如何将序列号扫描至电子表格

将序列号扫描至电子表格最快的方式，是使用处于连续扫描模式的手机应用：把相机对准每一张 Code 128 或 Code 39 序列号标签，让应用为每台资产采集一行，然后把会话导出为 Excel 或 CSV 文件，并对序列号列去重。序列号来自标签，而不是来自键入。

200 台笔记本电脑难题

序列号审计正是手工录入彻底失效的地方。像 5CD1234XYZ 这样的序列号，并不是您能一边记在脑子里、一边把视线从标签移到键盘的数字 — 它是一串随机字符，而随机字符必然会被敲错。错一个字符，那台笔记本电脑实际上就从您的记录中消失了：保修查询会失败，资产台账上写着您拥有一台自己找不到的设备，而您刚刚完成的审计也就失去了可信度。

印刷序列号旁边的那个条形码，存在的意义恰恰就是让任何人都不必去手工键入。每一次扫描都是制造商所编码内容的副本，因此不会出现键入错误。

了解您的标签：Code 128、Code 39 及其同类

IT 设备上的序列号铭牌绝大多数是 Code 128（紧凑，可编码字母和数字）或更早的 Code 39。较新的设备越来越多地增加了 QR 码或 Data Matrix 码，把序列号加型号数据压缩进一个小方块中。DataScan 这些全都能读取 — 总共 13 种码制 — 因此来自不同厂商、不同年代的混合设备群完全不成问题。如果一张标签上并排印有多个条码，请启用条形码类型过滤，让扫描器只接受您正在审计的那种类型，无关的 UPC 码便永远不会污染您的数据。

分步操作：用手机完成序列号审计

1. 确认您的标签类型 在规划审计之前，先把相机对准一张有代表性的标签。如果它能被解码（几乎必然如此），您就知道整批设备都可扫描，也大致知道自己能走多快。
2. 选择合适的扫描模式 若纯粹追求速度 — 一排服务器机架、一整架笔记本电脑 — 请使用连续扫描：对准、响铃、下一个，需要挪动设备时还可长按暂停。若每台资产还需要状态备注或位置信息，请使用多值扫描，它会为每个序列号附加一条多行备注，点击时还会加上 GPS 坐标。
3. 设置导出列 将条形码列标题重命名为序列号，选择 ISO 日期格式，并指定输出为 Excel 或 CSV。导出的文件随后可零返工地粘贴进您的资产台账。
4. 逐个房间扫描资产 一次处理一个房间、机架或楼层，开始下一个之前先导出，使每个文件只涵盖一个区域，日后复查某一区域也很容易。所有内容都带时间戳保存在本地，因此没有手机信号的机房，扫描效果与开放式办公区完全一样。
5. 导出并在 Excel 中去重 导出每个会话，在 Excel 中合并，然后清理序列号列：快速处理可用数据 → 删除重复项；若想在删除前复核重复项，可使用 =COUNTIF(A:A,A2)>1 辅助列。

序列号审计实用技巧

• 动手之前先定好去重规则。重复出现的序列号通常是重复扫描 — 但偶尔也可能是两台设备贴着同一张标签，那是一项发现，而不是噪音。先标记，后删除。
• 人在现场时就把状态记录下来。为了确认第 147 号资产是不是上盖开裂的那一台而特意折返一趟，其代价远高于当场写下那条备注。多值模式让备注成为扫描的一部分。
• 时间戳显示核查时间。每一行都记录了扫描时间，无需任何额外流程就能回答“这台最后一次核实是什么时候？”。
• 不仅要扫进台账，还要与台账交叉核对。扫描完成后，用 VLOOKUP 把扫描到的序列号与现有资产清单比对，就能同时暴露出“幽灵资产”（台账里有、实际未找到）和“孤儿资产”（实际找到、从未登记）— 这正是您需要据以采取行动的两份清单。

将扫描结果与资产台账核对

扫描文件只完成了审计的一半；比对才是另一半。把现有台账放在一个工作表上，把合并后的扫描结果放在另一个工作表上，然后建立两项检查：

• 幽灵资产：在台账工作表中，逐一到扫描结果列里查找每个已登记的序列号 — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND","")。被标记为 NOT FOUND 的行，就是您的记录声称拥有、却无人扫描到的设备：已报废、被盗，或者躺在某个抽屉里。
• 孤儿资产：反过来，从扫描工作表向台账做同样的查找，就能找出实际持有、却从未登记的序列号 — 通常是绕过流程直接采购的设备。

这两份清单，再加上扫描时间戳，正是您更新台账所需的材料。如果您更希望在还站在货架旁时就发现不符项，可以先把台账导入 DataScan 并使用查找扫描，它会显示某个序列号是否在台账中（扫描本身不会被记录）— 这种现场核对的变体，详见将扫描与产品数据库核对。

其他做法

蓝牙键盘楔式扫描枪向 Excel 输入数据，在固定的成像工作台上是可行的，但资产审计是一项要靠走动完成的工作 — 是您走向设备，而不是设备走向您。捆绑扫描枪的企业级资产管理套件在这方面做得很好，代价是企业级的价格和实施周期；如果您拥有数千台资产和一支专职团队，那是一条合理的路。而对于介于“一抽屉备用手机”和“一个数据中心”之间的所有人来说，手机加电子表格才是务实的折中之选：请参阅 IT 资产管理示例工作流程，或者从 DataScan 首页开始了解基础内容。