Как перенести сканирования штрихкодов в SAP или QuickBooks (импорт CSV)

Простой способ перенести мобильные сканирования штрихкодов в SAP или QuickBooks — это файл: отсканируйте телефонным приложением, выгрузите файл CSV или Excel той структуры, которую ожидает процедура импорта вашей системы, и дайте этой процедуре провести данные. DataScan фиксирует сканирования, формирует файл и одним касанием загружает его на ваш SFTP-сервер — без лицензий на сканирование, без подписки на промежуточное ПО и без проекта по API.

Мобильное сканирование без интеграционного проекта

Мобильное сканирование с проведением данных напрямую в SAP или QuickBooks обычно означает дополнительный продукт, специализированные устройства и интеграционный проект. Для склада, который делает еженедельный подсчёт, или магазина, принимающего несколько паллет в день, это часто больше, чем требует задача.

Ваша система уже умеет импортировать файл. В SAP десятилетиями существуют пакетный ввод и процедуры загрузки файлов; QuickBooks импортирует Excel и CSV прямо из коробки. Не хватает лишь одного — точной фиксации сканирований на месте и доставки чистого файла, а это задача приложения для телефона, а не задача ERP.

От сканирования к CSV и далее в SAP или QuickBooks: шаг за шагом

1. Определите, какой файл нужен вашей системе Прежде чем открывать приложение, спросите у ответственного за импорт, какие столбцы, заголовки, разделитель и формат даты он ожидает. Загрузка инвентаризации в SAP может требовать поля материал, количество, дата подсчёта; импорту товаров в QuickBooks нужны собственные названия заголовков. Десять минут с нужным человеком здесь экономят усилия на каждой последующей выгрузке.
2. Настройте экспорт DataScan под эту спецификацию В настройках задайте формат экспорта (CSV или Excel), разделитель CSV (запятая или точка с запятой), переводы строк и форматы даты и времени. Затем переименуйте заголовки столбцов, которые приложение позволяет переименовать: столбец со штрихкодом (в Материал или SKU — как указано в спецификации), столбец количества или счётчика, а в режиме «один ко многим» — основной и дополнительный столбцы. Это разовая работа: все последующие выгрузки имеют одинаковую структуру.
3. Сканируйте в режиме, подходящем под задачу Для инвентаризационных подсчётов, которые идут в SAP или в корректировку QuickBooks, используйте Сканирование одного значения — отсканируйте штрихкод, введите подсчитанное количество, по одной строке на позицию. Для простых списков (серийные номера, принятые коробки) быстрее Непрерывное сканирование. Если вы сначала выгрузите справочник из своей системы, Сканирование с поиском будет сверять с ним каждый штрихкод прямо по ходу работы — смотрите руководство по сверке сканирований с базой данных товаров.
4. Доставьте файл Выгрузите сессию и выберите маршрут: загрузка по SFTP прямо в папку на сервере, письмо через собственный сервер SMTP или передача файла в любое приложение на телефоне. Каждая сессия получает собственное имя файла; суффикс с датой и временем в разделе «Именование файлов экспорта» поддерживает порядок в файлах.
5. Импортируйте в SAP или QuickBooks Запустите процедуру, которая уже есть в вашей системе. В SAP это обычно сессия пакетного ввода или загрузка в стиле LSMW для инвентаризационных подсчётов — либо просто передача файла команде, которая владеет этими транзакциями. В QuickBooks используйте встроенный импорт Excel/CSV или вставьте строки в корректировку запасов. В любом случае проведение данных выполняет собственный поддерживаемый механизм системы.
6. Проверьте проведение Выборочно сверьте несколько импортированных записей с сессией на телефоне. Количество строк и отметки времени по каждому сканированию позволяют легко убедиться, что файл дошёл целиком, и показывают, когда была отсканирована каждая позиция.

SFTP: тихая победа автоматизации

Если в вашей организации работает какое-либо интеграционное промежуточное ПО — или хотя бы обычное задание по расписанию, — то отслеживаемая папка становится классическим решением: файлы, появляющиеся в папке, автоматически проверяются и импортируются. DataScan загружает завершённую сессию на сервер SFTP, когда вы нажимаете «Сохранить на сервере», что превращает процесс в последовательность «отсканировал, нажал „Сохранить на сервере“, готово». Складским сотрудникам вообще не нужно подходить к компьютеру. Каждая сессия получает собственное имя файла; добавьте суффикс с датой и временем в разделе «Именование файлов экспорта», чтобы задание импорта могло забирать файлы по порядку.

Это же и честный потолок подхода, сказанный прямо: он файловый, а не в реальном времени. Сканирования проводятся, когда импортируется файл, а не в тот миг, когда считан штрихкод. Для проверок при приёмке, подсчётов, аудитов и корректировок — задач, где данные в любом случае просматривает человек, — эта задержка не стоит ничего. Если вам нужно, чтобы каждое сканирование попадало в SAP за секунды (конвейерная сортировка, комплектация в реальном времени), для этого и существуют сертифицированные продукты с живым подключением по своим ценам.

Что сказать вашему ИТ-отделу

• Никакого облака поставщика для данных сканирований. Сканирования хранятся на устройстве и передаются только по тем каналам, которые выбираете вы, — ваш SMTP-сервер, ваш SFTP-сервер или меню «Поделиться».
• Никаких учётных записей, никакой рекламы. Приложение не требует регистрации и не отправляет нам данные сканирований.
• Работает офлайн. Сканированию подключение не нужно вовсе; сеть задействуется только при экспорте. Проходы со стеллажами и подвальные склады не проблема.
• Ничто не обращается к ERP напрямую. Импорт идёт через собственную поддерживаемую процедуру вашей системы, со всеми проверками, которые ваша команда уже применяет.
• Одинаковая настройка на каждом телефоне. Файл настроек копирует конфигурацию на другие устройства, поэтому десять телефонов в зоне приёмки выдают одинаковую структуру файлов.

Как это выглядит на практике

Для подсчётов на складе цикл выглядит так: режим «Сканирование одного значения» по зонам, CSV с разделителем «точка с запятой» и заголовком номера материала, которого ожидает загрузка в SAP, загрузка по SFTP, пакетный импорт — пример рабочего процесса учёта производственных деталей показывает родственную настройку. Та же файловая дисциплина покрывает приёмку по заказам на закупку (смотрите складскую приёмку со сканером на телефоне) и обычную работу с таблицами — в руководстве по сканированию в Excel разобраны детали формата, включая ловушку с экспоненциальной записью длинных числовых штрихкодов.

Другие способы связать сканирование с SAP или QuickBooks

Для полноты картины: сертифицированные для SAP пакеты мобильного сканирования (и собственные приложения SAP Fiori для запасов) проводят операции вживую и поддерживают управляемые процессы — правильный инструмент для крупных предприятий с большими объёмами, способных обосновать лицензии на каждое устройство и интеграционный проект. Облачные системы учёта запасов с интеграцией в QuickBooks добавляют живую синхронизацию и функции закупок за ежемесячную плату с пользователя. Сканеры в режиме эмуляции клавиатуры вводят штрихкоды в то поле, которое активно, — нормально на стационарном рабочем месте с открытым экраном ERP, но они фиксируют только сам штрихкод, без количеств, отметок времени и файлового следа. Связка «телефон плюс CSV» занимает широкую середину: мобильный сбор структурированных данных по цене подписки на приложение, с использованием механизмов импорта, которые у вас уже есть. Начните с обзора DataScan, чтобы увидеть все пять режимов сканирования, — все функции входят в 7-дневный бесплатный пробный период, так что вы можете проверить весь цикл от сканирования до импорта, ничего не потратив.