Jak skanować numery seryjne do arkusza kalkulacyjnego

Najszybszym sposobem na skanowanie numerów seryjnych do arkusza kalkulacyjnego jest aplikacja na telefon w trybie Skanowanie ciągłe: skieruj aparat na każdą etykietę Code 128 lub Code 39, pozwól aplikacji zebrać jeden wiersz na zasób, a następnie wyeksportuj sesję jako plik Excel lub CSV i usuń duplikaty w kolumnie numerów seryjnych. Numery seryjne pochodzą z etykiet, a nie z przepisywania.

Problem 200 laptopów

Audyty numerów seryjnych to moment, w którym ręczne wprowadzanie danych naprawdę się załamuje. Numer seryjny w rodzaju 5CD1234XYZ nie jest liczbą, którą da się utrzymać w głowie, gdy wzrok wędruje od etykiety do klawiatury — to losowy ciąg znaków, a losowe ciągi wpisuje się błędnie. Jeden zły znak i ten laptop faktycznie znika z Państwa ewidencji: sprawdzenie gwarancji zawodzi, rejestr zasobów twierdzi, że mają Państwo sprzęt, którego nie sposób znaleźć, a właśnie przeprowadzony audyt traci wiarygodność.

Kod kreskowy obok wydrukowanego numeru seryjnego istnieje właśnie po to, żeby nikt nigdy nie musiał go przepisywać. Każdy skan jest kopią tego, co zakodował producent, więc nie ma błędów przepisywania.

Poznaj swoje etykiety: Code 128, Code 39 i pokrewne

Tabliczki z numerami seryjnymi na sprzęcie IT to w przeważającej większości Code 128 (zwarty, koduje litery i cyfry) albo starszy Code 39. Nowszy sprzęt coraz częściej dodaje kod QR lub Data Matrix, który mieści numer seryjny wraz z danymi modelu w niewielkim kwadracie. DataScan odczytuje je wszystkie — łącznie 13 symbolik — więc mieszane floty od różnych producentów i z różnych lat nie stanowią problemu. Jeśli etykieta zawiera kilka kodów obok siebie, włącz filtrowanie typów kodów kreskowych, aby skaner przyjmował wyłącznie typ objęty audytem, a przypadkowe kody UPC nigdy nie zanieczyszczą Państwa danych.

Krok po kroku: audyt numerów seryjnych telefonem

1. Sprawdź, jakie etykiety Państwo mają Przed zaplanowaniem audytu skieruj aparat na jedną reprezentatywną etykietę. Jeśli się odczyta (a niemal na pewno tak będzie), wiedzą Państwo, że cała flota jest skanowalna i mniej więcej w jakim tempie da się pracować.
2. Wybierz właściwy tryb skanowania Dla czystej szybkości — regał serwerów, półka laptopów — użyj trybu Skanowanie ciągłe: celuj, sygnał, następny, z pauzą po dotknięciu i przytrzymaniu, gdy trzeba przestawić sprzęt. Gdy każdy zasób wymaga też notatki o stanie lub lokalizacji, użyj trybu Skanowanie wielu wartości, który dołącza do każdego numeru seryjnego wielowierszową notatkę, a współrzędne GPS wtedy, gdy Państwo o nie stukną.
3. Skonfiguruj kolumny eksportu Zmień nazwę nagłówka kolumny z kodem kreskowym na Numer seryjny, wybierz format daty ISO i format pliku Excel lub CSV. Wyeksportowany plik wklei się wtedy do Państwa rejestru zasobów bez żadnych poprawek.
4. Skanuj zasoby pomieszczenie po pomieszczeniu Jedno pomieszczenie, regał lub piętro naraz, wyeksportowane przed rozpoczęciem kolejnego, tak aby każdy plik obejmował jeden obszar, a późniejsze ponowne sprawdzenie obszaru było łatwe. Wszystko zapisuje się lokalnie ze znacznikami czasu, więc serwerownia bez zasięgu skanuje się dokładnie tak samo dobrze jak otwarte biuro.
5. Wyeksportuj i usuń duplikaty w Excelu Wyeksportuj każdą sesję, połącz je w Excelu i oczyść kolumnę numerów seryjnych: Dane → Usuń duplikaty dla szybkiego przejścia albo kolumna pomocnicza =COUNTIF(A:A,A2)>1, jeśli chcą Państwo przejrzeć powtórzenia przed ich usunięciem.

Praktyczne wskazówki do audytów numerów seryjnych

• Ustal zasadę usuwania duplikatów przed startem. Powtórzony numer seryjny to zwykle podwójny skan — ale czasem to dwa urządzenia z jedną etykietą, co jest ustaleniem audytowym, a nie szumem. Najpierw oznacz, potem usuń.
• Zapisuj stan na miejscu. Powrót, żeby sprawdzić, czy to zasób 147 miał pękniętą klapę, kosztuje więcej niż wpisanie notatki. Tryb Skanowanie wielu wartości sprawia, że notatka jest częścią skanu.
• Znaczniki czasu pokazują, kiedy Państwo sprawdzali. Każdy wiersz zapisuje moment skanowania, co odpowiada na pytanie „kiedy to ostatnio weryfikowano?” bez żadnego dodatkowego procesu.
• Porównuj z rejestrem, a nie tylko dopisuj do niego. Po skanowaniu funkcja VLOOKUP zestawiająca zeskanowane numery seryjne z istniejącą listą zasobów ujawnia zarówno duchy (są w rejestrze, nie znaleziono), jak i sieroty (znaleziono, nigdy nie zarejestrowano) — czyli dwie listy, na podstawie których trzeba podjąć działania.

Uzgadnianie skanu z rejestrem zasobów

Plik ze skanami to połowa audytu; drugą połową jest porównanie. Umieść istniejący rejestr w jednym arkuszu, a połączone wyniki skanowania w drugim, i zbuduj dwie kontrole:

• Zasoby-duchy: w arkuszu rejestru wyszukaj każdy zarejestrowany numer seryjny w kolumnie skanów — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Wiersze oznaczone NOT FOUND to sprzęt, który według Państwa ewidencji istnieje, ale nikt go nie zeskanował: wycofany, skradziony albo leżący w szufladzie.
• Zasoby-sieroty: lustrzane wyszukiwanie z arkusza skanów do rejestru znajduje numery seryjne, które fizycznie Państwo posiadają, ale nigdy ich nie zarejestrowano — zwykle zakupy bezpośrednie, które ominęły procedurę.

Obie listy, wraz ze znacznikami czasu skanów, to to, czego potrzebują Państwo do aktualizacji rejestru. Jeśli wolą Państwo wychwytywać rozbieżności, stojąc jeszcze przy półce, zaimportuj najpierw rejestr do DataScan i użyj trybu Skanowanie z wyszukiwaniem, który pokazuje, czy numer seryjny jest w rejestrze (sam skan nie jest zapisywany) — ten wariant weryfikacji na miejscu opisuje poradnik o weryfikowaniu skanów względem bazy danych produktów.

Inne sposoby

Skaner Bluetooth typu keyboard wedge wpisujący dane do Excela sprawdza się przy stałym stanowisku, ale audyt zasobów to praca w ruchu — to Państwo idą do sprzętu, a nie odwrotnie. Korporacyjne pakiety do zarządzania zasobami ze skanerami w zestawie robią to dobrze, w korporacyjnych cenach i czasach wdrożenia; jeśli mają Państwo tysiące zasobów i dedykowany zespół, to rozsądna droga. Dla wszystkich pomiędzy „szufladą zapasowych telefonów” a „centrum danych” telefon plus arkusz kalkulacyjny to pragmatyczny środek: zobacz przykładowy proces zarządzania zasobami IT, albo zacznij od podstaw na stronie głównej DataScan.