Cara Mengimbas Nombor Siri ke dalam Spreadsheet

Cara terpantas untuk mengimbas nombor siri ke dalam spreadsheet ialah aplikasi telefon dalam mod imbasan berterusan: halakan kamera pada setiap label siri Code 128 atau Code 39, biarkan aplikasi mengumpulkan satu baris bagi setiap aset, kemudian eksport sesi tersebut sebagai fail Excel atau CSV dan buang pendua pada lajur siri. Nombor siri datang daripada label, bukan daripada menaip.

Masalah 200 komputer riba

Audit nombor siri ialah tempat kemasukan manual benar-benar gagal. Nombor siri seperti 5CD1234XYZ bukan nombor yang boleh anda simpan dalam kepala sementara mata anda beralih daripada label ke papan kekunci — ia rentetan rawak, dan rentetan rawak mudah tersalah taip. Satu aksara salah dan komputer riba itu secara berkesan lenyap daripada rekod anda: carian waranti gagal, daftar aset mendakwa anda memiliki perkakasan yang tidak dapat anda cari, dan audit yang baru anda lakukan hilang kredibilitinya.

Barcode di sebelah nombor siri bercetak itu wujud tepat supaya tiada siapa perlu menaipnya. Setiap imbasan ialah salinan apa yang dikodkan oleh pengeluar, jadi tiada ralat menaip.

Kenali label anda: Code 128, Code 39 dan yang lain

Plat siri pada peralatan IT majoritinya Code 128 (padat, mengekod huruf dan digit) atau Code 39 yang lebih lama. Peralatan lebih baharu semakin kerap menambah kod QR atau Data Matrix yang memadatkan nombor siri berserta data model ke dalam segi empat kecil. DataScan membaca kesemua ini — 13 simbologi secara keseluruhan — jadi armada bercampur daripada vendor dan era berbeza bukanlah masalah. Jika sesuatu label membawa beberapa barcode bersebelahan, aktifkan penapisan jenis barcode supaya pengimbas hanya menerima jenis yang sedang anda audit, dan kod UPC yang terpesong tidak akan mencemari data anda.

Langkah demi langkah: audit nombor siri dengan telefon anda

1. Semak jenis label yang anda ada Halakan kamera pada satu label yang mewakili keseluruhan sebelum merancang audit. Jika ia dinyahkod (dan hampir pasti akan), anda tahu keseluruhan armada boleh diimbas dan berapa pantas anda boleh bergerak.
2. Pilih mod imbasan yang betul Untuk kelajuan semata-mata — satu para pelayan, satu rak komputer riba — gunakan Imbasan Berterusan: halakan, bip, seterusnya, dengan jeda sentuh-dan-tahan apabila anda perlu menyusun semula peralatan. Apabila setiap aset turut memerlukan nota keadaan atau lokasi, gunakan Imbasan Nilai Berbilang, yang melampirkan nota berbilang baris pada setiap nombor siri, serta koordinat GPS apabila anda mengetik untuk mendapatkannya.
3. Sediakan lajur eksport Namakan semula pengepala lajur barcode kepada Nombor Siri, pilih format tarikh ISO, dan pilih output Excel atau CSV. Fail yang dieksport kemudian boleh ditampal ke dalam daftar aset anda tanpa sebarang kerja semula.
4. Imbas aset bilik demi bilik Satu bilik, para atau tingkat pada satu masa, dieksport sebelum anda memulakan yang seterusnya, supaya setiap fail meliputi satu kawasan dan pemeriksaan semula satu kawasan kemudian menjadi mudah. Semuanya disimpan secara setempat dengan cap masa, jadi bilik pelayan tanpa isyarat telefon diimbas sama baiknya seperti pejabat terbuka.
5. Eksport dan buang pendua dalam Excel Eksport setiap sesi, gabungkan dalam Excel, dan bersihkan lajur siri: Data → Buang Pendua untuk semakan pantas, atau lajur pembantu =COUNTIF(A:A,A2)>1 jika anda mahu menyemak pengulangan sebelum memadamkannya.

Petua praktikal untuk audit nombor siri

• Tentukan peraturan pembuangan pendua sebelum anda mula. Nombor siri berulang biasanya disebabkan imbasan berganda — tetapi kadangkala ia dua peranti yang memakai satu label, dan itu satu penemuan, bukan gangguan. Tandakan dahulu, padam kemudian.
• Tangkap keadaan semasa anda berada di situ. Berpatah balik untuk menyemak sama ada aset 147 itu yang mempunyai penutup retak memakan lebih banyak masa daripada menaip nota tersebut. Mod Nilai Berbilang menjadikan nota sebahagian daripada imbasan.
• Cap masa menunjukkan bila anda menyemak. Setiap baris merekodkan bila ia diimbas, yang menjawab "bila ini terakhir disahkan?" tanpa sebarang proses tambahan.
• Semak silang terhadap daftar, bukan sekadar memasukkannya. Selepas imbasan, VLOOKUP nombor siri yang diimbas terhadap senarai aset sedia ada anda mendedahkan kedua-dua hantu (dalam daftar, tidak dijumpai) dan anak yatim (dijumpai, tidak pernah didaftarkan) — dua senarai yang anda perlukan untuk diambil tindakan.

Menyelaraskan imbasan terhadap daftar aset anda

Fail imbasan ialah separuh daripada audit; perbandingan ialah separuh yang lain. Letakkan daftar sedia ada anda pada satu helaian dan hasil imbasan yang digabungkan pada helaian lain, kemudian bina dua pemeriksaan:

• Aset hantu: dalam helaian daftar, cari setiap nombor siri berdaftar dalam lajur imbasan — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Baris yang ditandakan NOT FOUND ialah perkakasan yang didakwa ada oleh rekod anda tetapi tiada siapa mengimbasnya: telah dilupuskan, dicuri, atau tersimpan dalam laci.
• Aset anak yatim: carian songsang daripada helaian imbasan ke dalam daftar mencari nombor siri yang anda pegang secara fizikal tetapi tidak pernah didaftarkan — biasanya pembelian terus yang melangkau proses.

Kedua-dua senarai tersebut, dengan cap masa imbasan, ialah apa yang anda perlukan untuk mengemas kini daftar. Jika anda lebih suka mengesan ketidakpadanan semasa masih berdiri di rak, import daftar tersebut ke dalam DataScan terlebih dahulu dan gunakan Imbasan Carian, yang menunjukkan sama ada sesuatu nombor siri ada dalam daftar (ia tidak merekodkan imbasan) — varian semakan di tempat itu dibincangkan dalam mengesahkan imbasan terhadap pangkalan data produk.

Cara lain untuk melakukannya

Pengimbas Bluetooth jenis papan kekunci yang menaip ke dalam Excel berfungsi di meja pengimejan tetap, tetapi audit aset ialah kerja berjalan — anda pergi kepada perkakasan, bukan sebaliknya. Suite pengurusan aset perusahaan dengan pengimbas berkumpulan melakukannya dengan baik pada harga dan masa persediaan taraf perusahaan; jika anda mempunyai ribuan aset dan pasukan khusus, itu laluan yang munasabah. Bagi semua orang antara "satu laci telefon ganti" dan "sebuah pusat data", telefon berserta spreadsheet ialah jalan tengah yang pragmatik: lihat contoh aliran kerja pengurusan aset IT, atau mulakan dengan asasnya di laman utama DataScan.