バーコードをExcelスプレッドシートにスキャンする方法
バーコードをExcelスプレッドシートにスキャンする最も速い方法は、スキャンを構造化された行として取り込み、ExcelまたはCSVファイルとしてエクスポートできるスマートフォンアプリを使うことです。DataScanなら、カメラで各アイテムをスキャンし、必要に応じて数量を追加し、Excelで開けるファイルを書き出せます。スキャン1件につき1行、バーコード、数量、タイムスタンプがそれぞれ独立した列に並びます。
バーコードをExcelに手入力する方法が通用しない理由
在庫リスト、発注シート、資産台帳の多くはすでにExcelで管理されています。弱点はデータの入力です。ラベルに印字された13桁のEANを読み取ってセルに入力するには1アイテムあたり約10秒かかり、桁の入れ替わりも起こりやすくなります。300アイテムならミスが起きやすい入力作業に1時間かかり、1桁の誤りが後の照合を静かに失敗させます。
スマートフォンのカメラは同じバーコードを1秒足らずで読み取り、桁を入れ替えることもありません。バーコードからExcelへというワークフローの意義は速さだけではなく、スプレッドシート上のすべての値がラベルに印字されたとおりであるという点にあります。
iPhoneまたはAndroidスマートフォンでバーコードをExcelにスキャンする手順
- バーコードをExcelに取り込むアプリをインストールする iPhoneまたはAndroidスマートフォンにDataScanをインストールします。7日間の無料トライアル中はすべての機能をご利用いただけるため、エクスポートを含むワークフロー全体を、お支払い前にお試しいただけます。
- エクスポートする列を設定する 設定画面でご希望のエクスポート形式（ExcelまたはCSV）を選び、バーコード列の見出しをスプレッドシートが想定する列名に合わせて変更し、日付と時刻の形式を指定します。日付と時刻を1列にまとめるか2列に分けるかも選べます。見出しを一度正しく設定しておけば、以降のエクスポートで手直しは一切必要ありません。
- スキャンモードを選ぶ バーコードの一覧を作るだけなら連続スキャンをご利用ください。カメラを向けるだけの速さでスキャンごとに1行を取り込み、持ち替えたいときはタッチアンドホールドで一時停止できます。在庫をカウントする場合は単一値スキャンをお使いください。バーコードをスキャンし、数量を入力し、次をスキャンします。
- アイテムをスキャンする 棚、パレット、または積み上げられた製品を順にスキャンしていきます。すべてのスキャンはタイムスタンプ付きでスマートフォン内に保存されるため、Wi-Fi環境と同じように、電波の届かない地下倉庫でも問題なく機能します。
- セッションを確認する スキャン済みアイテムの一覧を開いて件数を確認し、誤って二重にスキャンした分を削除し、必要なものがすべて揃っているか確かめます。30秒の確認が、ファイルをメールで回覧した後の気まずい訂正を防ぎます。
- エクスポートしてExcelで開く セッションをエクスポートし、受け渡し方法を選びます。スマートフォン上の任意のアプリにファイルを共有する、ご自身のSMTPサーバー経由でメール送信する、FTP/SFTPサーバーにアップロードする、のいずれかです。ExcelファイルをExcelで開くか、CSVをデータ → テキストまたはCSVからでインポートすれば、設定した見出しの下にスキャンが整然と行として並びます。
ExcelとCSV、どちらのエクスポート形式を選ぶべきか
どちらも行き着く先は同じですが、途中の挙動が異なります。Excel（Excel互換の.xlsファイル）は人がファイルを開く場合に手軽な選択肢です。すべてのセルが文字列として保存されるため、長いバーコード番号が崩れることはなく、区切り文字を意識する必要もありません。数量も文字列として届くため、合計する前にその列を数値に変換してください。CSVはソフトウェアがファイルを読み取る場合、つまりERPへのインポート、Power Queryの更新、スクリプト処理などに適しています。プレーンテキストであり、区切り文字（カンマかセミコロンか。ヨーロッパ版Excelでは重要です）、文字エンコーディング、改行、見出しを含めるかどうかまで、すべてを制御できるからです。
実務的な使い分けとしては、同僚にメールで送る単発のカウントにはExcelファイルを、既存のブックやシステムに取り込む定期的な処理にはCSVをご利用ください。DataScanはどちらの設定も記憶するため、これはワークフローごとに一度決めるだけで、エクスポートのたびに行う作業ではありません。
バーコードからExcelへのワークフローを整えるコツ
- 見出しをマスターシートに合わせる。 ブックがSKUという列名を想定しているなら、エクスポート前にアプリ内でバーコード列の見出しを変更しておきます。そうすればコピー＆ペーストで列を並べ替えることなくそのまま揃います。
- ロケーションごとに1セッションにする。 通路3を1セッション、通路4を次のセッションとしてスキャンします。名前を付けた小さなエクスポートは、2,000行の1ファイルよりはるかに突き合わせやすく、ファイル名の設定によりエクスポートが整理された状態に保たれます。
- タイムスタンプが「いつ」を示す。 すべての行にスキャン時刻が記録されるため、カウントがいつ行われたか、矛盾する2つのカウントのどちらが新しいかが分かります。
- 重複は意図的に扱う。 二重スキャンを数量2とみなすのか、誤操作とみなすのかを、あらかじめ決めておきます。カウント作業では単一値モードで数量を入力する方法をおすすめします。DataScanは、繰り返しスキャンしたコードを件数付きの1行に集計することも、同じコードを続けて2回スキャンした場合に無視することもできます。
落とし穴：長い数値のバーコードを含むCSVをダブルクリックで開くと、Excelが指数表記（4,00297E+12など）で表示してしまうことがあります。データ → テキストまたはCSVからでインポートし、バーコード列を文字列に設定してください。あるいはExcel形式でエクスポートしてください。このファイルはすべてのセルを文字列として保存するため、長いバーコードが崩れません。
バーコードをExcelに取り込むその他の方法
率直に代替案を挙げましょう。USBまたはBluetooth接続のキーボードウェッジ型スキャナーは、スキャンした内容をカーソルのあるセルに直接入力します。固定されたデスクでは非常に便利でエクスポート作業も不要ですが、取得できるのはバーコードそのものだけで、数量の入力画面もタイムスタンプもメモもなく、パソコンから離れられません。Excel自体のモバイルアプリにもカメラを使ったデータ取り込み機能がありますが、これは印刷された表を取り込むためのもので、大量のバーコード作業向けではありません。倉庫内を移動しながら作業する場合、構造化された列が必要な場合、棚の前で数量を記録したい場合は、スマートフォンアプリが有利です。実際にワイン販売店はSKUを入力する代わりにボトルをスキャンして仕入発注を作成しています。
Googleのエコシステムをお使いですか。同じセッションのエクスポートはDrive上のスプレッドシートにも取り込めます。関連ガイドのバーコードをGoogle Sheetsにスキャンする方法をご覧いただくか、5つのスキャンモードの概要についてはDataScanホームページをご参照ください。
よくある質問
開いているブックの特定のセルに直接入力することはできません。DataScanはスキャンセッションを整ったExcelまたはCSVファイルとしてエクスポートし、それを既存のスプレッドシートで開くか貼り付けてご利用いただきます。選択中のセルに直接入力する方式が必要な場合はBluetoothのキーボードウェッジ型スキャナーが対応しますが、数量、タイムスタンプ、構造化された列は利用できなくなります。
単一値スキャンモードをご利用ください。バーコードをスキャンし、数量を入力して次に進みます。エクスポートにはアイテムごとにバーコード、数量、タイムスタンプを含む1行が出力され、ピボットテーブルやVLOOKUPにそのまま使えます。
DataScanは13種類のシンボル体系に対応しています。小売向けのEAN-13やUPC-A、物流ラベルのCode 128やCode 39、ITF、Codabar、PDF417、さらにQR、Data Matrix、Aztecなどの2次元コードも読み取れます。
はい。すべてのスキャンはスマートフォン内に保存されるため、倉庫全体をオフラインでスキャンできます。接続が必要なのはエクスポートをメール送信またはアップロードするときだけで、ファイルをローカルで転送する場合は接続すら不要です。
