Réception en entrepôt avec un scanner sur téléphone : contrôler les livraisons face au bon de commande

Vous pouvez gérer la réception en entrepôt avec le téléphone que vous avez en poche : importez le bon de commande dans DataScan sous forme de liste de consultation, scannez chaque carton au quai pour confirmer qu'il appartient bien à ce bon, comptez les quantités au fil de l'eau et exportez un rapport de réception exploitable par votre acheteur ou votre ERP. Les manquants et les articles erronés sont détectés pendant que le chauffeur est encore là — et non trois semaines plus tard lors d'un comptage.

La faille de l'entrée en stock

C'est à la réception que la fiabilité de l'inventaire se gagne ou se perd. Si une livraison incomplète est enregistrée à la quantité commandée, tous les comptages suivants héritent de l'erreur — et le délai pour réclamer auprès du fournisseur se referme en silence. Pourtant, la plupart des entrepôts de petite et moyenne taille réceptionnent encore face à un bon de commande papier : des coches sur une impression, une quantité griffonnée dans la marge et une séance de saisie ensuite, pendant laquelle les marges sont mal déchiffrées.

La solution des grandes entreprises est un WMS avec réception dirigée sur des terminaux durcis, ce qui est parfaitement adapté aux opérations recevant des dizaines de camions par jour — et surdimensionné en dessous. La voie médiane : un téléphone qui sait ce que contient le bon de commande et vous indique, scan après scan, si ce qui sort du camion y correspond.

Le scan d'entrée en stock avec un téléphone : pas à pas

1. Récupérez le bon de commande au format CSV Exportez les lignes du bon de commande — code-barres article, désignation, quantité commandée — depuis votre système d'achats, ou constituez le fichier à partir de la confirmation de commande du fournisseur. Enregistrez-le en CSV séparé par des virgules, avec le code-barres en première colonne, au bureau avant l'arrivée du camion.
2. Importez la liste dans la base de consultation de DataScan Chargez le CSV dans l'application. Chaque code-barres porte désormais ses champs associés — désignation, quantité commandée, fournisseur — et l'ensemble de la liste réside sur le téléphone : elle fonctionne donc sur un quai sans Wi-Fi.
3. Vérifiez les cartons avec le Scan de recherche Pendant le déchargement du camion, scannez chaque étiquette de carton ou d'article en mode Scan de recherche. Une correspondance affiche instantanément les détails de l'article — vous savez de quoi il s'agit et combien d'unités ont été commandées sans toucher à la paperasse. Un code-barres inconnu signifie que l'article ne figure pas sur ce bon de commande : mettez-le de côté immédiatement, avant qu'il ne disparaisse dans les rayonnages et ne devienne le stock mystère du mois prochain.
4. Comptez les quantités avec le Scan d'une valeur unique Pour la réception proprement dite, lancez une session de Scan d'une valeur unique pour le bon de commande et exportez-la sous son numéro (BC-4711 2026-07-10) : scannez l'article, comptez les unités, saisissez la quantité. Lorsque quelque chose cloche — carton écrasé, sceau brisé, mauvaise variante — scannez à nouveau l'article en Scan de valeurs multiples et saisissez une note ; elle arrive dans la colonne Notes de l'export de ce mode.
5. Exportez le rapport de réception Exportez la session en CSV ou Excel : une ligne par article avec le code-barres, la quantité reçue et un horodatage, plus l'export Scan de valeurs multiples distinct contenant les éventuelles notes de dommages. Envoyez-la par e-mail à l'acheteur via votre propre serveur SMTP, déposez-la par SFTP pour la routine d'import de votre ERP ou partagez directement le fichier. Les en-têtes se configurent une seule fois, afin que le rapport arrive au format attendu par votre système.
6. Rapprochez du bon de commande Dans Excel, une VLOOKUP par code-barres place la quantité reçue à côté de la quantité commandée ; une colonne d'écart et un filtre sur les lignes non nulles produisent la liste des anomalies. Les manquants et les articles hors bon de commande alimentent la réclamation fournisseur, avec les horodatages de scan — déposée le jour même.

Livraisons partielles, reliquats et bons de commande sur plusieurs camions

Les bons de commande réels arrivent rarement en un seul camion bien net. Le principe d'une session par bon de commande absorbe cela sans cérémonie : lorsque la première livraison partielle arrive, sa session consigne ce qui est réellement arrivé ; lorsque le solde se présente la semaine suivante, une seconde session rattachée au même numéro de bon couvre le reste. Dans la feuille de rapprochement, additionner par code-barres les quantités reçues dans les deux fichiers donne le cumul face à la quantité commandée — le reliquat encore ouvert constitue votre liste actuelle de commandes en attente, les horodatages montrant quelle livraison a apporté quoi. Aucun indicateur de statut à maintenir, aucun système à mettre à jour depuis le quai : juste des fichiers qui s'additionnent.

Des habitudes de réception qui se rentabilisent

• Un export par bon de commande. Classez chaque export sous le numéro de bon et les fichiers se rapprochent facilement — et une livraison partielle devient simplement un second export sur le même bon.
• Comptez avant le rangement. Une fois les cartons dans les rayonnages, un manquant devient difficile à établir. Les horodatages de scan montrent que le comptage a eu lieu à la réception.
• Photographiez les dommages, consignez-les dans le scan. La note voyage dans l'export ; une photo prise avec l'appareil photo du téléphone y reste comme pièce complémentaire pour la réclamation.
• Filtrez sur les types d'étiquettes que vous recevez. Limiter le scan au Code 128 et à l'EAN empêche l'appareil photo d'accrocher des QR codes imprimés ailleurs sur le carton.
• Même fichier, étape suivante. Si les marchandises reçues partent directement dans des contenants ou sur des palettes, le guide du colisage un-à-plusieurs prend le relais là où la réception s'arrête.

Les autres façons de gérer la réception

Alternatives honnêtes : un WMS avec réception dirigée sur terminaux durcis comptabilise les entrées en direct face au bon de commande et indique aux employés où ranger les marchandises — la bonne réponse pour les exploitations à fort volume et à quais multiples, capables de justifier les licences et un projet d'intégration. Les flux d'avis d'expédition et d'EDI fournisseurs automatisent entièrement la paperasse, si les deux parties exploitent des systèmes compatibles. La réception papier ne coûte rien et taxe silencieusement tous les comptages qui suivent. La boucle par téléphone se situe entre les deux : vérification du bon de commande et données de réception structurées, au prix d'un abonnement logiciel. Le rapport de réception alimente votre système sous forme de fichier — le guide de l'import CSV vers l'ERP traite ce transfert, et le guide de la vérification en base de données approfondit le mode Scan de recherche lui-même. Vous découvrez l'application ? Commencez par la présentation de DataScan — l'essai gratuit de 7 jours comprend le Scan de recherche et tous les autres modes, vous pouvez donc vérifier votre prochaine livraison avant toute dépense.