Ako dostať naskenované čiarové kódy do SAP alebo QuickBooks (import CSV)

Jednoduchým spôsobom, ako dostať mobilné skenovanie čiarových kódov do SAP alebo QuickBooks, je súbor: naskenujte telefónnou aplikáciou, exportujte súbor CSV alebo Excel v tvare, aký očakáva importná rutina vášho systému, a nechajte rutinu, nech to zaúčtuje. DataScan zachytí naskenované kódy, naformátuje súbor a jedným ťuknutím ho nahrá na váš server SFTP – bez skenovacích licencií, bez predplatného medzivrstvy, bez projektu na rozhranie API.

Mobilné skenovanie bez integračného projektu

Mobilné skenovanie, ktoré účtuje priamo do SAP alebo QuickBooks, zvyčajne znamená doplnkový produkt, špecializované zariadenia a integračný projekt. Pre sklad s týždennou inventúrou alebo predajňu, ktorá denne prijme pár paliet, je to často viac, než si práca vyžaduje.

Váš systém už vie, ako importovať súbor. SAP má rutiny na dávkový vstup a nahrávanie súborov celé desaťročia; QuickBooks importuje Excel a CSV hneď po inštalácii. Jediným chýbajúcim dielom je zachytiť presné naskenovania priamo v prevádzke a doručiť čistý súbor – a to je problém telefónnej aplikácie, nie systému ERP.

Od skenovania cez CSV do SAP alebo QuickBooks: krok za krokom

1. Určite súbor, ktorý váš systém potrebuje Skôr než sa dotknete aplikácie, opýtajte sa toho, kto spravuje import, aké stĺpce, hlavičky, oddeľovač a formát dátumu očakáva. Nahrávanie fyzickej inventúry do SAP môže chcieť materiál, množstvo, dátum inventúry; import položiek do QuickBooks chce vlastné názvy hlavičiek. Desať minút so správnym človekom tu ušetrí každý neskorší export.
2. Nakonfigurujte export DataScan podľa špecifikácie V Nastaveniach zvoľte formát exportu (CSV alebo Excel), oddeľovač CSV (čiarka alebo bodkočiarka), zalomenia riadkov a formáty dátumu a času. Potom premenujte hlavičky stĺpcov, ktoré aplikácia umožňuje premenovať: stĺpec s čiarovým kódom (na Materiál alebo SKU, prípadne na čokoľvek, čo špecifikácia uvádza), stĺpec s množstvom alebo počtom a v režime Skenovanie z jedného do viacerých primárny a sekundárny stĺpec. Je to jednorazová práca: každý export odvtedy má rovnaké rozloženie.
3. Skenujte v režime, ktorý sedí na danú úlohu Pri inventúrach napájajúcich SAP alebo úpravu v QuickBooks použite Skenovanie jednej hodnoty – naskenujte čiarový kód, zadajte spočítané množstvo, jeden riadok na položku. Pre jednoduché zoznamy (sériové čísla, prijaté kartóny) je rýchlejšie Priebežné skenovanie. Ak najprv exportujete hlavný zoznam zo svojho systému, Vyhľadávacie skenovanie proti nemu overuje každý čiarový kód počas práce – pozrite si návod na overovanie naskenovaných kódov proti databáze produktov.
4. Doručte súbor Exportujte reláciu a vyberte cestu: nahrajte cez SFTP priamo do priečinka na serveri, odošlite e-mailom cez vlastný server SMTP alebo súbor zdieľajte do ľubovoľnej aplikácie v telefóne. Každá relácia dostane vlastný názov súboru; prípona s dátumom a časom v nastavení Pomenovanie exportných súborov udrží súbory v poradí.
5. Importujte do SAP alebo QuickBooks Spustite rutinu, ktorú váš systém už má. V SAP je to typicky relácia dávkového vstupu alebo nahrávanie typu LSMW pre inventúry – prípadne jednoducho odovzdanie súboru tímu, ktorý tieto transakcie spravuje. V QuickBooks použite zabudovaný import Excel/CSV alebo riadky vložte do úpravy stavu zásob. V oboch prípadoch zaúčtovanie údajov vykoná vlastný, podporovaný mechanizmus systému.
6. Overte zaúčtovanie Namátkovo porovnajte niekoľko importovaných záznamov s reláciou v telefóne. Počet riadkov a časové značky každého naskenovania uľahčujú potvrdenie, že dorazil celý súbor, a ukazujú, kedy bola ktorá položka naskenovaná.

SFTP: tichá výhra v automatizácii

Ak vaša organizácia prevádzkuje akúkoľvek integračnú medzivrstvu – alebo hoci len jednoduchú naplánovanú úlohu – sledovaný priečinok je klasickým vzorom: súbory, ktoré sa v priečinku objavia, sa automaticky overia a importujú. DataScan nahrá dokončenú reláciu na server SFTP, keď ťuknete na Uložiť na server, čím sa z pracovného postupu stane naskenovať, ťuknúť na Uložiť na server, hotovo. Sklad sa nikdy nedotkne počítača. Každá relácia dostane vlastný názov súboru; v nastavení Pomenovanie exportných súborov pridajte príponu s dátumom a časom, aby importná úloha mohla súbory vyberať v poradí.

Toto je zároveň úprimne povedaný strop tohto prístupu: je založený na súboroch, nie na reálnom čase. Naskenované kódy sa zaúčtujú pri importe súboru, nie v okamihu prečítania čiarového kódu. Pri kontrolách príjmu, inventúrach, auditoch a úpravách – teda pri úlohách, kde údaje aj tak kontroluje človek – toto oneskorenie nič nestojí. Ak potrebujete, aby každé naskenovanie dorazilo do SAP v priebehu sekúnd (triedenie na dopravníku, vychystávanie v reálnom čase), práve na to slúžia certifikované produkty so živým pripojením – za svoje ceny.

Čo povedať svojmu IT oddeleniu

• Žiadny cloud dodávateľa pre naskenované údaje. Naskenované údaje sa ukladajú v zariadení a putujú len kanálmi, ktoré si zvolíte – váš server SMTP, váš server SFTP alebo ponuka zdieľania.
• Žiadne účty, žiadne reklamy. Aplikácia nevyžaduje registráciu a neposiela nám žiadne naskenované údaje.
• Funguje offline. Skenovanie nepotrebuje pripojenie vôbec; sieť sa zapája až pri exporte. Uličky s regálmi a pivničné sklady nie sú problémom.
• Nič sa nedotýka systému ERP priamo. Import beží cez vlastnú podporovanú rutinu vášho systému so všetkými kontrolami, ktoré váš tím už uplatňuje.
• Rovnaké nastavenie na každom telefóne. Súbor nastavení skopíruje konfiguráciu do ďalších zariadení, takže desať telefónov na príjme vytvára rovnaké rozloženie súborov.

Ako to vyzerá v praxi

Pri inventúrach skladu vyzerá slučka takto: Skenovanie jednej hodnoty pre každú zónu, CSV s bodkočiarkou a hlavičkou čísla materiálu, akú očakáva nahrávanie do SAP, nahranie cez SFTP, dávkový import – príklad pracovného postupu pre inventúru výrobných dielov ukazuje podobné nastavenie. Tá istá disciplína práce so súbormi pokrýva aj príjem oproti objednávkam (pozrite si skladový príjem so skenerom v telefóne) aj bežnú prácu s tabuľkami – návod na skenovanie do Excelu opisuje podrobnosti formátu vrátane pasce s vedeckou notáciou pri dlhých číselných čiarových kódoch.

Iné spôsoby, ako prepojiť skenovanie so SAP alebo QuickBooks

Pre úplnosť: sady na mobilné skenovanie certifikované pre SAP (a vlastné inventúrne aplikácie SAP Fiori) účtujú transakcie naživo a zvládajú riadené pracovné postupy – sú správnym nástrojom pre prevádzky s vysokým objemom, ktoré dokážu obhájiť licencie na zariadenie a integračný projekt. Inventúrne služby SaaS integrované s QuickBooks pridávajú živú synchronizáciu a nákupné funkcie za mesačný poplatok na používateľa. Skenery fungujúce ako klávesnica zapisujú čiarové kódy do poľa, ktoré má práve fokus – v poriadku na pevnom pracovisku s otvorenou obrazovkou systému ERP, ale zachytávajú len holé čiarové kódy, bez množstiev, časových značiek či stopy v podobe súboru. Slučka telefón plus CSV stojí v širokom strede: mobilné zachytávanie so štruktúrovanými údajmi, za cenu predplatného aplikácie a s importnou mašinériou, ktorú už vlastníte. Začnite prehľadom DataScan, kde uvidíte všetkých päť režimov skenovania – všetky funkcie sú súčasťou 7-dňovej bezplatnej skúšobnej verzie, takže celú slučku od skenovania po import si môžete overiť skôr, než čokoľvek miniete.