כיצד לסרוק ברקודים לתוך גיליון Excel
הדרך המהירה ביותר לסרוק ברקודים לתוך גיליון Excel היא אפליקציית טלפון שלוכדת סריקות כשורות מובנות ומייצאת אותן כקובץ Excel או CSV. עם DataScan אתם סורקים כל פריט במצלמה, מוסיפים כמות אם יש בכך צורך, ומייצאים קובץ שנפתח ב-Excel — שורה אחת לכל סריקה, עם ברקוד, כמות וחותמת זמן כל אחד בעמודה משלו.
מדוע הקלדת ברקודים ל-Excel אינה מתאימה לנפחים גדולים
רוב רשימות המלאי, גיליונות ההזמנות ומרשמי הנכסים כבר נמצאים ב-Excel. החוליה החלשה היא הכנסת הנתונים: קריאת מספר EAN בן 13 ספרות מתווית והקלדתו לתא אורכת כעשר שניות לפריט ומזמינה החלפת ספרות. ב-300 פריטים מדובר בשעה של הקלדה מועדת לטעויות — וספרה שגויה אחת פירושה חיפוש שנכשל בשקט בהמשך.
מצלמת טלפון קוראת את אותו ברקוד בפחות משנייה ולעולם אינה מחליפה ספרות. המטרה של תהליך עבודה מברקוד ל-Excel אינה רק מהירות; היא שכל ערך בגיליון הוא בדיוק מה שהודפס על התווית.
סריקת ברקודים ל-Excel עם ה-iPhone או טלפון ה-Android שלכם: צעד אחר צעד
- התקינו אפליקציית ברקוד ל-Excel התקינו את DataScan ב-iPhone או בטלפון ה-Android שלכם. כל התכונות זמינות במהלך ניסיון החינם ל-7 ימים, כך שתוכלו לבחון את תהליך העבודה המלא שלכם — כולל הייצוא — לפני שתשלמו דבר.
- הגדירו את עמודות הייצוא בהגדרות בחרו את פורמט הייצוא המועדף עליכם (Excel או CSV), שנו את שם כותרת עמודת הברקוד כך שתתאים לשם העמודה שהגיליון שלכם מצפה לו, ובחרו פורמטים לתאריך ולשעה. תוכלו גם לבחור אם התאריך והשעה ייכנסו לעמודה אחת או לשתיים. הגדרה נכונה של הכותרות פעם אחת פירושה אפס ניקוי נתונים בכל ייצוא לאחר מכן.
- בחרו מצב סריקה עבור רשימת ברקודים פשוטה, השתמשו בסריקה רציפה — היא לוכדת שורה אחת לכל סריקה במהירות שבה אתם מכוונים את המצלמה, עם השהיה בלחיצה ארוכה כשצריך למקם מחדש. לספירת מלאי השתמשו בסריקת ערך יחיד: סרקו ברקוד, הקלידו את הכמות, סרקו את הבא.
- סרקו את הפריטים שלכם עברו על המדף, המשטח או ערמת המוצרים. כל סריקה נשמרת מקומית בטלפון עם חותמת זמן, כך שזה עובד במחסן במרתף ללא קליטה בדיוק כמו ברשת Wi-Fi.
- בדקו את ההפעלה פתחו את רשימת הפריטים שנסרקו כדי לאמת את הספירה, למחוק סריקות כפולות בטעות ולוודא שכל מה שציפיתם לו נמצא שם. שלושים שניות של בדיקה חוסכות תיקון מביך אחרי שהקובץ כבר נשלח בדוא"ל לכולם.
- ייצאו ופתחו ב-Excel ייצאו את ההפעלה ובחרו מסלול העברה: שתפו את הקובץ לכל אפליקציה בטלפון, שלחו אותו בדוא"ל דרך שרת ה-SMTP שלכם, או העלו אותו לשרת FTP/SFTP. פתחו את קובץ ה-Excel — או ייבאו את ה-CSV דרך נתונים → מטקסט/CSV — והסריקות שלכם יופיעו כשורות מסודרות תחת הכותרות שהגדרתם.
Excel או CSV: באיזה פורמט ייצוא כדאי להשתמש?
שניהם מגיעים לאותו מקום, אך הם מתנהגים אחרת בדרך. Excel (קובץ .xls תואם Excel) הוא הבחירה הקלה כשאדם פותח את הקובץ: כל תא נשמר כטקסט, כך שמספרי ברקוד ארוכים נשארים שלמים ואף אחד לא צריך לחשוב על תווים מפרידים. מכיוון שגם הכמויות מגיעות כטקסט, המירו את העמודה הזו למספרים לפני שאתם מסכמים אותה. CSV הוא הבחירה הטובה יותר כשתוכנה קוראת את הקובץ — ייבוא למערכת ERP, רענון של Power Query, סקריפט — משום שהוא טקסט פשוט ואתם שולטים בכל פרט: תו מפריד (פסיק או נקודה-פסיק, מה שחשוב לגרסאות Excel אירופיות), קידוד הקובץ, מעברי שורה, והאם הכותרות נכללות.
חלוקה מעשית: השתמשו בקובץ ה-Excel לספירות חד-פעמיות שאתם שולחים בדוא"ל לעמית, וב-CSV לכל דבר חוזר שמזין חוברת עבודה או מערכת קיימת. DataScan זוכר את ההגדרות בשני המקרים, כך שזוהי החלטה חד-פעמית לכל תהליך עבודה ולא מטלה בכל ייצוא.
טיפים לתהליך עבודה נקי מברקוד ל-Excel
- התאימו את הכותרות לגיליון הראשי שלכם. אם חוברת העבודה שלכם מצפה לעמודה בשם SKU, שנו את שם כותרת עמודת הברקוד באפליקציה לפני הייצוא. ההעתקה וההדבקה יסתדרו אז בלי שום סידור מחדש של עמודות.
- השתמשו בהפעלה אחת לכל מיקום. סרקו את מעבר 3 כהפעלה אחת, את מעבר 4 כהפעלה הבאה. קובצי ייצוא קטנים ובעלי שם ברור קלים הרבה יותר להתאמה מקובץ אחד בן 2,000 שורות — ואפשרויות מתן השם לקובץ שומרות על סדר בקובצי הייצוא.
- חותמות זמן מראות מתי. כל שורה נושאת חותמת זמן של הסריקה, כך שתוכלו לראות מתי בוצעה ספירה ואיזו מבין שתי ספירות סותרות היא החדשה יותר.
- הסירו כפילויות באופן מודע. החליטו מראש אם סריקה כפולה אמורה לסמן כמות 2 או טעות. לספירות, העדיפו את מצב סריקת ערך יחיד והזינו כמויות; DataScan יכול גם לסכם סריקות חוזרות לשורה אחת עם ספירה, או להתעלם מאותו קוד שנסרק פעמיים ברציפות.
מלכודת: פתיחת קובץ CSV עם ברקודים מספריים ארוכים בלחיצה כפולה עלולה לגרום ל-Excel להציג אותם בכתיב מדעי (כמו 4,00297E+12). ייבאו דרך נתונים → מטקסט/CSV והגדירו את עמודת הברקוד כטקסט — או ייצאו כ-Excel במקום זאת: הקובץ הזה שומר כל תא כטקסט, כך שברקודים ארוכים נשארים שלמים.
דרכים נוספות להעביר ברקודים ל-Excel
חלופות כנות: סורק keyboard-wedge בחיבור USB או Bluetooth מקליד כל סריקה לתא שבו נמצא הסמן שלכם. זה מצוין בעמדה קבועה ואינו דורש שלב ייצוא, אך הוא לוכד רק את הברקוד החשוף — ללא בקשת כמות, ללא חותמות זמן, ללא הערות — והוא כובל אתכם למחשב. לאפליקציית המובייל של Excel יש תכונת נתונים מבוססת מצלמה, אך היא נבנתה ללכידת טבלאות מודפסות ולא לעבודת ברקוד בנפח גבוה. אפליקציית טלפון מנצחת כשאתם נעים בתוך מחסן, זקוקים לעמודות מובנות או רוצים ללכוד כמויות ליד המדף — וזה בדיוק האופן שבו חנות יין בונה הזמנות מספקים על ידי סריקת בקבוקים במקום הקלדת מספרי SKU.
עובדים במערכת האקולוגית של Google במקום זאת? אותם קובצי ייצוא של ההפעלה מזינים גם גיליון ב-Drive — ראו את המדריך המשלים על סריקת ברקודים ל-Google Sheets, או התחילו מדף הבית של DataScan לסקירה של כל חמשת מצבי הסריקה.
שאלות נפוצות
לא לתוך תא מסוים בחוברת עבודה פתוחה — DataScan מייצא קובץ Excel או CSV נקי של הפעלת הסריקה שלכם, שאותו אתם פותחים או מדביקים לתוך הגיליון הקיים. אם אתם זקוקים לסריקות שמוקלדות ישירות לתא שנבחר, סורק Bluetooth מסוג keyboard-wedge עושה זאת, אך תוותרו על כמויות, על חותמות זמן ועל עמודות מובנות.
השתמשו במצב סריקת ערך יחיד: סרקו את הברקוד, הקלידו את הכמות והמשיכו הלאה. הייצוא מכיל שורה אחת לכל פריט עם הברקוד, הכמות וחותמת הזמן שלו — מוכן לטבלת ציר או ל-VLOOKUP.
DataScan קורא 13 סימבולוגיות, ובהן ברקודים קמעונאיים EAN-13 ו-UPC-A, תוויות לוגיסטיקה Code 128 ו-Code 39, ITF, Codabar, PDF417 וקודים דו-ממדיים כמו QR, Data Matrix ו-Aztec.
כן. כל הסריקות נשמרות בטלפון, כך שתוכלו לסרוק מחסן שלם ללא חיבור לאינטרנט. אתם זקוקים לחיבור רק כשאתם שולחים את הייצוא בדוא"ל או מעלים אותו — או כלל לא, אם אתם מעבירים את הקובץ מקומית.
