Voorbeeldworkflow Speciaalzaak

Hoe een wijnzaak bestellingen bij leveranciers kan samenstellen door het schap te scannen

Scan de fles, typ hoeveel u wilt en loop door. De bestelling komt bij uw leverancier binnen als bestand met exacte barcodes en aantallen, in plaats van een telefoontje vol jaargangen en flesformaten.

Deze pagina laat zien hoe DataScan voor deze taak kan worden ingericht. Het is een illustratie, geen verslag over een specifieke klant. Alle codes en waarden op deze pagina zijn voorbeelden.

Gratis proefperiode van 7 dagen • iPhone, iPad en Android • Op elk moment opzegbaar
Eigenaar van een wijnzaak die de barcode van een fles scant om een bestelling bij de leverancier te maken

Het probleem

Speciaalproducten bestellen per telefoon of in een getypte e-mail lokt fouten uit. Een wijn met dezelfde naam bestaat in meerdere jaargangen en flesformaten, een kaas in twee rijpingsstadia, een olijfolie in drie blikken. Wie namen voorleest van een handgeschreven briefje, laat de leverancier raden welke u bedoelde.

De barcode op het product duidt het exacte artikel al aan. Legt u die barcode vast met het aantal dat u wilt terwijl u bij het schap staat, dan hoeft niemand iets over te typen of te interpreteren.

Wat u nodig hebt, is een lijst met barcode en bestelhoeveelheid die u rechtstreeks vanaf de winkelvloer kunt versturen, in een formaat dat uw leverancier kan openen.

De inrichting

De Scan met één waarde legt elke barcode vast met een getypt aantal. Stel de e-mail vooraf in, zodat het versturen van de bestelling één tik kost.

Scanmodus Scan met één waarde
Hoeveelheid Invoerlabel Bestelaantal
Barcode kolomkop en Kolom Kop Hoeveelheid EAN en Bestelaantal, of de namen waar uw leverancier om vraagt
Naar e-mail (SMTP) of Standaard ontvanger (Mail-app) Het bestel-e-mailadres van uw leverancier
Onderwerp en handtekening Onderwerp zoals ‘Bestelling, klantnr. 10442’; handtekening met de naam van uw zaak, adres en klantnummer
Optioneel opzoeken De artikellijst van de leverancier als CSV (eerst EAN, dan productnaam), met Kruisverwijzingen inschakelen aan, zodat na elke scan de productnaam wordt getoond
Exportformaat Excel (.xls) of CSV, wat uw leverancier het liefst heeft

Stap voor stap

  1. Loop langs de schappen Open de Scan met één waarde en loop door de winkel en het magazijn. Scan bij elk product dat moet worden aangevuld de barcode en typ het aantal dat u wilt bestellen.
  2. Controleer de productnaam Hebt u de artikellijst van de leverancier geïmporteerd, dan wordt na elke scan de productnaam getoond, zodat u de jaargang of het formaat kunt bevestigen voordat u doorloopt.
  3. Controleer de lijst Open de scanlijst en loop die door. Een verkeerde regel verwijdert u met een veeg en scant u opnieuw met het juiste aantal.
  4. Verstuur de bestelling Tik op Verstuur e-mail. Via uw eigen mailserver (SMTP) gaat de bestelling direct naar het bestel-e-mailadres van uw leverancier; met de Mail-app opent een ingevuld concept en tikt u op Verstuur. Onderwerp en handtekening vertellen de leverancier wie er bestelt.
  5. Bewaar de verzonden e-mail De verzonden e-mail met bijlage is uw kopie van de bestelling. Start een nieuwe scan voor de volgende bestelronde.

Wat u eruit krijgt

Elk gescand product wordt één rij. Een korte bestelling ziet er zo uit:

Kolom Voorbeeldwaarde Wat erin staat
EAN 3760123450019 De barcode van het exacte product, inclusief jaargang en formaat
Bestelaantal 12.0 Het aantal dat u hebt getypt
Tijdstempel 2026-04-03 10:05 Wanneer de regel is gescand

Met ‘Kruisverwijzing met opzoekgegevens’ aan worden de kolommen van de artikellijst van de leverancier, zoals productnaam en artikelnummer, hierna toegevoegd, waardoor het bestand voor de leverancier makkelijker te lezen is.

Past goed als…

  • Uw producten hebben barcodes die uw leverancier herkent.
  • U bestelt na door langs de schappen te lopen, niet vanuit een voorraadsysteem.
  • Uw leverancier accepteert bestellingen per e-mail als spreadsheet- of CSV-bestand.
  • U bestelt bij één hoofdleverancier die het bestand per e-mail ontvangt.

Verstuur uw volgende bestelling als scan

Scan een paar producten, stuur het bestand naar uzelf en bekijk wat uw leverancier zou ontvangen. De gratis proefperiode bevat alle functies.

Gratis proefperiode van 7 dagen • iPhone, iPad en Android • Op elk moment opzegbaar