefonu, ne pro ERP.

Od naskenování přes CSV do SAP nebo QuickBooks: krok za krokem

1. Definujte soubor, který váš systém potřebuje Ještě než se dotknete aplikace, zeptejte se správce importu, jaké sloupce, záhlaví, oddělovač a formát data očekává. Nahrání fyzické inventury do SAP může chtít materiál, množství, datum inventury; import položek do QuickBooks chce vlastní názvy záhlaví. Deset minut se správným člověkem tady ušetří práci u každého dalšího exportu.
2. Nastavte export v DataScan tak, aby odpovídal V Nastavení určete formát exportu (CSV nebo Excel), oddělovač CSV (čárka nebo středník), konce řádků a formáty data a času. Poté přejmenujte záhlaví sloupců, která aplikace přejmenovat dovoluje: sloupec s čárovým kódem (na Materiál, SKU nebo cokoli, co specifikace uvádí), sloupec s množstvím nebo počtem a ve Skenování jeden k mnoha primární a sekundární sloupec. Je to jednorázová práce: každý další export má pak stejné rozvržení.
3. Skenujte v režimu, který úkolu odpovídá Pro inventury plnící SAP nebo úpravu v QuickBooks použijte Skenování jedné hodnoty — naskenujte čárový kód, zadejte napočítané množství, jeden řádek na položku. Pro prosté seznamy (sériová čísla, přijaté kartony) je rychlejší Průběžné skenování. Pokud si nejdřív vyexportujete hlavní seznam ze svého systému, Vyhledávací skenování proti němu každý čárový kód průběžně ověřuje — viz návod o ověřování naskenovaných kódů proti databázi produktů.
4. Doručte soubor Vyexportujte relaci a zvolte cestu: nahrajte ji přes SFTP rovnou do složky na serveru, pošlete e-mailem přes vlastní server SMTP nebo soubor sdílejte do libovolné aplikace v telefonu. Každá relace dostane vlastní název souboru; přípona s datem a časem v nastavení Pojmenování exportních souborů udrží soubory v pořadí.
5. Naimportujte do SAP nebo QuickBooks Spusťte rutinu, kterou váš systém už má. V SAP jde obvykle o relaci dávkového vstupu nebo nahrání ve stylu LSMW pro inventury — případně prostě o předání souboru týmu, který tyto transakce spravuje. V QuickBooks použijte vestavěný import z Excelu/CSV nebo řádky vložte do úpravy zásob. Tak či tak provádí zaúčtování dat vlastní, podporovaný mechanismus systému.
6. Ověřte zaúčtování Namátkově porovnejte několik naimportovaných záznamů s relací v telefonu. Počet řádků a časové značky u jednotlivých naskenování usnadňují potvrzení, že dorazil celý soubor, a ukazují, kdy byla každá položka naskenována.

SFTP: tichá výhra v automatizaci

Pokud vaše organizace provozuje jakýkoli integrační middleware — nebo třeba jen plánovanou úlohu — je sledovaná složka klasickým vzorcem: soubory, které se ve složce objeví, se automaticky ověří a naimportují. DataScan nahraje dokončenou relaci na server SFTP, když klepnete na Uložit na server, což z pracovního postupu dělá naskenovat, klepnout na Uložit na server, hotovo. Sklad se počítače vůbec nedotkne. Každá relace dostane vlastní název souboru; v nastavení Pojmenování exportních souborů přidejte příponu s datem a časem, aby importní úloha mohla soubory brát v pořadí.

To je zároveň poctivě řečený strop tohoto přístupu: je souborový, ne v reálném čase. Naskenovaná data se zaúčtují ve chvíli importu souboru, ne v okamžiku přečtení čárového kódu. U kontrol příjmu, inventur, auditů a úprav — tedy u úkolů, kde data stejně prochází člověk — toto zpoždění nic nestojí. Pokud potřebujete, aby se každé naskenování dostalo do SAP během několika sekund (třídění na dopravníku, vychystávání v reálném čase), jsou od toho certifikované produkty s živým propojením, za své ceny.

Co říct svému IT oddělení

• Žádný dodavatelský cloud pro naskenovaná data. Naskenovaná data jsou uložena v zařízení a putují jen kanály, které si zvolíte — váš server SMTP, váš server SFTP nebo nabídka sdílení.
• Žádné účty, žádné reklamy. Aplikace nevyžaduje registraci a neposílá nám žádná naskenovaná data.
• Funguje offline. Skenování nepotřebuje konektivitu vůbec; síť se zapojuje až při exportu. Uličky mezi regály a sklepní sklady nejsou problém.
• Nic se nedotýká ERP přímo. Import probíhá vlastní podporovanou rutinou vašeho systému, se všemi kontrolami, které váš tým už uplatňuje.
• Stejné nastavení v každém telefonu. Soubor nastavení zkopíruje konfiguraci do dalších zařízení, takže deset telefonů v příjmu vytváří shodné rozložení souborů.

Jak to vypadá v praxi

Pro inventury ve skladu materiálu vypadá smyčka takto: Skenování jedné hodnoty pro každou zónu, CSV oddělené středníkem se záhlavím čísla materiálu, které nahrání do SAP očekává, nahrání přes SFTP, dávkový import — ukázkový postup pro inventuru výrobních dílů ukazuje příbuzné nastavení. Tatáž souborová kázeň pokrývá příjem proti nákupním objednávkám (viz příjem ve skladu se skenerem v telefonu) i běžnou práci s tabulkami — návod na skenování do Excelu rozebírá detaily formátu včetně pasti s vědeckým zápisem u dlouhých číselných čárových kódů.

Další způsoby, jak propojit skenování se SAP nebo QuickBooks

Pro úplnost: mobilní skenovací sady certifikované pro SAP (a vlastní inventurní aplikace SAP Fiori) účtují transakce živě a zvládají řízené pracovní postupy — správný nástroj pro provozy s vysokými objemy, které licencování za zařízení a integrační projekt obhájí. Inventurní SaaS integrovaný s QuickBooks přidává živou synchronizaci a nákupní funkce za měsíční poplatek na uživatele. Skenery s klávesnicovou emulací píší čárové kódy do právě aktivního pole — v pořádku na pevném pracovišti s otevřenou obrazovkou ERP, ale zachytí pouze holé čárové kódy, bez množství, časových značek a stopy v souborech. Smyčka telefon plus CSV sedí v širokém středu: mobilní zachycení se strukturovanými daty, za cenu předplatného aplikace a s importním aparátem, který už vlastníte. Začněte přehledem DataScan a prohlédněte si všech pět režimů skenování — všechny funkce jsou součástí 7denní bezplatné zkušební verze, takže si celou smyčku od naskenování po import můžete ověřit dřív, než cokoli utratíte.