Как сверять сканирования штрихкодов с базой данных товаров

Чтобы сверять сканирования штрихкодов с базой данных товаров, импортируйте свой справочник в виде файла CSV в приложение для сканирования, которое проверяет каждое сканирование локально. Режим «Сканирование с поиском» в DataScan делает именно это: отсканированный штрихкод, который есть в вашем импортированном списке, мгновенно показывает свою запись; тот, которого там нет, тут же не находит совпадения. Вся проверка выполняется на телефоне, офлайн. Сам режим «Сканирование с поиском» ничего не записывает; для файла с результатами сканируйте в режиме «Непрерывное сканирование» с добавлением столбцов поиска в выгрузку.

Вопрос, на который должно отвечать каждое сканирование

Большинство сканирований сообщает, что написано в штрихкоде. Проверка отвечает на более полезный вопрос: то ли это, чем оно должно быть? Есть ли эта позиция в сегодняшнем листе отбора? Это ли та партия, которую мы отзываем? Есть ли эта книга в нашем каталоге, эта деталь — в разрешённом ассортименте, а цена на полке — та же, что в системе? Сам по себе штрихкод ответить не может — это способно сделать только сравнение с вашими собственными справочными данными.

Выполнять такое сравнение на глаз — отсканировать, прочитать номер, найти его в распечатке — медленно, и оно подводит ровно тогда, когда это важно: на той единственной позиции из двухсот, которой здесь не место. Перенос справочника на телефон переворачивает работу: каждое сканирование проверяет себя само, и вашего внимания требуют только исключения.

Проверка сканирований по справочнику в CSV: шаг за шагом

1. Соберите справочник в виде файла CSV Выгрузите штрихкоды вместе с полями оттуда, где хранится ваша достоверная информация, — из ERP, кассовой системы, реестра активов или обычной таблицы. Включите поля, которые помогают в момент сканирования: название товара, цену, партию или лот, адрес ячейки, поставщика. Сохраните его как CSV с запятой в качестве разделителя, штрихкодом в первом столбце и столбцами данных после него.
2. Импортируйте CSV в базу поиска DataScan Загрузите файл в приложение. Каждый штрихкод становится ключом поиска со своими полями — тысячи позиций не проблема, — и вся база находится на телефоне, поэтому проверка работает и в холодильной камере, и в подвальном архиве без связи.
3. Сканируйте позиции в режиме «Сканирование с поиском» Теперь сканируйте что угодно. Штрихкод, который есть в вашем списке, покажет свою запись в тот момент, когда камера на нём сфокусируется, — название, цену, партию, всё, что вы импортировали. Штрихкод, которого в списке нет, совпадения не найдёт. Эта тишина и есть результат: неверно промаркированный, ошибочно доставленный или отсутствующий в каталоге товар сам себя выдаёт.
4. Разберитесь с несовпадениями Физически отложите позицию в сторону — золотое правило проверки состоит в том, что отмеченные позиции немедленно выводятся из потока. «Сканирование с поиском» не сохраняет сканирование, поэтому, если вам нужна запись, переходите к следующему шагу.
5. Сохраните запись о проверке Сканируйте в режиме «Непрерывное сканирование» с включённым параметром «Перекрестные ссылки с данными поиска», затем выгрузите по электронной почте, по SFTP или через меню «Поделиться». Каждая строка содержит совпавшие поля из вашего списка, а строки с пустыми столбцами поиска — несовпавшие: это и есть ваш отчёт о находках, с отметками времени, готовый приложить к претензии, документу об отзыве партии или исправлению каталога.
6. Обновляйте базу при изменении справочных данных Импортированный список — это снимок на момент выгрузки, поэтому выгружайте и импортируйте заново, когда меняются цены, отгружаются партии или выходят новые товары. Сделайте это частью рутины: берите свежие данные утром каждого дня проверок.

Как правильно подготовить основной файл CSV

Проверка хороша ровно настолько, насколько хороши ключи, а две табличные привычки незаметно их портят. Во-первых, Excel отбрасывает ведущие нули у всего, что считает числом, — код UPC, начинающийся с 0, превращается в 11-значное значение, которое никогда не совпадёт со сканированием. Держите столбец со штрихкодами в текстовом формате или редактируйте CSV в инструменте, который его не трогает. Во-вторых, ключ должен в точности совпадать с тем, что считывает телефон: если на полке коды EAN-13, то внутренний артикул в столбце штрихкодов не совпадёт ни с чем, а этикетка UPC-A на iPhone считывается как 13 цифр с ведущим 0, а на Android — как 12 цифр, поэтому указывайте коды UPC в том виде, в каком их считывают ваши телефоны. Отсканируйте пять реальных позиций и сравните их с файлом, прежде чем доверять импорту, — двухминутная проверка, которая избавит вас от целого зала ложных несовпадений.

Что команды проверяют таким образом

• Контроль отбора и отгрузки. Импортируйте строки заказа; отсутствие совпадения на упаковочном столе — это ошибка отбора, пойманная до приезда курьера, а не после жалобы. Сочетается с руководством по упаковке коробок для записи на уровне коробки.
• Отзывы партий и изъятия. Импортируйте список затронутых партий и пройдитесь по полкам: совпадения изымаются, а выгрузка из режима «Непрерывное сканирование» со столбцами поиска документирует обход.
• Проверка на неверную маркировку и параллельный импорт. Код, которого нет в вашем каталоге, — или который соответствует другому товару, — классический признак перемаркированного или подозрительного на подделку товара. Мгновенный сигнал о несовпадении делает выборочные проверки практичными.
• Проверка цен. Импортируйте актуальные системные цены и пройдите по проходам; ценник на полке и отсканированная цена оказываются рядом на экране.
• Приёмка по заказу на закупку. У версии этого процесса для приёмки есть собственное руководство — складская приёмка со сканером на телефоне.

Другие способы проверять сканирования

Честные альтернативы: ERP или WMS с живой проверкой сверяет каждое сканирование с учётной системой в реальном времени — правильная архитектура, когда сканирования должны мгновенно проводить операции, по цене корпоративных лицензий и с жёсткой зависимостью от связи. Публичные приложения для поиска штрихкодов сообщают, что представляет собой товар по мировому каталогу, а это совсем другой вопрос, нежели наличие товара в ваших данных. Распечатанный список работает на двадцати позициях и разваливается на двухстах. Подход «импортировать CSV и сканировать» покрывает широкую середину: ваши данные, на вашем телефоне, офлайн, с файлом результатов из режима «Непрерывное сканирование» на выходе — та же файловая философия, что и в руководстве по импорту CSV в ERP. Смотрите обзор DataScan для знакомства со всеми пятью режимами сканирования; режим «Сканирование с поиском» входит в 7-дневный бесплатный пробный период, поэтому импорт справочника сегодня вечером и проверка завтрашней поставки ничего не будут стоить.