Як перенести сканування штрихкодів у SAP або QuickBooks (імпорт CSV)

Простий спосіб перенести мобільні сканування штрихкодів у SAP чи QuickBooks — це файл: скануйте застосунком на телефоні, експортуйте файл CSV або Excel, сформований так, як очікує процедура імпорту вашої системи, і дозвольте цій процедурі провести дані. DataScan фіксує сканування, формує файл і одним дотиком вивантажує його на ваш сервер SFTP — без ліцензій на сканування, без передплати на проміжне програмне забезпечення, без проєкту з інтеграції API.

Мобільне сканування без проєкту з інтеграції

Мобільне сканування, яке проводить дані напряму в SAP чи QuickBooks, зазвичай означає додатковий продукт, спеціалізовані пристрої та проєкт з інтеграції. Для складу з тижневим підрахунком або магазину, що приймає кілька палет на день, це часто більше, ніж потребує завдання.

Ваша система вже вміє імпортувати файл. SAP десятиліттями має пакетне введення та процедури завантаження файлів; QuickBooks імпортує Excel і CSV одразу з коробки. Бракує лише точної фіксації сканувань у цеху та доставки чистого файлу — а це завдання застосунку для телефона, а не ERP-системи.

Від сканування до CSV і далі в SAP чи QuickBooks: крок за кроком

1. Визначте, який файл потрібен вашій системі Перш ніж торкатися застосунку, запитайте у відповідального за імпорт, яких стовпців, заголовків, роздільника та формату дати він очікує. Завантаження фізичної інвентаризації в SAP може вимагати полів матеріал, кількість, дата підрахунку; імпорт товарів у QuickBooks має власні назви заголовків. Десять хвилин із потрібною людиною тут заощадять час на кожному подальшому експорті.
2. Налаштуйте експорт DataScan відповідно до специфікації У налаштуваннях задайте формат експорту (CSV або Excel), роздільник CSV (кома чи крапка з комою), розриви рядків, формати дати й часу. Потім перейменуйте ті заголовки стовпців, які дозволяє перейменувати застосунок: стовпець зі штрихкодом (на Матеріал, SKU чи те, що вказано в специфікації), стовпець кількості або лічильника, а в режимі «один до багатьох» — основний і другорядний стовпці. Це одноразова робота: кожен наступний експорт матиме ту саму структуру.
3. Скануйте в режимі, що відповідає завданню Для інвентаризацій, дані яких ідуть у SAP або в коригування QuickBooks, використовуйте сканування одного значення — відскануйте штрихкод, введіть підраховану кількість, один рядок на позицію. Для простих переліків (серійні номери, прийняті короби) швидшим буде безперервне сканування. Якщо ви спершу експортуєте довідник зі своєї системи, сканування з пошуком звірятиме з ним кожен штрихкод під час роботи — див. посібник про звірку сканувань із базою даних товарів.
4. Доставте файл Експортуйте сесію й оберіть маршрут: вивантаження через SFTP прямо в папку на сервері, надсилання поштою через власний сервер SMTP або передавання файлу будь-якому застосунку на телефоні. Кожна сесія отримує власну назву файлу; суфікс із датою й часом у налаштуванні «Іменування файлів експорту» підтримує порядок файлів.
5. Імпортуйте в SAP або QuickBooks Запустіть процедуру, яка вже є у вашій системі. У SAP це зазвичай сесія пакетного введення або завантаження в стилі LSMW для інвентаризацій — чи просто передавання файлу команді, що відповідає за ці транзакції. У QuickBooks скористайтеся вбудованим імпортом Excel/CSV або вставте рядки в коригування запасів. У будь-якому разі проведення даних виконує власний підтримуваний механізм вашої системи.
6. Перевірте проведення Вибірково звірте кілька імпортованих записів із сесією на телефоні. Кількість рядків і часові мітки для кожного сканування дають змогу легко підтвердити, що весь файл надійшов, і показують, коли кожну позицію було відскановано.

SFTP: тиха перемога автоматизації

Якщо у вашій організації працює будь-яке інтеграційне проміжне програмне забезпечення — або навіть звичайне заплановане завдання, — класичною схемою є папка під наглядом: файли, що в ній з’являються, автоматично перевіряються та імпортуються. DataScan вивантажує завершену сесію на сервер SFTP, коли ви натискаєте «Зберегти на сервер», і це перетворює процес на відсканувати, натиснути «Зберегти на сервер», готово. Склад узагалі не торкається комп’ютера. Кожна сесія отримує власну назву файлу; додайте суфікс із датою й часом у налаштуванні «Іменування файлів експорту», щоб завдання імпорту могло брати файли по черзі.

Це також чесна межа можливостей підходу, сказана прямо: він файловий, а не в реальному часі. Сканування проводяться тоді, коли імпортується файл, а не тієї миті, коли зчитано штрихкод. Для перевірок приймання, підрахунків, аудитів і коригувань — тобто робіт, де людина в будь-якому разі переглядає дані — така затримка нічого не коштує. Якщо ж вам потрібно, щоб кожне сканування потрапляло в SAP за секунди (сортування на конвеєрі, комплектація в реальному часі), для цього й існують сертифіковані продукти з живим з’єднанням — за їхніми цінами.

Що сказати своєму ІТ-відділу

• Жодної хмари постачальника для даних сканувань. Сканування зберігаються на пристрої й рухаються лише каналами, які ви обираєте, — вашим сервером SMTP, вашим сервером SFTP або через меню «Поділитися».
• Жодних облікових записів, жодної реклами. Застосунок не потребує реєстрації й не надсилає нам дані сканувань.
• Працює офлайн. Скануванню взагалі не потрібне підключення; мережа залучається лише під час експорту. Проходи зі стелажами й підвальні комори не є проблемою.
• Ніщо не торкається ERP-системи напряму. Імпорт виконується власною підтримуваною процедурою вашої системи з усіма перевірками, які ваша команда вже застосовує.
• Однакове налаштування на кожному телефоні. Файл налаштувань копіює конфігурацію на інші пристрої, тож десять телефонів у зоні приймання формуватимуть однакову структуру файлів.

Як це виглядає на практиці

Для підрахунків у коморі цикл виглядає так: сканування одного значення для кожної зони, файл CSV із роздільником «крапка з комою» та заголовком номера матеріалу, якого очікує завантаження в SAP, вивантаження через SFTP, пакетний імпорт — приклад робочого процесу обліку виробничих деталей показує споріднене налаштування. Та сама файлова дисципліна охоплює приймання за замовленнями на закупівлю (див. складське приймання зі сканером на телефоні) та звичайну роботу з таблицями — посібник зі сканування в Excel описує деталі формату, зокрема пастку з науковою нотацією для довгих числових штрихкодів.

Інші способи з’єднати сканування із SAP чи QuickBooks

Для повноти картини: сертифіковані для SAP комплекти мобільного сканування (і власні застосунки SAP Fiori для запасів) проводять транзакції наживо й підтримують керовані процеси — це правильний інструмент для великих обсягів, де можна виправдати ліцензування за кожен пристрій та інтеграційний проєкт. Хмарні системи обліку запасів з інтеграцією QuickBooks додають живу синхронізацію та функції закупівель за щомісячну плату за користувача. Сканери в режимі клавіатури вводять штрихкоди в те поле, яке має фокус, — це прийнятно на стаціонарному робочому місці з відкритим екраном ERP-системи, але вони фіксують лише сам штрихкод, без кількостей, часових міток і файлового сліду. Цикл «телефон плюс CSV» посідає широку проміжну нішу: мобільна фіксація зі структурованими даними за ціною передплати на застосунок і з використанням механізмів імпорту, які у вас уже є. Почніть з огляду DataScan, щоб побачити всі п’ять режимів сканування — усі функції включено до 7-денного безкоштовного пробного періоду, тож ви можете перевірити весь цикл «сканування — імпорт», нічого не витративши.