Como levar leituras de códigos de barras para o SAP ou o QuickBooks (importação CSV)

Uma forma simples de levar leituras móveis de códigos de barras para o SAP ou o QuickBooks é um ficheiro: digitalizar com uma app de telemóvel, exportar um ficheiro CSV ou Excel com a forma que a rotina de importação do seu sistema espera e deixar a rotina fazer o lançamento. O DataScan capta as leituras, dá forma ao ficheiro e carrega-o para o seu servidor SFTP com um toque — sem licenças de leitura, sem subscrição de middleware, sem projeto de API.

Leitura móvel sem um projeto de integração

A leitura móvel que lança diretamente no SAP ou no QuickBooks implica normalmente um produto adicional, dispositivos dedicados e um projeto de integração. Para um armazém que faz uma contagem semanal ou uma loja que recebe algumas paletes por dia, isso é muitas vezes mais do que o trabalho exige.

O seu sistema já sabe importar um ficheiro. O SAP tem rotinas de entrada em lote e de carregamento de ficheiros há décadas; o QuickBooks importa Excel e CSV de origem. A única peça em falta é captar leituras corretas no terreno e entregar um ficheiro limpo — o que é um problema de app de telemóvel e não um problema de ERP.

Da leitura ao CSV e ao SAP ou QuickBooks: passo a passo

1. Defina o ficheiro de que o seu sistema precisa Antes de tocar na app, pergunte a quem é responsável pela importação que colunas, cabeçalhos, delimitador e formato de data esperam. Um carregamento de inventário físico no SAP pode querer material, quantidade, data da contagem; uma importação de artigos no QuickBooks quer os seus próprios nomes de cabeçalho. Dez minutos com a pessoa certa aqui poupam trabalho em todas as exportações futuras.
2. Configure a exportação do DataScan em conformidade Nas Definições, defina o formato de exportação (CSV ou Excel), o delimitador do CSV (vírgula ou ponto e vírgula), as quebras de linha e os formatos de data e hora. Depois, mude os nomes dos cabeçalhos das colunas que a app permite alterar: a coluna do código de barras (para Material, SKU ou o que a especificação disser), a coluna da quantidade ou da contagem e, na Leitura um para muitos, as colunas principal e secundária. Este trabalho é feito uma vez: a partir daí, todas as exportações têm a mesma estrutura.
3. Digitalize com o modo adequado à tarefa Para contagens de inventário que alimentem o SAP ou um ajuste no QuickBooks, use a Leitura de valor único — digitalize o código de barras, escreva a quantidade contada, uma linha por artigo. Para listas simples (números de série, caixas recebidas), a Leitura contínua é mais rápida. Se exportar primeiro uma lista principal do seu sistema, a Leitura com pesquisa verifica cada código de barras em relação a ela à medida que avança — consulte o guia sobre verificar leituras em relação a uma base de dados de produtos.
4. Entregue o ficheiro Exporte a sessão e escolha a via: carregamento por SFTP diretamente para uma pasta de servidor, e-mail através do seu próprio servidor SMTP ou partilha do ficheiro com qualquer app do telemóvel. Cada sessão recebe o seu próprio nome de ficheiro; um sufixo com data e hora em Nomeação de ficheiros de exportação mantém os ficheiros por ordem.
5. Importe para o SAP ou o QuickBooks Execute a rotina que o seu sistema já tem. No SAP, é normalmente uma sessão de entrada em lote ou um carregamento ao estilo LSMW para contagens de inventário — ou simplesmente entregar o ficheiro à equipa responsável por essas transações. No QuickBooks, use a importação integrada de Excel/CSV ou cole as linhas num ajuste de inventário. Em qualquer dos casos, o lançamento dos dados é feito pelo mecanismo próprio e suportado do sistema.
6. Verifique o lançamento Confirme por amostragem alguns registos importados em relação à sessão no telemóvel. O número de linhas e as datas e horas por leitura tornam fácil confirmar que todo o ficheiro chegou e mostram quando cada artigo foi digitalizado.

SFTP: a vitória silenciosa da automatização

Se a sua organização tiver qualquer middleware de integração — ou até apenas uma tarefa agendada simples — uma pasta vigiada é o padrão clássico: os ficheiros que aparecem na pasta são validados e importados automaticamente. O DataScan carrega uma sessão concluída para um servidor SFTP quando toca em Guardar no servidor, o que transforma o fluxo de trabalho em digitalizar, tocar em Guardar no servidor, está feito. O armazém nunca toca num computador. Cada sessão recebe o seu próprio nome de ficheiro; acrescente um sufixo com data e hora em Nomeação de ficheiros de exportação para que a tarefa de importação possa recolher os ficheiros por ordem.

Este é também o limite honesto da abordagem, dito com clareza: é baseada em ficheiros, não em tempo real. As leituras são lançadas quando o ficheiro é importado e não no instante em que o código de barras é lido. Para verificações de receção, contagens, auditorias e ajustes — as tarefas em que, de qualquer modo, uma pessoa revê os dados — essa latência não custa nada. Se precisa que cada leitura chegue ao SAP em segundos (triagem em tapete, preparação em tempo real), é para isso que existem os produtos certificados de ligação em direto, aos preços deles.

O que dizer ao seu departamento de informática

• Sem nuvem de fornecedor para os dados de leitura. As leituras ficam guardadas no dispositivo e circulam apenas por canais que você escolhe — o seu servidor SMTP, o seu servidor SFTP ou a folha de partilha.
• Sem contas, sem anúncios. A app não exige registo e não nos envia dados de leitura.
• Funciona sem ligação à internet. A leitura não precisa de qualquer ligação; a rede só entra no momento da exportação. Corredores de estantes e arrecadações de cave não são problema.
• Nada toca diretamente no ERP. A importação decorre pela rotina própria e suportada do seu sistema, com a validação que a sua equipa já aplica.
• A mesma configuração em todos os telemóveis. Um ficheiro de definições copia a configuração para outros dispositivos, pelo que dez telemóveis na receção produzem estruturas de ficheiro idênticas.

Como isto funciona na prática

Para as contagens da arrecadação, o ciclo é este: Leitura de valor único por zona, CSV delimitado por ponto e vírgula com o cabeçalho do número de material que o carregamento SAP espera, carregamento por SFTP e importação em lote — o exemplo de fluxo de trabalho de inventário de peças industriais mostra uma configuração semelhante. A mesma disciplina de ficheiros cobre a receção face às ordens de compra (veja receção em armazém com um leitor no telemóvel) e o simples trabalho de folha de cálculo — o guia de digitalização para o Excel aborda os pormenores de formato, incluindo a armadilha da notação científica com códigos de barras numéricos longos.

Outras formas de ligar a leitura ao SAP ou ao QuickBooks

Para ser completo: as suítes de leitura móvel certificadas para SAP (e as próprias apps de inventário Fiori do SAP) lançam transações em direto e suportam fluxos de trabalho dirigidos — a ferramenta certa para operações de grande volume que consigam justificar o licenciamento por dispositivo e um projeto de integração. O SaaS de inventário integrado com o QuickBooks acrescenta sincronização em direto e funcionalidades de compras por uma mensalidade por utilizador. Os leitores do tipo emulador de teclado escrevem os códigos de barras no campo que estiver selecionado — adequados numa estação fixa com o ecrã do ERP aberto, mas captam apenas códigos de barras nus, sem quantidades, datas e horas ou rasto em ficheiro. O ciclo de telemóvel mais CSV fica no vasto meio-termo: captação móvel com dados estruturados, ao custo de uma subscrição de app, usando a maquinaria de importação que já possui. Comece pela visão geral do DataScan para ver os cinco modos de leitura — todas as funcionalidades estão incluídas na avaliação gratuita de 7 dias, pelo que pode comprovar todo o ciclo, da leitura à importação, antes de gastar seja o que for.