シリアル番号をスプレッドシートにスキャンする方法

シリアル番号をスプレッドシートにスキャンする最も速い方法は、連続スキャンモードのスマートフォンアプリです。Code 128またはCode 39のシリアルラベルにカメラを向け、資産ごとに1行ずつアプリに集めさせ、セッションをExcelまたはCSVファイルとしてエクスポートして、シリアル列の重複を排除します。シリアルは入力ではなくラベルから取り込まれます。

ノートパソコン200台問題

シリアル番号の監査こそ、手入力が本当に破綻する場面です。5CD1234XYZのようなシリアルは、目がラベルからキーボードへ移る間に頭の中に留めておける数字ではありません。ランダムな文字列であり、ランダムな文字列は打ち間違えられます。1文字違えば、そのノートパソコンは記録上から事実上消えます。保証の照会は失敗し、資産台帳は見つからないハードウェアを所有していると告げ、たった今行った監査は信頼性を失います。

印字されたシリアルの隣にあるバーコードは、まさに誰も入力しなくて済むように存在しています。すべてのスキャンはメーカーがエンコードした内容の複製なので、入力ミスがありません。

ラベルを知る：Code 128、Code 39、そしてその仲間

IT機器のシリアルプレートは圧倒的にCode 128（コンパクトで英数字をエンコードできる）か、より古いCode 39です。新しい機器には、シリアルに加えて型式情報を小さな正方形に詰め込んだQRまたはData Matrixのコードが付くことが増えています。DataScanはこれらすべて、合計13種類のシンボル体系を読み取るため、ベンダーも年代も異なる混在した機器群でも問題ありません。ラベルに複数のバーコードが並んでいる場合は、バーコードの種類による絞り込みを有効にして、監査対象の種類だけを受け付けるようにしてください。そうすれば無関係なUPCコードがデータを汚すことはありません。

手順：スマートフォンによるシリアル番号監査

1. ラベルの種類を確認する 監査を計画する前に、代表的なラベル1枚にカメラを向けます。読み取れれば（ほぼ確実に読み取れます）、機器群全体がスキャン可能であること、そしておおよその作業速度が分かります。
2. 適切なスキャンモードを選ぶ サーバーのラックやノートパソコンの棚など、速度を最優先する場面では連続スキャンをご利用ください。向けて、鳴って、次へ。機器を動かしたいときはタッチアンドホールドで一時停止できます。資産ごとに状態メモや場所も必要な場合は複数値スキャンをお使いください。すべてのシリアルに複数行のメモを付加でき、タップすればGPS座標も記録できます。
3. エクスポートする列を設定する バーコード列の見出しをシリアル番号に変更し、ISO形式の日付を選び、ExcelまたはCSVの出力を指定します。これでエクスポートされたファイルを、手直しなしで資産台帳に貼り付けられます。
4. 部屋ごとに資産をスキャンする 部屋、ラック、フロアを1つずつ処理し、次に進む前にエクスポートします。こうすれば各ファイルが1つのエリアに対応し、後から特定のエリアだけを再確認するのも簡単です。すべてがタイムスタンプ付きで端末内に保存されるため、電波の届かないサーバールームでも、開けたオフィスとまったく同じようにスキャンできます。
5. エクスポートしてExcelで重複を排除する 各セッションをエクスポートしてExcelで統合し、シリアル列を整理します。手早く処理するならデータ → 重複の削除、削除前に重複を確認したい場合は=COUNTIF(A:A,A2)>1の補助列をご利用ください。

シリアル監査のための実践的なコツ

• 重複の扱い方を始める前に決めておく。 同じシリアルの繰り返しはたいてい二重スキャンですが、まれに1枚のラベルを共有する2台の機器であり、その場合はノイズではなく発見です。まず印を付け、削除はその後に。
• その場で状態を記録する。 資産147が蓋にひびの入ったものだったかを確認しに戻る手間は、メモを入力する手間よりはるかに大きくつきます。複数値モードならメモがスキャンの一部になります。
• タイムスタンプが確認日時を示す。 すべての行にスキャン時刻が記録されるため、「これを最後に確認したのはいつか」という問いに、追加の手続きなしで答えられます。
• 台帳へ取り込むだけでなく、台帳と突き合わせる。 スキャン後に、スキャンしたシリアルを既存の資産リストとVLOOKUPで突き合わせると、幽霊資産（台帳にあるが見つからない）と孤立資産（見つかったが登録されていない）の両方が浮かび上がります。対応が必要なのはこの2つのリストです。

スキャン結果を資産台帳と突き合わせる

スキャンしたファイルは監査の半分にすぎません。もう半分は比較です。既存の台帳を1つのシートに、統合したスキャン結果を別のシートに置き、2つの確認を組み立てます。

• 幽霊資産：台帳のシートで、登録済みの各シリアルをスキャン列から検索します — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND","")。NOT FOUNDと表示された行は、記録上は所有していることになっているのに誰もスキャンしなかったハードウェアです。廃棄済み、盗難、あるいは引き出しの中に眠っています。
• 孤立資産：スキャンのシートから台帳への逆方向の検索により、物理的には保有しているのに登録されていないシリアルが見つかります。多くは手続きを経ずに直接購入されたものです。

スキャンのタイムスタンプを添えたこの2つのリストがあれば、台帳を更新できます。棚の前に立っているうちに不一致を見つけたい場合は、先に台帳をDataScanにインポートしてルックアップスキャンをご利用ください。シリアルが台帳に載っているかどうかを表示します（スキャン自体は記録しません）。このその場で確認する方式については、スキャンを製品データベースと照合する方法で解説しています。

その他の方法

Excelに入力するBluetoothのキーボードウェッジ型スキャナーは、固定された読み取り台では機能しますが、資産監査は歩き回る作業です。ハードウェアのところへ出向くのであって、その逆ではありません。スキャナーが同梱された大企業向け資産管理スイートはこの作業をうまくこなしますが、大企業向けの価格と導入期間がかかります。数千の資産と専任チームがあるなら、それは妥当な選択です。「予備のスマートフォンが入った引き出し」と「データセンター」の間にいるすべての方には、スマートフォンとスプレッドシートが現実的な中間解です。IT資産管理のワークフロー例をご覧いただくか、基本から知りたい方はDataScanホームページからどうぞ。