כיצד לסרוק מספרים סידוריים לתוך גיליון אלקטרוני

הדרך המהירה ביותר לסרוק מספרים סידוריים לתוך גיליון אלקטרוני היא אפליקציית טלפון במצב סריקה רציפה: כוונו את המצלמה לכל תווית סידורית מסוג Code 128 או Code 39, תנו לאפליקציה לאסוף שורה אחת לכל נכס, ואז ייצאו את ההפעלה כקובץ Excel או CSV והסירו כפילויות מעמודת המספר הסידורי. המספרים הסידוריים מגיעים מהתוויות, לא מהקלדה.

בעיית 200 המחשבים הניידים

ביקורות של מספרים סידוריים הן המקום שבו הזנה ידנית מתמוטטת באמת. מספר סידורי כמו 5CD1234XYZ אינו מספר שאפשר להחזיק בראש בזמן שהעיניים נעות מהתווית למקלדת — זוהי מחרוזת אקראית, ומחרוזות אקראיות מוקלדות שגוי. תו שגוי אחד והמחשב הנייד הזה נעלם למעשה מהרישומים שלכם: בדיקות אחריות נכשלות, מרשם הנכסים טוען שאתם מחזיקים בחומרה שאינכם מוצאים, והביקורת שזה עתה ביצעתם מאבדת את אמינותה.

הברקוד שלצד המספר הסידורי המודפס קיים בדיוק כדי שאיש לא יצטרך להקליד אותו. כל סריקה היא עותק של מה שהיצרן קידד, כך שאין טעויות הקלדה.

הכירו את התוויות שלכם: Code 128, Code 39 וחבריהם

לוחיות סידוריות על ציוד IT הן ברובן המכריע Code 128 (קומפקטי, מקודד אותיות וספרות) או Code 39 הישן יותר. ציוד חדש יותר מוסיף יותר ויותר קוד QR או Data Matrix שדוחס את המספר הסידורי יחד עם נתוני הדגם לריבוע קטן. DataScan קורא את כל אלה — 13 סימבולוגיות בסך הכול — כך שציים מעורבים מספקים ומתקופות שונות אינם בעיה. אם תווית נושאת כמה ברקודים זה לצד זה, הפעילו סינון לפי סוג ברקוד כך שהסורק יקבל רק את הסוג שאתם מבקרים, וקודי UPC אקראיים לעולם לא יזהמו את הנתונים שלכם.

צעד אחר צעד: ביקורת מספרים סידוריים עם הטלפון שלכם

1. בדקו איזה סוג תווית יש לכם כוונו את המצלמה לתווית מייצגת אחת לפני שאתם מתכננים את הביקורת. אם היא מתפענחת (וכמעט בוודאות כך יהיה), אתם יודעים שכל הצי ניתן לסריקה ובאיזה קצב בערך תוכלו להתקדם.
2. בחרו את מצב הסריקה הנכון למהירות טהורה — מתקן אחסון של שרתים, מדף של מחשבים ניידים — השתמשו בסריקה רציפה: כוונו, צפצוף, הבא, עם השהיה בלחיצה ארוכה כשצריך להזיז ציוד. כשכל נכס זקוק גם להערת מצב או למיקום, השתמשו בסריקת ערכים מרובים, שמצרפת הערה מרובת שורות לכל מספר סידורי, ובנוסף קואורדינטות GPS כשאתם מקישים לבקש אותן.
3. הגדירו את עמודות הייצוא שנו את שם כותרת עמודת הברקוד למספר סידורי, בחרו פורמט תאריך ISO ובחרו פלט Excel או CSV. הקובץ המיוצא נדבק אז למרשם הנכסים שלכם ללא שום עבודה חוזרת.
4. סרקו את הנכסים חדר אחר חדר חדר, מתקן אחסון או קומה אחד בכל פעם, עם ייצוא לפני שמתחילים את הבא, כך שכל קובץ מכסה אזור אחד ובדיקה חוזרת של אזור בהמשך קלה. הכול נשמר מקומית עם חותמות זמן, כך שחדר שרתים ללא קליטה סלולרית נסרק בדיוק כמו משרד פתוח.
5. ייצאו והסירו כפילויות ב-Excel ייצאו כל הפעלה, מזגו אותן ב-Excel ונקו את עמודת המספר הסידורי: נתונים → הסרת כפילויות למעבר מהיר, או עמודת עזר עם =COUNTIF(A:A,A2)>1 אם ברצונכם לבדוק חזרות לפני מחיקתן.

טיפים מעשיים לביקורות מספרים סידוריים

• החליטו על כלל הסרת הכפילויות לפני שאתם מתחילים. מספר סידורי שחוזר הוא בדרך כלל סריקה כפולה — אך לעיתים אלה שני מכשירים שנושאים תווית אחת, וזה ממצא ולא רעש. סמנו קודם, מחקו אחר כך.
• תעדו את המצב בזמן שאתם שם. לחזור ולבדוק אם נכס 147 היה זה עם המכסה הסדוק עולה יותר ממה שעלתה הקלדת ההערה. מצב סריקת הערכים המרובים הופך את ההערה לחלק מהסריקה.
• חותמות הזמן מראות מתי בדקתם. כל שורה מתעדת מתי היא נסרקה, מה שעונה על "מתי זה אומת לאחרונה?" ללא שום תהליך נוסף.
• בצעו בדיקה צולבת מול המרשם, לא רק לתוכו. לאחר הסריקה, פונקציית VLOOKUP של המספרים הסידוריים שנסרקו מול רשימת הנכסים הקיימת שלכם חושפת גם רוחות רפאים (במרשם, לא נמצאו) וגם יתומים (נמצאו, מעולם לא נרשמו) — שתי הרשימות שאתם צריכים כדי לפעול.

התאמת הסריקה מול מרשם הנכסים שלכם

קובץ הסריקה הוא חצי מהביקורת; ההשוואה היא החצי השני. שימו את המרשם הקיים שלכם בגיליון אחד ואת תוצאות הסריקה הממוזגות בגיליון אחר, ואז בנו שתי בדיקות:

• נכסי רפאים: בגיליון המרשם, חפשו כל מספר סידורי רשום בעמודת הסריקה — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). שורות המסומנות NOT FOUND הן חומרה שהרישומים שלכם טוענים שיש לכם אך איש לא סרק: הוצאה משימוש, נגנבה, או יושבת במגירה.
• נכסים יתומים: החיפוש ההפוך מגיליון הסריקה אל המרשם מאתר מספרים סידוריים שאתם מחזיקים פיזית אך מעולם לא רשמתם — בדרך כלל רכישות ישירות שדילגו על התהליך.

שתי הרשימות, עם חותמות הזמן של הסריקה, הן מה שאתם צריכים כדי לעדכן את המרשם. אם אתם מעדיפים לתפוס אי-התאמות בעודכם עומדים ליד המדף, ייבאו תחילה את המרשם ל-DataScan והשתמשו בסריקת חיפוש, שמראה אם מספר סידורי נמצא במרשם (היא אינה שומרת את הסריקה) — הגרסה הזו, במקום, מכוסה באימות סריקות מול מסד נתוני מוצרים.

דרכים אחרות לעשות זאת

סורק Bluetooth מסוג keyboard-wedge שמקליד ל-Excel עובד בעמדת צילום קבועה, אך ביקורת נכסים היא עבודה של הליכה — אתם הולכים אל החומרה, לא להפך. חבילות ארגוניות לניהול נכסים עם סורקים משולבים עושות זאת היטב במחירים ובזמני הקמה ארגוניים; אם יש לכם אלפי נכסים וצוות ייעודי, זו דרך סבירה. לכל מי שנמצא בין "מגירה של טלפונים רזרביים" לבין "מרכז נתונים", טלפון בתוספת גיליון אלקטרוני הוא האמצע הפרגמטי: ראו את דוגמת תהליך העבודה לניהול נכסי IT, או התחילו מהיסודות בדף הבית של DataScan.