Nhận hàng trong kho bằng máy quét trên điện thoại: Kiểm tra hàng giao đối chiếu với đơn mua hàng

Bạn có thể vận hành việc nhận hàng trong kho bằng chiếc điện thoại trong túi mình: nhập đơn mua hàng vào DataScan dưới dạng một danh sách tra cứu, quét từng thùng hàng tại bến bốc dỡ để xác nhận nó thuộc về đơn hàng đó, đếm số lượng trong lúc làm, rồi xuất ra một báo cáo nhận hàng mà người mua hàng hay hệ thống ERP của bạn dùng được. Hàng thiếu và hàng sai được phát hiện khi tài xế còn ở đó — chứ không phải ba tuần sau trong một đợt kiểm kê.

Khoảng trống ở khâu nhập hàng

Nhận hàng là nơi độ chính xác của tồn kho được quyết định thắng hay thua. Nếu một lô hàng giao thiếu được ghi sổ theo đúng số lượng đã đặt, mọi đợt đếm sau đó đều thừa hưởng sai sót ấy — và cánh cửa để khiếu nại nhà cung cấp lặng lẽ khép lại. Vậy mà phần lớn các kho vừa và nhỏ vẫn nhận hàng đối chiếu với một đơn mua hàng in trên giấy: những dấu tích trên bản in, một con số lượng nguệch ngoạc ngoài lề, rồi một buổi nhập liệu sau đó nơi những dòng ghi ngoài lề bị đọc nhầm.

Cách khắc phục cấp doanh nghiệp là một hệ thống WMS với quy trình nhận hàng theo chỉ dẫn trên những máy cầm tay bền bỉ, điều hoàn toàn đúng đắn với những hoạt động đón hàng chục chuyến xe nhập mỗi ngày — và là quá thừa với quy mô dưới mức đó. Con đường trung dung: một chiếc điện thoại biết rõ đơn mua hàng có gì và cho bạn biết, từng lần quét một, thứ đang được dỡ khỏi xe tải có khớp với nó hay không.

Quét hàng nhập bằng điện thoại: từng bước một

1. Lấy đơn mua hàng dưới dạng tệp CSV Hãy xuất các dòng của đơn mua hàng — mã vạch mặt hàng, mô tả, số lượng đặt — từ hệ thống mua hàng của bạn, hoặc dựng tệp từ phiếu xác nhận đơn hàng của nhà cung cấp. Hãy lưu nó thành tệp CSV phân tách bằng dấu phẩy, với mã vạch ở cột đầu tiên, tại bàn làm việc trước khi xe tải tới.
2. Nhập danh sách vào cơ sở dữ liệu Tra cứu của DataScan Hãy nạp tệp CSV vào ứng dụng. Giờ mỗi mã vạch đều mang theo các trường liên quan của nó — mô tả, số lượng đặt, nhà cung cấp — và toàn bộ danh sách nằm trên điện thoại, nên nó hoạt động tại một bến bốc dỡ không có Wi-Fi.
3. Xác minh thùng hàng bằng Quét tra cứu Trong lúc xe tải dỡ hàng, hãy quét nhãn của từng thùng hàng hay từng mặt hàng ở chế độ Quét tra cứu. Một kết quả khớp hiện ngay thông tin chi tiết của mặt hàng — bạn biết đó là gì và đã đặt bao nhiêu mà chẳng phải động đến giấy tờ. Một mã vạch lạ nghĩa là mặt hàng ấy không nằm trong đơn mua hàng này: hãy tách nó ra ngay bây giờ, trước khi nó biến mất vào giá kệ và trở thành món hàng bí ẩn của tháng sau.
4. Đếm số lượng bằng Quét một giá trị Với việc ghi nhận thực tế, hãy chạy một phiên Quét một giá trị cho đơn mua hàng và xuất tệp dưới tên số đơn mua hàng (PO-4711 2026-07-10): quét mặt hàng, đếm số đơn vị, nhập số lượng. Ở đâu có gì đó không ổn — thùng bị bẹp, niêm phong bị rách, sai biến thể — hãy quét lại mặt hàng đó trong Quét nhiều giá trị và nhập một ghi chú; nó sẽ nằm ở cột Ghi chú trong tệp xuất của chế độ đó.
5. Xuất báo cáo nhận hàng Hãy xuất phiên quét thành CSV hoặc Excel: mỗi mặt hàng một hàng với mã vạch, số lượng đã nhận và một dấu thời gian, cộng thêm tệp xuất Quét nhiều giá trị riêng chứa các ghi chú hư hỏng. Gửi email cho người mua hàng qua máy chủ SMTP của riêng bạn, tải lên bằng SFTP để quy trình nhập liệu của hệ thống ERP xử lý, hoặc chia sẻ tệp trực tiếp. Các tiêu đề được cấu hình một lần, nên báo cáo đến nơi đúng định dạng mà hệ thống của bạn mong đợi.
6. Đối chiếu với đơn mua hàng Trong Excel, một phép VLOOKUP theo mã vạch đặt số lượng đã nhận cạnh số lượng đã đặt; một cột chênh lệch cùng một bộ lọc cho những hàng khác không sẽ tạo ra danh sách ngoại lệ. Hàng thiếu và những mặt hàng ngoài đơn được chuyển vào khiếu nại với nhà cung cấp kèm dấu thời gian quét, lập ngay trong ngày.

Giao hàng từng phần, hàng đặt chờ và đơn mua hàng nhiều chuyến xe

Các đơn mua hàng thực tế hiếm khi về gọn trong một chuyến xe. Mô hình mỗi đơn mua hàng một phiên quét hấp thụ điều này mà chẳng cần nghi thức gì: khi chuyến giao hàng từng phần đầu tiên tới nơi, phiên của nó ghi lại đúng những gì thực sự đã đến; khi phần còn lại xuất hiện vào tuần sau, một phiên thứ hai cho cùng số đơn mua hàng ấy lo nốt phần còn lại. Trong bảng tính đối chiếu, việc cộng dồn số lượng đã nhận qua cả hai tệp theo mã vạch cho ra tổng lũy kế so với số lượng đã đặt — phần còn thiếu chưa về chính là danh sách hàng đặt chờ hiện tại của bạn, với dấu thời gian cho thấy chuyến giao hàng nào mang thứ gì. Không có cờ trạng thái nào phải duy trì, không có hệ thống nào phải cập nhật giữa lúc dỡ hàng: chỉ là những tệp cộng lại với nhau.

Những thói quen nhận hàng tự nó hoàn vốn

• Mỗi đơn mua hàng một lần xuất. Hãy lưu mỗi tệp xuất dưới tên số đơn mua hàng và các tệp sẽ dễ dàng đối chiếu — còn một lần giao hàng từng phần đơn giản trở thành lần xuất thứ hai cho cùng đơn mua hàng đó.
• Hãy đếm trước khi cất hàng. Một khi thùng hàng đã lên giá kệ, việc thiếu hàng rất khó xác định. Dấu thời gian quét cho thấy việc đếm đã diễn ra ngay lúc nhận.
• Hãy chụp ảnh hư hỏng và ghi chú nó trong lần quét. Ghi chú đi theo tệp xuất; ảnh chụp bằng ứng dụng camera của điện thoại nằm lại trên máy như bản sao dự phòng cho khiếu nại.
• Hãy lọc theo những loại nhãn bạn thực sự nhận. Việc giới hạn quét ở Code 128 và EAN giúp camera không bám nhầm vào những mã QR in ở chỗ khác trên thùng hàng.
• Cùng một tệp, chặng tiếp theo. Nếu hàng nhận đi thẳng vào thùng chứa hoặc lên pallet, bài hướng dẫn đóng gói bằng Quét một-nhiều tiếp nối ngay chỗ khâu nhận hàng kết thúc.

Những cách khác để xử lý việc nhận hàng

Các phương án thay thế một cách trung thực: một hệ thống WMS với quy trình nhận hàng theo chỉ dẫn trên máy cầm tay bền bỉ ghi nhận hàng trực tiếp vào đơn mua hàng và chỉ cho nhân viên biết phải cất hàng ở đâu — đó là câu trả lời đúng cho những hoạt động khối lượng lớn, nhiều bến bốc dỡ, đủ sức biện minh cho chi phí cấp phép và một dự án tích hợp. Các quy trình ASN/EDI với nhà cung cấp tự động hóa hoàn toàn khâu giấy tờ, nếu cả hai bên đều chạy những hệ thống tương thích. Nhận hàng bằng giấy chẳng tốn gì nhưng âm thầm đánh thuế lên mọi đợt đếm về sau. Vòng lặp bằng điện thoại nằm ở giữa: xác minh đơn mua hàng và dữ liệu nhận hàng có cấu trúc với chi phí một khoản thuê bao ứng dụng. Báo cáo nhận hàng nạp vào hệ thống của bạn dưới dạng một tệp — bài hướng dẫn nhập tệp CSV vào ERP trình bày khâu bàn giao đó, còn bài hướng dẫn xác minh với cơ sở dữ liệu đi sâu hơn vào chính chế độ Quét tra cứu. Bạn mới dùng ứng dụng? Hãy bắt đầu tại phần tổng quan về DataScan — bản dùng thử miễn phí 7 ngày bao gồm chế độ Tra cứu và mọi chế độ khác, nên bạn có thể xác minh lô hàng tới của mình trước khi chi bất cứ khoản nào.