बारकोड को Excel स्प्रेडशीट में कैसे स्कैन करें

बारकोड को Excel स्प्रेडशीट में स्कैन करने का सबसे तेज़ तरीक़ा एक फ़ोन ऐप है जो स्कैन को संरचित पंक्तियों के रूप में कैप्चर करता है और उन्हें Excel या CSV फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट करता है। DataScan के साथ आप हर वस्तु को कैमरे से स्कैन करते हैं, ज़रूरत हो तो मात्रा जोड़ते हैं, और एक ऐसी फ़ाइल एक्सपोर्ट करते हैं जो Excel में खुलती है — प्रति स्कैन एक पंक्ति, जिसमें बारकोड, मात्रा और टाइमस्टैम्प अपने-अपने कॉलम में होते हैं।

बारकोड को Excel में टाइप करना क्यों टिकाऊ नहीं है

अधिकांश इन्वेंट्री सूचियाँ, ऑर्डर शीट और संपत्ति रजिस्टर पहले से ही Excel में रहते हैं। कमज़ोर कड़ी है डेटा अंदर लाना: किसी लेबल से 13-अंकों का EAN पढ़कर उसे एक सेल में टाइप करने में प्रति वस्तु लगभग दस सेकंड लगते हैं और अंक उलट जाने का न्योता मिलता है। 300 वस्तुओं पर यह एक घंटे की त्रुटि-प्रवण टाइपिंग है — और एक ग़लत अंक का अर्थ है एक लुकअप जो बाद में चुपचाप विफल हो जाता है।

एक फ़ोन कैमरा वही बारकोड एक सेकंड से भी बहुत कम में पढ़ता है और कभी अंक नहीं उलटता। बारकोड-से-Excel वर्कफ़्लो का मक़सद केवल गति नहीं है; यह है कि स्प्रेडशीट का हर मान ठीक वही हो जो लेबल पर छपा था।

अपने iPhone या Android फ़ोन से बारकोड को Excel में स्कैन करें: चरण दर चरण

1. एक बारकोड-से-Excel ऐप इंस्टॉल करें अपने iPhone या Android फ़ोन पर DataScan इंस्टॉल करें। 7-दिन के निःशुल्क ट्रायल के दौरान हर सुविधा उपलब्ध है, इसलिए आप कुछ भी भुगतान करने से पहले अपना पूरा वर्कफ़्लो — एक्सपोर्ट सहित — परख सकते हैं।
2. अपने एक्सपोर्ट कॉलम सेट करें सेटिंग्स में अपना पसंदीदा एक्सपोर्ट प्रारूप (Excel या CSV) चुनें, बारकोड कॉलम हेडर का नाम बदलकर वह कॉलम नाम रखें जिसकी आपकी स्प्रेडशीट अपेक्षा करती है, और दिनांक तथा समय प्रारूप चुनें। आप यह भी चुन सकते हैं कि दिनांक और समय एक कॉलम में आएँ या दो में। हेडर एक बार सही कर लेने का अर्थ है उसके बाद हर एक्सपोर्ट पर शून्य सफ़ाई।
3. एक स्कैन मोड चुनें बारकोड की सादी सूची के लिए निरंतर स्कैन का उपयोग करें — यह जितनी तेज़ी से आप कैमरा बारकोड पर ला सकें उतनी तेज़ी से प्रति स्कैन एक पंक्ति कैप्चर करता है, और जब आपको स्थिति बदलनी हो तो टच-एंड-होल्ड पॉज़ देता है। स्टॉक गिनने के लिए एकल मान स्कैन का उपयोग करें: एक बारकोड स्कैन करें, मात्रा टाइप करें, अगला स्कैन करें।
4. अपनी वस्तुएँ स्कैन करें शेल्फ़, पैलेट या उत्पादों के ढेर से होकर काम करें। हर स्कैन फ़ोन पर टाइमस्टैम्प सहित स्थानीय रूप से संग्रहीत होता है, इसलिए यह बिना सिग्नल वाले बेसमेंट स्टॉकरूम में उतना ही अच्छा काम करता है जितना Wi-Fi पर।
5. सत्र की समीक्षा करें गिनती सत्यापित करने, ग़लती से हुए दोहरे स्कैन हटाने, और यह पुष्टि करने के लिए कि सब कुछ मौजूद है जिसकी आपने अपेक्षा की थी, स्कैन की गई वस्तुओं की सूची खोलें। तीस सेकंड की समीक्षा फ़ाइल के ईमेल से सबके पास पहुँच जाने के बाद होने वाले असहज सुधार से बचा देती है।
6. एक्सपोर्ट करें और Excel में खोलें सत्र एक्सपोर्ट करें और भेजने का तरीक़ा चुनें: फ़ाइल को अपने फ़ोन के किसी भी ऐप में साझा करें, अपने स्वयं के SMTP सर्वर से ईमेल करें, या किसी FTP/SFTP सर्वर पर अपलोड करें। Excel फ़ाइल खोलें — या CSV को Data → From Text/CSV के ज़रिए इम्पोर्ट करें — और आपके स्कैन आपके द्वारा कॉन्फ़िगर किए गए हेडरों के नीचे व्यवस्थित पंक्तियों के रूप में दिखाई देते हैं।

Excel या CSV: आपको कौन-सा एक्सपोर्ट प्रारूप उपयोग करना चाहिए?

दोनों एक ही जगह पहुँचते हैं, लेकिन रास्ते में उनका व्यवहार अलग होता है। जब कोई व्यक्ति फ़ाइल खोलता है तो Excel (एक Excel-संगत .xls फ़ाइल) आसान विकल्प है: हर सेल पाठ के रूप में संग्रहीत होता है, इसलिए लंबे बारकोड नंबर ज्यों के त्यों रहते हैं और किसी को डीलिमिटर के बारे में सोचना नहीं पड़ता। चूँकि मात्राएँ भी पाठ के रूप में आती हैं, इसलिए जोड़ने से पहले उस कॉलम को संख्याओं में बदल लें। जब सॉफ़्टवेयर फ़ाइल पढ़ता है — कोई ERP इम्पोर्ट, कोई Power Query रिफ़्रेश, कोई स्क्रिप्ट — तब CSV बेहतर विकल्प है, क्योंकि यह सादा पाठ है और आप हर विवरण नियंत्रित करते हैं: डीलिमिटर (अल्पविराम या अर्धविराम, जो यूरोपीय Excel संस्करणों के लिए मायने रखता है), फ़ाइल एन्कोडिंग, पंक्ति विराम, और हेडर शामिल हों या नहीं।

एक व्यावहारिक बँटवारा: सहकर्मी को ईमेल की जाने वाली तदर्थ गिनतियों के लिए Excel फ़ाइल उपयोग करें, और किसी भी ऐसी नियमित चीज़ के लिए CSV जो किसी मौजूदा वर्कबुक या सिस्टम को आपूर्ति करती है। DataScan दोनों ही स्थितियों में सेटिंग्स याद रखता है, इसलिए यह प्रति वर्कफ़्लो एक बार का निर्णय है, प्रति एक्सपोर्ट का काम नहीं।

साफ़-सुथरे बारकोड-से-Excel वर्कफ़्लो के लिए सुझाव

• हेडर अपनी मास्टर शीट से मिलाएँ। यदि आपकी वर्कबुक SKU नाम के कॉलम की अपेक्षा करती है, तो एक्सपोर्ट से पहले ऐप में बारकोड कॉलम हेडर का नाम बदल दें। फिर कॉपी-पेस्ट बिना किसी कॉलम फेरबदल के सही बैठ जाता है।
• प्रति स्थान एक सत्र उपयोग करें। गलियारा 3 को एक सत्र के रूप में स्कैन करें, गलियारा 4 को अगले के रूप में। छोटे, नामांकित एक्सपोर्ट का मिलान 2,000 पंक्तियों वाली एक फ़ाइल की तुलना में कहीं आसान है — और फ़ाइल नामकरण विकल्प एक्सपोर्ट को क्रम में रखते हैं।
• टाइमस्टैम्प बताते हैं कि कब। हर पंक्ति एक स्कैन टाइमस्टैम्प रखती है, इसलिए आप देख सकते हैं कि गिनती कब हुई और दो परस्पर विरोधी गिनतियों में से कौन-सी नई है।
• डुप्लिकेट सोच-समझकर हटाएँ। पहले ही तय कर लें कि दोहरे स्कैन का अर्थ मात्रा 2 होगा या ग़लती। गिनतियों के लिए एकल मान मोड को प्राथमिकता दें और मात्राएँ दर्ज करें; DataScan बार-बार हुए स्कैन को गणना सहित एक पंक्ति में सारांशित भी कर सकता है, या लगातार दो बार स्कैन किए गए एक ही कोड को अनदेखा भी कर सकता है।

बारकोड को Excel में लाने के अन्य तरीक़े

ईमानदार विकल्प: एक USB या Bluetooth कीबोर्ड-वेज स्कैनर हर स्कैन को उसी सेल में टाइप कर देता है जिसमें आपका कर्सर है। यह एक निश्चित डेस्क पर बढ़िया है और इसमें एक्सपोर्ट चरण की ज़रूरत नहीं, लेकिन यह केवल सादा बारकोड कैप्चर करता है — कोई मात्रा संकेत नहीं, कोई टाइमस्टैम्प नहीं, कोई नोट्स नहीं — और यह आपको कंप्यूटर से बाँध देता है। Excel के अपने मोबाइल ऐप में कैमरा-आधारित डेटा सुविधा है, लेकिन वह छपी हुई तालिकाएँ कैप्चर करने के लिए बनी है, बड़ी मात्रा में बारकोड स्कैन करने के लिए नहीं। फ़ोन ऐप तब जीतता है जब आप स्टॉकरूम में घूम रहे हों, संरचित कॉलम चाहिए हों, या शेल्फ़ पर ही मात्राएँ कैप्चर करनी हों — ठीक इसी तरह एक वाइन रिटेलर आपूर्तिकर्ता ऑर्डर बनाता है, SKU टाइप करने के बजाय बोतलें स्कैन करके।

इसके बजाय Google के परिवेश में काम कर रहे हैं? वही सत्र एक्सपोर्ट Drive की स्प्रेडशीट को भी आपूर्ति करते हैं — बारकोड को Google Sheets में स्कैन करने पर साथी गाइड देखें, या पाँचों स्कैन मोड के अवलोकन के लिए DataScan होमपेज से शुरू करें।