Як сканувати серійні номери в таблицю

Найшвидший спосіб сканувати серійні номери в таблицю — застосунок для телефона в режимі безперервного сканування: наводьте камеру на кожну серійну етикетку Code 128 чи Code 39, дайте застосунку зібрати по одному рядку на актив, а потім експортуйте сесію у файл Excel або CSV і вилучіть дублікати зі стовпця серійних номерів. Серійні номери беруться з етикеток, а не з ручного введення.

Проблема 200 ноутбуків

Саме на аудитах серійних номерів ручне введення остаточно розвалюється. Серійний номер на кшталт 5CD1234XYZ не є числом, яке можна втримати в голові, поки погляд переходить з етикетки на клавіатуру, — це випадковий рядок, а випадкові рядки вводять із помилками. Один неправильний символ — і цей ноутбук фактично зникає з ваших записів: пошук гарантії не спрацьовує, реєстр активів стверджує, що у вас є обладнання, якого ви не можете знайти, а щойно проведений аудит втрачає довіру.

Штрихкод поруч із надрукованим серійним номером існує саме для того, щоб нікому ніколи не доводилося його набирати. Кожне сканування є копією того, що закодував виробник, тож помилок введення немає.

Знайте свої етикетки: Code 128, Code 39 та інші

Серійні таблички на ІТ-обладнанні — це переважно Code 128 (компактний, кодує літери та цифри) або старіший Code 39. Новіша техніка дедалі частіше додає код QR або Data Matrix, що вміщує серійний номер разом із даними про модель у невеликому квадраті. DataScan зчитує їх усі — загалом 13 символік, — тож змішані парки пристроїв різних виробників і різних років не становлять проблеми. Якщо на етикетці кілька штрихкодів поруч, увімкніть фільтрацію за типом штрихкоду, щоб сканер приймав лише той тип, який ви перевіряєте, і сторонні коди UPC ніколи не забруднювали ваші дані.

Крок за кроком: аудит серійних номерів за допомогою телефона

1. З’ясуйте, які етикетки у вас є Наведіть камеру на одну показову етикетку перед плануванням аудиту. Якщо вона розпізнається (а майже напевно так і буде), ви знатимете, що весь парк можна сканувати, і приблизно уявлятимете темп роботи.
2. Оберіть відповідний режим сканування Заради чистої швидкості — стелаж із серверами, полиця з ноутбуками — використовуйте безперервне сканування: навести, сигнал, далі, з паузою за дотиком і утриманням, коли потрібно переставити обладнання. Коли кожному активу також потрібна нотатка про стан або локація, використовуйте сканування кількох значень, яке прикріплює до кожного серійного номера багаторядкову нотатку, а також GPS-координати, коли ви запитуєте їх дотиком.
3. Налаштуйте стовпці експорту Перейменуйте заголовок стовпця зі штрихкодом на Серійний номер, виберіть формат дати за стандартом ISO та задайте вивід в Excel або CSV. Експортований файл потім вставляється у ваш реєстр активів узагалі без переробки.
4. Скануйте активи кімната за кімнатою Одна кімната, стелаж або поверх за раз, з експортом перед переходом до наступного, щоб кожен файл охоплював одну ділянку, а повторна перевірка ділянки згодом була простою. Усе зберігається локально з часовими мітками, тож серверна без сигналу мобільного зв’язку сканується так само добре, як і відкритий офіс.
5. Експортуйте та вилучіть дублікати в Excel Експортуйте кожну сесію, об’єднайте їх в Excel і очистьте стовпець серійних номерів: Дані → Видалити дублікати для швидкого проходу або допоміжний стовпець =COUNTIF(A:A,A2)>1, якщо ви хочете переглянути повтори перед видаленням.

Практичні поради для аудиту серійних номерів

• Визначте правило роботи з дублікатами ще до початку. Повторений серійний номер зазвичай є подвійним скануванням, але іноді це два пристрої з однією етикеткою, а це вже знахідка, а не шум. Спершу позначайте, видаляйте потім.
• Фіксуйте стан, поки ви на місці. Повертатися, щоб перевірити, чи саме актив 147 мав тріснуту кришку, коштує дорожче, ніж коштувало б написати нотатку одразу. Режим сканування кількох значень робить нотатку частиною сканування.
• Часові мітки показують, коли ви перевіряли. Кожен рядок фіксує, коли його відскановано, і це відповідає на питання «коли це востаннє перевіряли?» без жодних додаткових процедур.
• Звіряйте з реєстром, а не лише вносьте в нього. Після сканування функція VLOOKUP, що зіставляє відскановані серійні номери з вашим наявним списком активів, виявляє і «привидів» (є в реєстрі, не знайдено), і «сиріт» (знайдено, ніколи не реєстрували) — саме ці два списки вам потрібні, щоб діяти.

Звірка сканування з вашим реєстром активів

Файл сканування — це половина аудиту; друга половина — порівняння. Розмістіть наявний реєстр на одному аркуші, а об’єднані результати сканування — на іншому, після чого побудуйте дві перевірки:

• Активи-привиди: на аркуші реєстру шукайте кожен зареєстрований серійний номер у стовпці сканувань — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Рядки, позначені NOT FOUND, — це обладнання, яке за вашими записами у вас є, але яке ніхто не відсканував: списане, викрадене або забуте в шухляді.
• Активи-сироти: дзеркальний пошук з аркуша сканувань у реєстрі знаходить серійні номери, які ви фізично маєте, але ніколи не реєстрували, — зазвичай це прямі закупівлі в обхід процедури.

Обидва списки разом із часовими мітками сканування — це те, що потрібно для оновлення реєстру. Якщо ви радше виявляли б розбіжності, ще стоячи біля полиці, спершу імпортуйте реєстр у DataScan і скористайтеся режимом сканування з пошуком, який показує, чи є серійний номер у реєстрі (саме сканування він не записує), — цей варіант перевірки на місці описано в матеріалі про звірку сканувань із базою даних товарів.

Інші способи це зробити

Bluetooth-сканер у режимі клавіатури, що вводить дані в Excel, працює за стаціонарним робочим місцем, але аудит активів — це робота на ходу: ви йдете до обладнання, а не навпаки. Корпоративні системи управління активами з комплектними сканерами роблять це добре — за корпоративними цінами та з корпоративними термінами впровадження; якщо у вас тисячі активів і виділена команда, це розумний шлях. Для всіх, хто перебуває між «шухлядою із запасними телефонами» та «центром обробки даних», телефон разом із таблицею є прагматичною серединою: подивіться приклад робочого процесу управління ІТ-активами, або почніть з основ на головній сторінці DataScan.