Godsmottagning med en telefonskanner: kontrollera leveranser mot inköpsordern

Du kan sköta godsmottagningen med telefonen i fickan: importera inköpsordern till DataScan som en uppslagslista, skanna varje kartong vid kajen för att bekräfta att den hör till ordern, räkna antalen medan du arbetar och exportera ett mottagningsunderlag som din inköpare eller ditt ERP-system kan använda. Underleveranser och felaktiga artiklar fångas medan chauffören fortfarande är kvar — inte tre veckor senare under en räkning.

Luckan vid inleveransen

Godsmottagningen är där lagerkvaliteten vinns eller förloras. Om en underleverans bokas in med det beställda antalet ärver varje efterföljande räkning felet — och fönstret för att reklamera mot leverantören stängs i tysthet. Ändå tar de flesta små och medelstora lager fortfarande emot mot en pappersorder: bockar på en utskrift, ett antal klottrat i marginalen och en inmatningsomgång efteråt där marginalanteckningarna misstolkas.

Storföretagslösningen är ett WMS med styrd mottagning på robusta handenheter, vilket är precis rätt för verksamheter med dussintals inkommande lastbilar om dagen — och överdrivet under den nivån. Mellanvägen: en telefon som vet vad ordern innehåller och som skanning för skanning talar om för dig om det som lastas av stämmer med den.

Inleveransskanning med en telefon: steg för steg

1. Hämta inköpsordern som en CSV-fil Exportera orderraderna — artikelstreckkod, benämning, beställt antal — från ditt inköpssystem, eller bygg filen från leverantörens orderbekräftelse. Spara den som en kommaseparerad CSV-fil med streckkoden i första kolumnen, vid skrivbordet innan lastbilen kommer.
2. Importera listan till DataScans uppslagsdatabas Läs in CSV-filen i appen. Varje streckkod bär nu sina tillhörande fält — benämning, beställt antal, leverantör — och hela listan finns på telefonen, så den fungerar vid en kaj utan Wi-Fi.
3. Verifiera kartonger med Uppslagsskanning Skanna varje kartong- eller artikeletikett i läget Uppslagsskanning medan lastbilen lossas. En träff visar artikelns uppgifter omedelbart — du vet vad det är och hur många som beställdes utan att röra pappersarbetet. En okänd streckkod betyder att artikeln inte finns på den här inköpsordern: ställ den åt sidan nu, innan den försvinner in i ställaget och blir nästa månads mysterielager.
4. Räkna antal med Skanning av enstaka värden För själva mottagningen kör du en session med Skanning av enstaka värden för ordern och exporterar den under ordernumret (PO-4711 2026-07-10): skanna artikeln, räkna enheterna, ange antalet. Där något är fel — krossad kartong, bruten försegling, fel variant — skannar du artikeln igen i Skanning av flera värden och skriver en anteckning; den hamnar i kolumnen Anteckningar i det lägets export.
5. Exportera mottagningsunderlaget Exportera sessionen som CSV eller Excel: en rad per artikel med streckkod, mottaget antal och en tidsstämpel, plus den separata exporten från Skanning av flera värden med eventuella anteckningar om skador. Mejla den via din egen SMTP-server till inköparen, ladda upp den via SFTP för ERP-systemets importrutin eller dela filen direkt. Rubrikerna konfigureras en gång, så underlaget anländer i det format ditt system förväntar sig.
6. Stäm av mot inköpsordern I Excel placerar en VLOOKUP per streckkod mottaget bredvid beställt; en avvikelsekolumn och ett filter på rader som inte är noll ger avvikelselistan. Underleveranser och artiklar utanför ordern går till leverantörsreklamationen med skanningstidsstämplarna, inlämnad samma dag.

Delleveranser, restnoteringar och order som kommer med flera lastbilar

Inköpsorder anländer i praktiken sällan med en enda ren lastbil. Mönstret med en session per order tar hand om detta utan omständigheter: när den första delleveransen kommer registrerar dess session vad som faktiskt anlände; när resten dyker upp nästa vecka täcker en andra session mot samma ordernummer det övriga. I avstämningsbladet ger summeringen av mottagna antal över båda filerna per streckkod den löpande summan mot det beställda antalet — den fortfarande öppna resten är din aktuella restnoteringslista, med tidsstämplar som visar vilken leverans som hade med sig vad. Inga statusflaggor att underhålla, inget system att uppdatera mitt under lossningen: bara filer som summerar.

Mottagningsvanor som betalar sig själva

• En export per inköpsorder. Arkivera varje export under ordernumret så stäms filerna enkelt av — och en delleverans blir helt enkelt en andra export mot samma order.
• Räkna innan inlagring. När kartongerna väl står i ställaget är en underleverans svår att fastställa. Skanningstidsstämplarna visar att räkningen skedde vid mottagningen.
• Fotografera skador och notera dem i skanningen. Anteckningen följer med i exporten; ett foto taget med telefonens kameraapp ligger kvar på telefonen som stöd för reklamationen.
• Filtrera till de etikettyper du tar emot. Att begränsa skanningen till Code 128 och EAN hindrar kameran från att låsa på QR-koder tryckta någon annanstans på kartongen.
• Samma fil, nästa anhalt. Om mottaget gods går direkt in i behållare eller upp på pallar fortsätter guiden om En-till-många-packning där mottagningen slutar.

Andra sätt att hantera godsmottagning

Ärliga alternativ: ett WMS med styrd mottagning på robusta handenheter bokför inleveranser direkt mot ordern och talar om för personalen var godset ska lagras in — rätt svar för verksamheter med hög volym och flera lastkajer som kan motivera licensieringen och integrationsprojektet. Arbetsflöden med leverantörens ASN eller EDI automatiserar pappersarbetet helt, om båda sidor kör kompatibla system. Pappersmottagning kostar ingenting och beskattar i tysthet varje räkning som följer. Telefonslingan ligger däremellan: orderverifiering och strukturerade mottagningsdata till priset av en app-prenumeration. Mottagningsunderlaget matar ditt system som en fil — guiden om CSV-import till ERP går igenom den överlämningen, och guiden om databasverifiering fördjupar sig i själva Uppslagsskanningen. Ny i appen? Börja på översikten över DataScan — den 7-dagars kostnadsfria provperioden innehåller Uppslagsskanning och alla andra lägen, så du kan verifiera din nästa leverans innan du betalar något.