Как сканировать штрихкоды в таблицу Excel

Самый быстрый способ сканировать штрихкоды в таблицу Excel — это приложение для телефона, которое сохраняет сканирования как структурированные строки и выгружает их в файл Excel или CSV. С DataScan вы сканируете каждый товар камерой, при необходимости добавляете количество и получаете файл, который открывается в Excel — одна строка на сканирование, со штрихкодом, количеством и отметкой времени в отдельных столбцах.

Почему ручной ввод штрихкодов в Excel не масштабируется

Большинство списков запасов, бланков заказов и реестров активов уже живут в Excel. Слабое звено — это ввод данных: прочитать 13-значный EAN с этикетки и набрать его в ячейке занимает около десяти секунд на позицию и провоцирует перестановку цифр. На 300 позициях это час подверженного ошибкам набора — а одна неверная цифра означает, что поиск позже незаметно даст сбой.

Камера телефона считывает тот же штрихкод меньше чем за секунду и никогда не переставляет цифры. Смысл процесса «штрихкод — Excel» не только в скорости: каждое значение в таблице в точности соответствует тому, что было напечатано на этикетке.

Сканирование штрихкодов в Excel с iPhone или телефона Android: шаг за шагом

1. Установите приложение для сканирования штрихкодов в Excel Установите DataScan на свой iPhone или телефон Android. Все функции доступны в течение 7-дневного бесплатного пробного периода, поэтому вы можете проверить весь рабочий процесс — включая экспорт — до того, как что-либо оплатите.
2. Настройте столбцы экспорта В настройках выберите предпочитаемый формат экспорта (Excel или CSV), переименуйте заголовок столбца со штрихкодом так, чтобы он совпадал с названием столбца, которое ожидает ваша таблица, и задайте форматы даты и времени. Вы также можете выбрать, попадут ли дата и время в один столбец или в два. Один раз настроив заголовки, вы полностью избавитесь от доработки при каждом последующем экспорте.
3. Выберите режим сканирования Для простого списка штрихкодов используйте «Непрерывное сканирование» — оно даёт одну строку на каждое сканирование так быстро, как вы успеваете наводить камеру, с паузой по касанию и удержанию, когда нужно изменить положение. Для подсчёта запасов используйте «Сканирование одного значения»: отсканируйте штрихкод, введите количество, сканируйте следующий.
4. Отсканируйте товары Пройдите по полке, паллете или стопке продукции. Каждое сканирование сохраняется локально на телефоне с отметкой времени, поэтому это работает в подвальном складе без связи ровно так же хорошо, как и по Wi-Fi.
5. Проверьте сессию Откройте список отсканированных позиций, чтобы сверить количество, удалить случайные повторные сканирования и убедиться, что всё ожидаемое на месте. Тридцать секунд проверки избавят вас от неловких исправлений после того, как файл уже разослан.
6. Выгрузите файл и откройте его в Excel Выгрузите сессию и выберите способ доставки: отправьте файл в любое приложение на телефоне, пришлите его по электронной почте через собственный SMTP-сервер или загрузите на сервер FTP/SFTP. Откройте файл Excel — или импортируйте CSV через Данные → Из текста/CSV — и ваши сканирования появятся аккуратными строками под настроенными вами заголовками.

Excel или CSV: какой формат экспорта выбрать?

Оба формата приводят к одному результату, но ведут себя по-разному. Excel (совместимый с Excel файл .xls) — простой выбор, когда файл открывает человек: каждая ячейка хранится как текст, поэтому длинные номера штрихкодов остаются целыми, и никому не нужно думать о разделителях. Поскольку количества тоже приходят как текст, перед суммированием преобразуйте этот столбец в числа. CSV лучше подходит, когда файл читает программа — импорт в ERP, обновление Power Query, скрипт, — потому что это обычный текст и вы контролируете каждую деталь: разделитель (запятая или точка с запятой, что важно для европейских версий Excel), кодировку файла, переводы строк и наличие заголовков.

Практическое разделение: используйте файл Excel для разовых подсчётов, которые вы отправляете коллеге, и CSV для всего регулярного, что попадает в существующую книгу или систему. DataScan запоминает настройки в любом случае, так что это одноразовое решение на процесс, а не рутина при каждом экспорте.

Советы по чистому процессу «штрихкод — Excel»

• Согласуйте заголовки с основной таблицей. Если ваша книга ожидает столбец с названием SKU, переименуйте заголовок столбца со штрихкодом в приложении перед экспортом. Тогда копирование и вставка совпадут без перестановки столбцов.
• Одна сессия на одну зону. Сканируйте проход 3 как одну сессию, проход 4 — как следующую. Небольшие именованные выгрузки сверять гораздо проще, чем один файл на 2,000 строк, а параметры именования файлов помогут держать выгрузки в порядке.
• Отметки времени показывают, когда. В каждой строке есть отметка времени сканирования, поэтому вы видите, когда проводился подсчёт и какой из двух противоречащих подсчётов новее.
• Осознанно работайте с дубликатами. Заранее решите, означает ли повторное сканирование количество 2 или ошибку. Для подсчётов лучше использовать режим «Сканирование одного значения» и вводить количества; DataScan также может сводить повторные сканирования в одну строку со счётчиком или игнорировать один и тот же код, отсканированный дважды подряд.

Другие способы перенести штрихкоды в Excel

Честные альтернативы: USB- или Bluetooth-сканер в режиме эмуляции клавиатуры вводит каждое сканирование в ту ячейку, где стоит курсор. Это отлично работает на стационарном рабочем месте и не требует шага экспорта, но фиксирует только сам штрихкод — без запроса количества, отметок времени и заметок — и привязывает вас к компьютеру. У мобильного приложения Excel есть функция ввода данных с камеры, но она рассчитана на распознавание печатных таблиц, а не на массовую работу со штрихкодами. Приложение для телефона выигрывает, когда вы перемещаетесь по складу, вам нужны структурированные столбцы или количества, вводимые прямо у полки, — именно так винный магазин формирует заказы поставщикам, сканируя бутылки вместо ручного ввода SKU.

Работаете в экосистеме Google? Те же выгрузки сессий подходят и для таблицы в Drive — смотрите сопутствующее руководство по сканированию штрихкодов в Google Sheets или начните с главной страницы DataScan, чтобы получить обзор всех пяти режимов сканирования.