일련번호를 스프레드시트로 스캔하는 방법

일련번호를 스프레드시트로 스캔하는 가장 빠른 방법은 연속 스캔 모드의 스마트폰 앱입니다: Code 128 또는 Code 39 일련번호 라벨마다 카메라를 겨누고, 앱이 자산당 한 행씩 모으게 한 다음, 세션을 Excel 또는 CSV 파일로 내보내고 일련번호 열의 중복을 제거하세요. 일련번호는 타이핑이 아니라 라벨에서 가져옵니다.

노트북 200대 문제

일련번호 감사는 수기 입력이 진짜로 무너지는 지점입니다. 5CD1234XYZ 같은 일련번호는 시선이 라벨에서 키보드로 옮겨 가는 동안 머릿속에 담아 둘 수 있는 숫자가 아닙니다 — 무작위 문자열이고, 무작위 문자열은 잘못 입력되기 마련입니다. 문자 하나만 틀려도 그 노트북은 기록에서 사실상 사라집니다: 보증 조회가 실패하고, 자산 대장에는 찾을 수 없는 하드웨어를 보유한 것으로 나오며, 방금 수행한 감사는 신뢰를 잃습니다.

인쇄된 일련번호 옆의 바코드는 바로 아무도 그것을 손으로 입력하지 않게 하려고 존재합니다. 모든 스캔은 제조사가 인코딩한 값의 복사본이므로 입력 오류가 없습니다.

라벨을 파악하세요: Code 128, Code 39 등

IT 장비의 일련번호 표기는 압도적으로 Code 128(조밀하고 문자와 숫자를 인코딩)이거나 더 오래된 Code 39입니다. 최신 장비에는 일련번호와 모델 데이터를 작은 사각형에 담은 QR 또는 Data Matrix 코드가 점점 더 많이 추가되고 있습니다. DataScan은 이 모두를 읽습니다 — 총 13가지 심볼로지 — 따라서 여러 공급업체와 시대가 뒤섞인 장비군도 문제가 되지 않습니다. 라벨에 바코드가 여러 개 나란히 있다면 바코드 종류 필터링을 켜서 감사 대상 종류만 허용하게 하세요. 그러면 엉뚱한 UPC 코드가 데이터를 오염시키는 일이 없습니다.

단계별 안내: 스마트폰으로 하는 일련번호 감사

1. 어떤 종류의 라벨인지 확인하세요 감사를 계획하기 전에 대표적인 라벨 하나에 카메라를 겨눠 보세요. 해독된다면(거의 확실히 그럴 것입니다) 전체 장비군이 스캔 가능하다는 것과 대략 어느 정도 속도로 진행할 수 있는지를 알 수 있습니다.
2. 알맞은 스캔 모드를 선택하세요 순수한 속도가 필요할 때 — 서버 랙, 노트북 선반 — 는 연속 스캔을 사용하세요: 겨누고, 삑, 다음으로 넘어가며, 장비를 옮겨야 할 때는 터치 앤 홀드로 일시 정지합니다. 자산마다 상태 메모나 위치도 필요하다면 다중 값 스캔을 사용하세요. 모든 일련번호에 여러 줄 메모가 첨부되고, 탭하면 GPS 좌표도 더해집니다.
3. 내보내기 열을 설정하세요 바코드 열 머리글을 일련번호로 바꾸고, ISO 날짜 형식을 고르고, Excel 또는 CSV 출력을 선택하세요. 그러면 내보낸 파일이 재작업 없이 자산 대장에 붙여넣어집니다.
4. 방 단위로 자산을 스캔하세요 방, 랙 또는 층을 하나씩 작업하고 다음으로 넘어가기 전에 내보내세요. 그러면 파일마다 한 구역이 담기고, 나중에 특정 구역만 다시 확인하기도 쉽습니다. 모든 것이 타임스탬프와 함께 로컬에 저장되므로, 신호가 없는 서버실도 개방된 사무실만큼 잘 스캔됩니다.
5. 내보내고 Excel에서 중복을 제거하세요 각 세션을 내보내 Excel에서 합치고 일련번호 열을 정리하세요: 빠르게 처리하려면 데이터 → 중복된 항목 제거를, 삭제 전에 반복 항목을 검토하고 싶다면 =COUNTIF(A:A,A2)>1 보조 열을 사용하세요.

일련번호 감사를 위한 실용적인 팁

• 시작 전에 중복 처리 규칙을 정하세요. 반복된 일련번호는 대개 두 번 스캔한 것이지만 — 가끔은 하나의 라벨을 단 기기 두 대이며, 그것은 잡음이 아니라 발견 사항입니다. 먼저 표시하고, 삭제는 그다음입니다.
• 현장에 있을 때 상태를 함께 기록하세요. 147번 자산이 덮개가 깨진 그 기기였는지 확인하러 되돌아가는 비용은 메모를 입력하는 비용보다 큽니다. 다중 값 모드는 메모를 스캔의 일부로 만들어 줍니다.
• 타임스탬프가 확인 시점을 보여줍니다. 모든 행에 언제 스캔되었는지가 기록되므로, 별도의 절차 없이도 "이것을 마지막으로 확인한 때가 언제인가?"에 답할 수 있습니다.
• 대장에 넣기만 하지 말고 대장과 대조하세요. 스캔 후, 스캔한 일련번호를 기존 자산 목록과 VLOOKUP으로 대조하면 유령 자산(대장에는 있지만 찾지 못한 것)과 미등록 자산(찾았지만 등록된 적 없는 것)이 모두 드러납니다 — 조치에 필요한 두 가지 목록입니다.

스캔 결과와 자산 대장 대사하기

스캔 파일은 감사의 절반이고, 나머지 절반은 비교입니다. 기존 대장을 한 시트에, 합친 스캔 결과를 다른 시트에 두고 두 가지 점검을 만드세요:

• 유령 자산: 대장 시트에서 등록된 각 일련번호를 스캔 열에서 조회하세요 — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). NOT FOUND로 표시된 행은 기록상 보유하고 있다고 하지만 아무도 스캔하지 않은 하드웨어입니다: 폐기되었거나, 도난당했거나, 서랍 속에 있는 것이죠.
• 미등록 자산: 스캔 시트에서 대장으로 거꾸로 조회하면 물리적으로 보유하고 있으나 등록한 적 없는 일련번호가 나옵니다 — 대개 절차를 건너뛴 직접 구매 건입니다.

스캔 타임스탬프가 붙은 이 두 목록이 대장을 갱신하는 데 필요한 것입니다. 선반 앞에 서 있는 동안 불일치를 잡아내고 싶다면, 대장을 먼저 DataScan으로 가져와 조회 스캔을 사용하세요. 일련번호가 대장에 있는지 보여줍니다(스캔 자체는 기록하지 않습니다) — 이 현장 확인 방식은 제품 데이터베이스와 스캔 대조하기에서 다룹니다.

다른 방법들

Bluetooth 키보드 웨지 스캐너로 Excel에 입력하는 방식은 고정된 작업대에서는 통하지만, 자산 감사는 걸어 다니는 일입니다 — 하드웨어가 오는 게 아니라 사람이 하드웨어에게 갑니다. 스캐너가 포함된 기업용 자산 관리 제품군은 이 일을 잘 해내지만 기업용 가격과 도입 기간이 따릅니다. 자산이 수천 개이고 전담 팀이 있다면 그것도 합리적인 길입니다. "여분 스마트폰이 든 서랍"과 "데이터센터" 사이에 있는 모든 분들에게는 스마트폰과 스프레드시트의 조합이 실용적인 중간 지점입니다. IT 자산 관리 예시 워크플로를 보시거나, 기본 내용은 DataScan 홈페이지에서 시작하세요.