Receção em armazém com um leitor no telemóvel: confira as entregas face à ordem de compra

Pode fazer a receção em armazém com o telemóvel que tem no bolso: importe a ordem de compra para o DataScan como lista de pesquisa, digitalize cada caixa no cais para confirmar que pertence à ordem, conte as quantidades à medida que avança e exporte um relatório de receção que o seu comprador ou o seu ERP podem usar. As faltas e os artigos errados são apanhados enquanto o motorista ainda está presente — e não três semanas depois, durante uma contagem.

A lacuna da entrada de mercadoria

É na receção que a precisão do inventário se ganha ou se perde. Se uma remessa incompleta for registada pela quantidade encomendada, todas as contagens seguintes herdam o erro — e a janela para reclamar junto do fornecedor fecha-se em silêncio. Ainda assim, a maioria dos armazéns pequenos e médios continua a receber contra uma ordem de compra em papel: riscos numa impressão, uma quantidade rabiscada na margem e uma sessão posterior de introdução de dados em que essas margens são mal lidas.

A solução empresarial é um WMS com receção dirigida em aparelhos portáteis reforçados, o que é exatamente adequado a operações com dezenas de camiões de entrada por dia — e excessivo abaixo disso. O caminho intermédio: um telemóvel que sabe o que a ordem de compra contém e lhe diz, leitura a leitura, se o que sai do camião corresponde.

Leitura na entrada de mercadoria com um telemóvel: passo a passo

1. Obtenha a ordem de compra em CSV Exporte as linhas da ordem de compra — código de barras do artigo, descrição, quantidade encomendada — do seu sistema de compras, ou construa o ficheiro a partir da confirmação de encomenda do fornecedor. Guarde-o como CSV separado por vírgulas, com o código de barras na primeira coluna, a uma secretária antes de o camião chegar.
2. Importe a lista para a base de dados de pesquisa do DataScan Carregue o CSV para a app. Cada código de barras passa a trazer os campos associados — descrição, quantidade encomendada, fornecedor — e a lista inteira vive no telemóvel, pelo que funciona num cais sem Wi-Fi.
3. Verifique as caixas com a Leitura com pesquisa À medida que o camião descarrega, digitalize a etiqueta de cada caixa ou artigo no modo Leitura com pesquisa. Uma correspondência mostra instantaneamente os detalhes do artigo — sabe o que é e quantos foram encomendados sem tocar na papelada. Um código de barras desconhecido significa que o artigo não pertence a esta ordem de compra: ponha-o de parte já, antes que desapareça nas estantes e se torne a existência misteriosa do mês seguinte.
4. Conte as quantidades com a Leitura de valor único Para a receção propriamente dita, use uma sessão de Leitura de valor único para a ordem de compra e exporte-a com o número da ordem (OC-4711 2026-07-10): digitalize o artigo, conte as unidades, escreva a quantidade. Quando algo estiver errado — caixa esmagada, selo partido, variante errada — volte a digitalizar o artigo na Leitura de vários valores e escreva uma nota; ela fica na coluna Notas da exportação desse modo.
5. Exporte o relatório de receção Exporte a sessão em CSV ou Excel: uma linha por artigo com código de barras, quantidade recebida e data e hora, mais a exportação separada da Leitura de vários valores com as eventuais notas de danos. Envie-a por e-mail ao comprador através do seu próprio servidor SMTP, carregue-a por SFTP para a rotina de importação do seu ERP ou partilhe o ficheiro diretamente. Os cabeçalhos configuram-se uma vez, para que o relatório chegue no formato que o seu sistema espera.
6. Concilie com a ordem de compra No Excel, um VLOOKUP por código de barras coloca o recebido ao lado do encomendado; uma coluna de desvio e um filtro para as linhas diferentes de zero produzem a lista de exceções. As faltas e os artigos fora da ordem seguem para a reclamação ao fornecedor com as datas e horas das leituras, apresentada no próprio dia.

Entregas parciais, artigos em falta e ordens com vários camiões

As ordens de compra reais raramente chegam num único camião bem arrumado. O padrão de uma sessão por ordem absorve isto sem cerimónia: quando chega a primeira entrega parcial, a sua sessão regista o que realmente chegou; quando o restante aparece na semana seguinte, uma segunda sessão associada ao mesmo número de ordem cobre o resto. Na folha de conciliação, somar as quantidades recebidas nos dois ficheiros por código de barras dá o total acumulado face à quantidade encomendada — o remanescente ainda em aberto é a sua lista atual de artigos em falta, com as datas e horas a mostrar que entrega trouxe o quê. Sem indicadores de estado para manter, sem sistemas para atualizar no meio do cais: apenas ficheiros que somam.

Hábitos de receção que se pagam a si próprios

• Uma exportação por ordem de compra. Arquive cada exportação com o número da ordem e os ficheiros conciliam-se facilmente — e uma entrega parcial passa a ser simplesmente uma segunda exportação associada à mesma ordem.
• Conte antes de arrumar. Assim que as caixas estão nas estantes, uma falta torna-se difícil de apurar. As datas e horas das leituras mostram que a contagem aconteceu na receção.
• Fotografe os danos e registe-os na leitura. A nota viaja na exportação; uma fotografia tirada com a app da câmara do telemóvel fica no telemóvel como apoio à reclamação.
• Filtre para os tipos de etiqueta que recebe. Restringir a leitura a Code 128 e EAN impede que a câmara se prenda a códigos QR impressos noutro ponto da caixa.
• Mesmo ficheiro, paragem seguinte. Se a mercadoria recebida segue diretamente para contentores ou paletes, o guia de embalamento um para muitos continua onde a receção termina.

Outras formas de tratar a receção

Alternativas honestas: um WMS com receção dirigida em aparelhos portáteis reforçados lança as entradas em direto face à ordem de compra e indica aos trabalhadores onde arrumar as coisas — a resposta certa para operações de grande volume e com vários cais que consigam justificar o licenciamento e o projeto de integração. Os fluxos de aviso de expedição e EDI com fornecedores automatizam a papelada por completo, se ambas as partes usarem sistemas compatíveis. A receção em papel não custa nada e penaliza silenciosamente todas as contagens seguintes. O ciclo com telemóvel fica no meio: verificação da ordem de compra e dados de receção estruturados ao custo de uma subscrição de app. O relatório de receção alimenta o seu sistema como ficheiro — o guia de importação CSV para ERP aborda essa passagem de testemunho, e o guia de verificação em base de dados aprofunda o próprio modo Leitura com pesquisa. É novo na app? Comece pela visão geral do DataScan — a avaliação gratuita de 7 dias inclui a pesquisa e todos os outros modos, pelo que pode verificar a sua próxima entrega antes de pagar seja o que for.