Exemple de flux de travail Commerce spécialisé

Comment un caviste peut préparer ses commandes fournisseurs en scannant le rayon

Scannez la bouteille, saisissez combien vous en voulez, passez à la suivante. La commande arrive chez votre fournisseur sous forme de fichier de codes-barres et de quantités exacts, au lieu d'un appel téléphonique plein de millésimes et de contenances.

Cette page montre comment DataScan peut être configuré pour cette tâche. Il s'agit d'une illustration, et non du compte rendu d'un client précis. Tous les codes et toutes les valeurs indiqués sont des exemples.

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Caviste scannant le code-barres d'une bouteille pour préparer une commande fournisseur

Le problème

Commander des produits de spécialité par téléphone ou par un e-mail tapé à la main invite aux erreurs. Un vin du même nom existe en plusieurs millésimes et contenances, un fromage à deux stades d'affinage, une huile d'olive en trois formats de bidon. Lire des noms sur une note manuscrite laisse le fournisseur deviner lequel vous vouliez.

Le code-barres du produit identifie déjà l'article exact. Si vous saisissez ce code-barres avec la quantité voulue directement devant le rayon, personne n'a plus rien à ressaisir ni à interpréter.

Il vous faut une liste de codes-barres et de quantités à commander que vous pouvez envoyer directement depuis la surface de vente, dans un format que votre fournisseur peut ouvrir.

La configuration

Le Scan d'une valeur unique enregistre chaque code-barres avec une quantité saisie. Préréglez l'e-mail pour que l'envoi de la commande ne demande qu'un appui.

Mode de scan Scan d'une valeur unique
Quantité Étiquette d'entrée Qté commande
En-tête de colonne du code-barres et En-tête de colonne Quantité EAN et Qté commande, ou les noms demandés par votre fournisseur
À l'adresse électronique (SMTP) ou Destinataire par défaut (app Mail) L'adresse de commande de votre fournisseur
Objet et signature Un objet tel que « Commande, n° client 10442 » ; une signature avec le nom de votre boutique, son adresse et votre numéro client
Données de référence facultatives La liste d'articles du fournisseur en CSV (EAN en premier, nom du produit en second), avec Activer la référence croisée activé, pour que le nom du produit s'affiche après chaque scan
Format d'export Excel (.xls) ou CSV, selon la préférence de votre fournisseur

Étape par étape

  1. Parcourez les rayons Ouvrez le Scan d'une valeur unique et parcourez la boutique et la réserve. Pour chaque produit à réapprovisionner, scannez le code-barres et saisissez la quantité à commander.
  2. Vérifiez le nom du produit Si vous avez importé la liste d'articles du fournisseur, le nom du produit s'affiche après chaque scan : vous confirmez le millésime ou la contenance avant de passer au suivant.
  3. Relisez la liste Ouvrez la liste des scans et parcourez-la. Une ligne erronée se supprime d'un glissement du doigt et se scanne à nouveau avec la bonne quantité.
  4. Envoyez la commande Touchez Envoyer un email. Via votre propre serveur de messagerie (SMTP), la commande part immédiatement à l'adresse de commande de votre fournisseur ; avec l'app Mail, un brouillon prérempli s'ouvre et vous touchez Envoyer. L'objet et la signature indiquent au fournisseur qui commande.
  5. Conservez l'e-mail envoyé L'e-mail envoyé avec sa pièce jointe est votre copie de la commande. Démarrez un nouveau scan pour la prochaine série de commandes.

Ce que vous obtenez

Chaque produit scanné devient une ligne. Une commande courte ressemble à ceci :

Colonne Exemple de valeur Contenu
EAN 3760123450019 Le code-barres du produit exact, millésime et contenance compris
Qté commande 12.0 La quantité que vous avez saisie
Horodatage 2026-04-03 10:05 Le moment où la ligne a été scannée

Avec « Renvoi à des données de référence » activé, les colonnes de la liste d'articles du fournisseur, comme le nom du produit et le numéro d'article, sont ajoutées après celles-ci, ce qui rend le fichier plus lisible pour le fournisseur.

Convient si…

  • Vos produits portent des codes-barres que votre fournisseur reconnaît.
  • Vous réapprovisionnez en parcourant les rayons plutôt qu'à partir d'un logiciel de stock.
  • Votre fournisseur accepte les commandes par e-mail sous forme de tableur ou de fichier CSV.
  • Vous commandez auprès d'un fournisseur principal qui reçoit le fichier par e-mail.

Envoyez votre prochaine commande sous forme de scan

Scannez quelques produits, envoyez-vous le fichier et voyez ce que votre fournisseur recevrait. L'essai gratuit inclut toutes les fonctionnalités.

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