Come scansionare i numeri di serie in un foglio di calcolo

Il modo più rapido per scansionare i numeri di serie in un foglio di calcolo è un'app per telefono in modalità di scansione continua: punti la fotocamera su ogni etichetta seriale Code 128 o Code 39, lasci che l'app raccolga una riga per cespite, poi esporti la sessione come file Excel o CSV ed elimini i duplicati nella colonna dei numeri di serie. I numeri di serie vengono dalle etichette, non dalla digitazione.

Il problema dei 200 portatili

Le verifiche dei numeri di serie sono il punto in cui l'inserimento manuale crolla davvero. Un numero di serie come 5CD1234XYZ non è un numero che può tenere a mente mentre gli occhi passano dall'etichetta alla tastiera: è una stringa casuale, e le stringhe casuali si digitano male. Un solo carattere sbagliato e quel portatile di fatto sparisce dai Suoi registri: le ricerche di garanzia falliscono, il registro dei cespiti dichiara hardware che non riesce a trovare e la verifica appena conclusa perde ogni credibilità.

Il codice a barre accanto al numero di serie stampato esiste proprio perché nessuno debba mai digitarlo. Ogni scansione è una copia di ciò che il produttore ha codificato, quindi non ci sono errori di battitura.

Conosca le Sue etichette: Code 128, Code 39 e affini

Le targhette seriali sulle apparecchiature informatiche sono in stragrande maggioranza Code 128 (compatto, codifica lettere e cifre) oppure il più datato Code 39. Le apparecchiature più recenti aggiungono sempre più spesso un codice QR o Data Matrix che racchiude il numero di serie più i dati di modello in un piccolo quadrato. DataScan li legge tutti — 13 simbologie in totale — quindi i parchi macchine misti, di produttori ed epoche diverse, non sono un problema. Se un'etichetta riporta più codici a barre affiancati, attivi il filtro per tipo di codice così lo scanner accetta solo il tipo che sta verificando e i codici UPC estranei non inquinano mai i Suoi dati.

Passo dopo passo: verifica dei numeri di serie con il Suo telefono

1. Verifichi che tipo di etichetta ha Punti la fotocamera su un'etichetta rappresentativa prima di pianificare la verifica. Se viene decodificata (e quasi certamente lo sarà), sa che l'intero parco è scansionabile e con quale rapidità potrà procedere.
2. Scelga la modalità di scansione giusta Per la pura velocità — un rack di server, un ripiano di portatili — usi la scansione continua: punti, segnale acustico, avanti, con una pausa a tocco prolungato quando deve spostare le apparecchiature. Quando ogni cespite necessita anche di una nota sullo stato o di una posizione, usi la scansione a valori multipli, che allega una nota su più righe a ogni numero di serie, più le coordinate GPS quando le richiede con un tocco.
3. Imposti le colonne di esportazione Rinomini l'intestazione della colonna del codice a barre in Numero di serie, scelga un formato data ISO e selezioni l'uscita in Excel o CSV. Il file esportato si incolla poi nel Suo registro dei cespiti senza alcuna rilavorazione.
4. Scansioni i cespiti stanza per stanza Una stanza, una scaffalatura o un piano alla volta, esportati prima di iniziare il successivo, così ogni file copre un'area ed è facile ricontrollarla in seguito. Tutto viene salvato localmente con marca temporale, quindi la sala server priva di segnale telefonico si scansiona esattamente come l'ufficio open space.
5. Esporti e rimuova i duplicati in Excel Esporti ogni sessione, le unisca in Excel e ripulisca la colonna dei numeri di serie: Dati → Rimuovi duplicati per un passaggio rapido, oppure una colonna di appoggio con =COUNTIF(A:A,A2)>1 se vuole esaminare le ripetizioni prima di cancellarle.

Consigli pratici per le verifiche dei numeri di serie

• Decida la regola sui duplicati prima di iniziare. Un numero di serie ripetuto è di solito una doppia scansione, ma occasionalmente sono due dispositivi che portano la stessa etichetta: un riscontro, non rumore. Prima segnali, poi cancelli.
• Rilevi lo stato mentre è già sul posto. Tornare indietro per controllare se il cespite 147 fosse quello con il coperchio incrinato costa più di quanto sarebbe costato scrivere la nota. La modalità a valori multipli rende la nota parte della scansione.
• Le marche temporali mostrano quando ha controllato. Ogni riga registra quando è stata scansionata, il che risponde alla domanda "quando è stata verificata l'ultima volta?" senza alcun processo aggiuntivo.
• Faccia un controllo incrociato con il registro, non solo verso il registro. Dopo la scansione, un VLOOKUP dei numeri di serie scansionati a fronte del Suo elenco cespiti esistente fa emergere sia i fantasmi (presenti nel registro, non trovati) sia gli orfani (trovati, mai registrati): i due elenchi su cui deve intervenire.

Riconciliare la scansione con il Suo registro dei cespiti

Il file della scansione è metà della verifica; il confronto è l'altra metà. Metta il Suo registro esistente su un foglio e i risultati uniti delle scansioni su un altro, poi costruisca due controlli:

• Cespiti fantasma: nel foglio del registro cerchi ogni numero di serie registrato nella colonna delle scansioni — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Le righe contrassegnate NOT FOUND sono hardware che i Suoi registri dichiarano di possedere ma che nessuno ha scansionato: dismesso, rubato o chiuso in un cassetto.
• Cespiti orfani: la ricerca speculare dal foglio delle scansioni verso il registro trova i numeri di serie che possiede fisicamente ma non ha mai registrato, tipicamente acquisti diretti che hanno saltato la procedura.

Entrambi gli elenchi, con le marche temporali delle scansioni, sono ciò che Le serve per aggiornare il registro. Se preferisce individuare le discrepanze mentre è ancora davanti allo scaffale, importi prima il registro in DataScan e usi la Scansione di ricerca, che mostra se un numero di serie è nel registro (senza registrare la scansione): questa variante di verifica sul posto è trattata in come verificare le scansioni a fronte di un database prodotti.

Altri modi per farlo

Uno scanner Bluetooth in emulazione tastiera che digita in Excel funziona a un banco di lavoro fisso, ma una verifica dei cespiti è un lavoro che si fa camminando: è Lei che va all'hardware, non il contrario. Le suite aziendali di gestione dei cespiti con scanner inclusi fanno bene questo lavoro, a prezzi e tempi di configurazione aziendali; se ha migliaia di cespiti e un team dedicato, è una strada ragionevole. Per tutti quelli che stanno tra "un cassetto di telefoni di scorta" e "un data center", un telefono più un foglio di calcolo sono la via di mezzo pragmatica: veda il flusso di lavoro di esempio per la gestione dei cespiti IT, oppure parta dalle basi sulla homepage di DataScan.