Cách xác minh dữ liệu quét mã vạch đối chiếu với cơ sở dữ liệu sản phẩm
Để xác minh dữ liệu quét mã vạch đối chiếu với một cơ sở dữ liệu sản phẩm, hãy nhập danh mục chính của bạn dưới dạng tệp CSV vào một ứng dụng quét biết kiểm tra từng lần quét ngay tại chỗ. Chế độ Quét tra cứu của DataScan làm đúng điều này: một mã vạch đã quét có tồn tại trong danh mục bạn nhập sẽ hiện ngay bản ghi của nó; một mã không tồn tại sẽ không tìm được kết quả khớp ngay tức khắc. Toàn bộ phép kiểm tra chạy trên điện thoại, khi ngoại tuyến. Bản thân Quét tra cứu không ghi lại gì; để có một tệp kết quả, hãy quét bằng Quét liên tục với các cột tra cứu được thêm vào tệp xuất.
Câu hỏi mà mọi lần quét đều nên trả lời
Phần lớn việc quét cho bạn biết một mã vạch nói cái gì. Việc xác minh trả lời câu hỏi hữu ích hơn: đây có đúng là thứ nó phải là hay không? Mặt hàng này có nằm trong danh sách lấy hàng hôm nay không? Đây có phải lô hàng chúng ta đang thu hồi không? Cuốn sách này có trong danh mục của chúng ta, linh kiện này có trong dải hàng được duyệt, giá trên kệ này có đúng giá hệ thống không? Riêng mã vạch thì không nói được — chỉ một phép so sánh với dữ liệu chính của chính bạn mới trả lời được.
Làm phép so sánh ấy bằng mắt — quét, đọc con số, tìm nó trong bản in — thì chậm chạp và thất bại đúng vào lúc quan trọng nhất, ở cái mặt hàng duy nhất trong hai trăm món không thuộc về đó. Đưa danh mục chính lên điện thoại đảo ngược công việc: mọi lần quét tự kiểm tra lấy chính mình, và chỉ những trường hợp ngoại lệ mới đòi bạn chú ý.
Kiểm tra hợp lệ dữ liệu quét với một danh mục chính dạng CSV: từng bước một
- Dựng danh mục chính dưới dạng tệp CSV Hãy xuất mã vạch kèm các trường từ bất cứ nơi nào chứa sự thật của bạn — hệ thống ERP, hệ thống bán hàng, sổ đăng ký tài sản, hay một bảng tính thuần túy. Hãy đưa vào những trường có ích lúc quét: tên sản phẩm, giá, số lô, vị trí ô kệ, nhà cung cấp. Hãy lưu nó thành tệp CSV phân tách bằng dấu phẩy, với mã vạch ở cột đầu tiên và các cột dữ liệu theo sau.
- Nhập tệp CSV vào cơ sở dữ liệu Tra cứu của DataScan Hãy nạp tệp vào ứng dụng. Mỗi mã vạch trở thành một khóa tra cứu mang theo các trường của nó — hàng nghìn mặt hàng là chuyện bình thường — và cả cơ sở dữ liệu nằm trên điện thoại, đó là lý do phép kiểm tra vẫn chạy được trong một phòng lạnh hay một kho lưu trữ dưới tầng hầm không có sóng.
- Quét mặt hàng ở chế độ Quét tra cứu Giờ hãy quét bất cứ thứ gì. Một mã vạch có tồn tại trong danh mục của bạn sẽ hiện bản ghi của nó ngay khoảnh khắc camera bắt được — tên, giá, số lô, bất cứ thứ gì bạn đã nhập vào. Một mã vạch không có trong danh mục sẽ không tìm được kết quả khớp. Chính sự im lặng ấy mới là sản phẩm: mặt hàng dán nhãn sai, giao nhầm hay ngoài danh mục tự nó lên tiếng.
- Hành động với những trường hợp không khớp Hãy tách mặt hàng đó ra khỏi dòng hàng về mặt vật lý — quy tắc vàng của việc xác minh là những mặt hàng bị đánh dấu phải rời khỏi quy trình ngay lập tức. Quét tra cứu không lưu lần quét, nên nếu bạn cần hồ sơ, hãy dùng bước tiếp theo.
- Lưu hồ sơ của lần kiểm tra Hãy quét bằng Quét liên tục với Tham chiếu chéo với dữ liệu tra cứu được bật, rồi xuất qua email, SFTP hoặc bảng chia sẻ. Mỗi hàng mang các trường khớp từ danh mục của bạn, và những hàng có cột tra cứu trống là những trường hợp không khớp — chính là báo cáo phát hiện của bạn, có dấu thời gian và sẵn sàng đính kèm vào một khiếu nại, một hồ sơ thu hồi hay một lần chỉnh sửa danh mục.
- Làm mới cơ sở dữ liệu khi dữ liệu chính thay đổi Danh mục đã nhập chỉ là một bản chụp tại một thời điểm, nên hãy xuất lại và nhập lại khi giá thay đổi, khi các lô hàng được gửi đi, hay khi có sản phẩm mới ra mắt. Hãy biến việc đó thành thông lệ: lấy dữ liệu mới vào buổi sáng của mỗi công việc xác minh.
Làm cho tệp CSV chính thật chuẩn
Việc xác minh chỉ tốt bằng chính các khóa của nó, và có hai thói quen bảng tính âm thầm làm hỏng chúng. Thứ nhất, Excel cắt bỏ những số 0 ở đầu của bất cứ thứ gì nó cho là một con số — một mã UPC bắt đầu bằng 0 sẽ trở thành một giá trị 11 chữ số chẳng bao giờ khớp với một lần quét. Hãy giữ cột mã vạch ở định dạng văn bản, hoặc chỉnh sửa tệp CSV bằng một công cụ không động đến nó. Thứ hai, khóa phải đúng chính xác với thứ mà điện thoại đọc được: nếu trên kệ là các mã EAN-13, thì một số hiệu hàng hóa nội bộ nằm trong cột mã vạch sẽ không khớp với gì cả, và một nhãn UPC-A được đọc thành 13 chữ số với một số 0 ở đầu trên iPhone và thành 12 chữ số trên Android, nên hãy ghi các mã UPC theo đúng dạng mà điện thoại của bạn đọc. Hãy quét năm mặt hàng thật và so sánh với tệp trước khi tin tưởng bản nhập — một phép kiểm tra hai phút giúp bạn khỏi cả một gian phòng đầy những kết quả không khớp giả.
Các đội dùng cách này để xác minh những gì
- Kiểm tra lấy hàng và xuất hàng. Hãy nhập các dòng đơn hàng; một kết quả không khớp tại bàn đóng gói là một lần lấy nhầm hàng được phát hiện trước khi đơn vị chuyển phát đến, chứ không phải sau khi có khiếu nại. Kết hợp với bài hướng dẫn đóng thùng để có hồ sơ ở cấp từng thùng.
- Thu hồi và rút hàng theo lô. Hãy nhập danh sách lô bị ảnh hưởng rồi rà soát kệ hàng: những mặt hàng khớp sẽ được rút ra, và một tệp xuất Quét liên tục có các cột tra cứu sẽ ghi lại đợt rà soát ấy.
- Kiểm tra hàng dán nhãn sai và hàng trôi nổi. Một mã không có trong danh mục của bạn — hoặc dẫn tới sai sản phẩm — là dấu hiệu kinh điển của hàng bị dán nhãn lại hoặc nghi là hàng giả. Phản hồi không khớp tức thì khiến những đợt kiểm tra đột xuất trở nên khả thi.
- Xác minh giá. Hãy nhập giá hệ thống hiện hành rồi đi dọc các lối đi; nhãn trên kệ và mức giá đã quét nằm cạnh nhau ngay trên màn hình.
- Nhận hàng đối chiếu với đơn mua hàng. Phiên bản dành cho khâu nhận hàng của quy trình này có bài hướng dẫn riêng — nhận hàng trong kho bằng máy quét trên điện thoại.
Quy trình mẫu: ví dụ ống mẫu phòng thí nghiệm hiện thông tin mẫu của từng ống từ một danh sách đã nhập trong lúc ống được quét vào hộp đông lạnh, còn ví dụ kiểm đếm vật tư y tế hiện tên sản phẩm từ danh sách vật tư trong một đợt đếm kho — cả hai đều dựa trên cùng một ý tưởng nhập rồi quét.
Những cách khác để kiểm tra hợp lệ dữ liệu quét
Các phương án thay thế một cách trung thực: một hệ thống ERP hay WMS có kiểm tra hợp lệ trực tiếp đối chiếu mọi lần quét với hệ thống sổ sách theo thời gian thực — đó là kiến trúc đúng đắn khi các lần quét phải ghi giao dịch tức thì, với chi phí cấp phép cấp doanh nghiệp và với kết nối mạng là một điều kiện bắt buộc. Các ứng dụng tra cứu mã vạch công cộng cho bạn biết một sản phẩm là gì theo một danh mục toàn cầu, đó là câu hỏi khác với việc nó có nằm trong dữ liệu của bạn hay không. Một danh sách in sẵn dùng được với hai mươi mặt hàng và sụp đổ ở hai trăm. Cách tiếp cận nhập một tệp CSV rồi quét bao trùm khoảng giữa rộng lớn: dữ liệu của bạn, trên điện thoại của bạn, khi ngoại tuyến, với một tệp kết quả từ Quét liên tục ở cuối — cùng một triết lý dựa trên tệp như bài hướng dẫn nhập tệp CSV vào ERP. Hãy xem phần tổng quan về DataScan để biết cả năm chế độ quét; chế độ Tra cứu nằm trong bản dùng thử miễn phí 7 ngày, nên việc nhập danh mục chính tối nay và xác minh lô hàng ngày mai chẳng tốn gì.
Câu hỏi thường gặp
Bạn nhập một tệp CSV chứa dữ liệu chính của mình — mã vạch cùng các trường như tên, giá hay số lô — vào ứng dụng. Khi bạn quét một mặt hàng, ứng dụng tra mã vạch đó trong danh mục đã nhập ngay trên thiết bị: trúng thì bản ghi hiện ra tức thì, trượt nghĩa là mã vạch ấy không có trong dữ liệu của bạn. Đó là việc kiểm tra hợp lệ đối chiếu với danh mục CỦA BẠN, khi ngoại tuyến, chứ không phải tra cứu trong một danh mục sản phẩm công cộng nào đó.
Những danh mục hàng chục nghìn mặt hàng chính là mục đích sử dụng dự kiến. Danh mục nằm trên điện thoại, việc tra cứu diễn ra tức thì, và không cần kết nối nào. Nếu dữ liệu chính của bạn khổng lồ, hãy nhập đúng phần quan trọng cho công việc: danh sách lấy hàng hôm nay, dải sản phẩm của một nhà cung cấp, lô hàng bị thu hồi.
Có — hãy đưa mức giá hiện hành vào làm một trường trong tệp CSV được nhập. Quét một mặt hàng trên kệ sẽ hiện ra giá trong hệ thống bên cạnh nhãn giá thực tế trên kệ, điều này biến việc đi rà lỗi nhãn và kiểm tra khi đổi đợt khuyến mãi thành công việc một người, một điện thoại.
Hoàn toàn được. Cơ sở dữ liệu đã nhập và mọi dữ liệu quét đều được lưu trên thiết bị, nên phản hồi khớp/không khớp vẫn hoạt động trong tầng hầm, phòng lạnh và những hiện trường không có chút sóng nào. Kết nối chỉ cần để gửi một tệp xuất hoặc để làm mới danh mục đã nhập từ một URL.
