Barkodlar Bir Excel Elektronik Tablosuna Nasıl Taranır

Barkodları bir Excel elektronik tablosuna taramanın en hızlı yolu, taramaları yapılandırılmış satırlar olarak yakalayan ve bunları Excel veya CSV dosyası olarak dışa aktaran bir telefon uygulamasıdır. DataScan ile her ürünü kamerayla tarar, gerekiyorsa bir miktar ekler ve Excel'de açılan bir dosya dışa aktarırsınız — tarama başına bir satır; barkod, miktar ve zaman damgası kendi sütunlarında.

Barkodları Excel'e yazmak neden ölçeklenmez

Çoğu envanter listesi, sipariş formu ve varlık kaydı zaten Excel'de tutulur. Zayıf halka verinin içeri girmesidir: bir etiketten 13 haneli EAN kodunu okuyup hücreye yazmak ürün başına yaklaşık on saniye sürer ve rakamların yer değiştirmesine davetiye çıkarır. 300 üründe bu, bir saatlik hataya açık yazım demektir — ve tek bir yanlış rakam, daha sonra sessizce başarısız olan bir sorgulama anlamına gelir.

Bir telefon kamerası aynı barkodu bir saniyenin çok altında okur ve rakamları asla yer değiştirmez. Barkoddan Excel'e iş akışının amacı yalnızca hız değildir; elektronik tablodaki her değerin etikette basılı olanın tam karşılığı olmasıdır.

iPhone veya Android telefonunuzla barkodları Excel'e tarama: adım adım

1. Barkodları Excel'e aktaran bir uygulama kurun DataScan'i iPhone veya Android telefonunuza kurun. 7 günlük ücretsiz deneme boyunca tüm özellikler kullanılabilir; böylece herhangi bir ödeme yapmadan önce dışa aktarım dâhil iş akışınızın tamamını test edebilirsiniz.
2. Dışa aktarım sütunlarınızı ayarlayın Ayarlar bölümünde tercih ettiğiniz dışa aktarım biçimini (Excel veya CSV) seçin, barkod sütunu başlığını elektronik tablonuzun beklediği sütun adına uyacak şekilde yeniden adlandırın ve tarih ile saat biçimlerini belirleyin. Tarih ve saatin tek bir sütuna mı yoksa iki sütuna mı yazılacağını da seçebilirsiniz. Başlıkları bir kez doğru ayarlamak, sonraki her dışa aktarımda sıfır temizlik anlamına gelir.
3. Bir tarama modu seçin Düz bir barkod listesi için Sürekli Tarama'yı kullanın — kamerayı doğrultabildiğiniz hızla tarama başına bir satır yakalar ve yeniden konumlanmanız gerektiğinde dokun-ve-tut duraklatma sunar. Stok saymak için Tek Değer Taraması'nı kullanın: bir barkod tarayın, miktarı yazın, sonrakini tarayın.
4. Ürünlerinizi tarayın Rafı, paleti veya ürün yığınını baştan sona tarayın. Her tarama zaman damgasıyla birlikte telefonda yerel olarak saklanır; bu nedenle sinyalin olmadığı bir bodrum deposunda da Wi-Fi'de olduğu kadar iyi çalışır.
5. Oturumu gözden geçirin Sayıyı doğrulamak, yanlışlıkla yapılan çift taramaları silmek ve beklediğiniz her şeyin orada olduğunu onaylamak için taranan ürünler listesini açın. Otuz saniyelik bir gözden geçirme, dosya e-postayla dağıtıldıktan sonraki zahmetli bir düzeltmeden sizi kurtarır.
6. Dışa aktarın ve Excel'de açın Oturumu dışa aktarın ve bir teslim yolu seçin: dosyayı telefonunuzdaki herhangi bir uygulamaya paylaşın, kendi SMTP sunucunuz üzerinden e-postayla gönderin veya bir FTP/SFTP sunucusuna yükleyin. Excel dosyasını açın — ya da CSV'yi Veri → Metin/CSV'den yoluyla içe aktarın — taramalarınız, yapılandırdığınız başlıkların altında düzenli satırlar olarak görünür.

Excel mi CSV mi: hangi dışa aktarım biçimini kullanmalısınız?

İkisi de aynı yere ulaşır, ancak yolda farklı davranırlar. Dosyayı bir insan açacaksa Excel (Excel uyumlu bir .xls dosyası) kolay seçimdir: her hücre metin olarak saklanır; böylece uzun barkod numaraları bozulmaz ve kimsenin ayırıcıları düşünmesi gerekmez. Miktarlar da metin olarak geldiğinden, toplamadan önce o sütunu sayıya dönüştürün. Dosyayı bir yazılım okuyacaksa — bir ERP içe aktarımı, bir Power Query yenilemesi, bir betik — CSV daha iyi bir seçimdir; çünkü düz metindir ve her ayrıntıyı siz belirlersiniz: ayırıcı (Avrupa Excel sürümleri için önemli olan virgül veya noktalı virgül), dosya kodlaması, satır sonları ve başlıkların eklenip eklenmeyeceği.

Pratik bir ayrım: bir meslektaşınıza e-postayla göndereceğiniz tek seferlik sayımlar için Excel dosyasını, mevcut bir çalışma kitabını veya sistemi besleyen tekrar eden her şey için CSV kullanın. DataScan ayarları her iki durumda da hatırlar; dolayısıyla bu, her dışa aktarımda yapılan bir iş değil, iş akışı başına tek seferlik bir karardır.

Temiz bir barkoddan Excel'e iş akışı için ipuçları

• Başlıkları ana tablonuzla eşleştirin. Çalışma kitabınız SKU adlı bir sütun bekliyorsa, dışa aktarmadan önce uygulamadaki barkod sütunu başlığını yeniden adlandırın. Kopyala-yapıştır o zaman sütun karıştırmadan hizalanır.
• Konum başına bir oturum kullanın. 3. koridoru bir oturum, 4. koridoru bir sonraki oturum olarak tarayın. Küçük ve adlandırılmış dışa aktarımların mutabakatı 2.000 satırlık tek bir dosyaya göre çok daha kolaydır — ve dosya adlandırma seçenekleri dışa aktarımları sıralı tutar.
• Zaman damgaları zamanı gösterir. Her satır bir tarama zaman damgası taşır; böylece bir sayımın ne zaman yapıldığını ve çelişen iki sayımdan hangisinin daha yeni olduğunu görebilirsiniz.
• Yinelenenleri bilinçli olarak temizleyin. Çift taramanın miktar 2 mi yoksa bir hata mı anlamına geleceğine baştan karar verin. Sayımlar için Tek Değer Taraması modunu tercih edin ve miktarları girin; DataScan ayrıca tekrarlanan taramaları sayılarıyla birlikte tek bir satırda özetleyebilir ya da aynı kodun art arda iki kez taranmasını yok sayabilir.

Barkodları Excel'e aktarmanın diğer yolları

Dürüst alternatifler: bir USB veya Bluetooth klavye emülasyonlu tarayıcı, her taramayı imlecinizin bulunduğu hücreye yazar. Bu, sabit bir masada harikadır ve dışa aktarım adımı gerektirmez; ancak yalnızca çıplak barkodu yakalar — miktar sorusu yok, zaman damgası yok, not yok — ve sizi bilgisayara bağlar. Excel'in kendi mobil uygulamasında kamera tabanlı bir veri özelliği vardır, ancak bu, yüksek hacimli barkod işleri için değil, basılı tabloları yakalamak için tasarlanmıştır. Bir depoda hareket hâlindeyseniz, yapılandırılmış sütunlara ihtiyacınız varsa veya miktarların rafta yakalanmasını istiyorsanız telefon uygulaması öne geçer — nitekim bir şarap perakendecisi de tedarikçi siparişlerini SKU yazmak yerine şişeleri tarayarak tam olarak böyle oluşturur.

Bunun yerine Google ekosisteminde mi çalışıyorsunuz? Aynı oturum dışa aktarımları Drive'daki bir elektronik tabloyu da besler — barkodları Google Sheets'e tarama hakkındaki tamamlayıcı kılavuza bakın veya beş tarama modunun tamamına genel bir bakış için DataScan ana sayfasından başlayın.