Slik skanner du serienumre inn i et regneark

Den raskeste måten å skanne serienumre inn i et regneark på er en telefonapp i kontinuerlig skannemodus: rett kameraet mot hver Code 128- eller Code 39-serieetikett, la appen samle én rad per aktivum, og eksporter deretter økten som en Excel- eller CSV-fil og fjern duplikater i serienummerkolonnen. Serienumrene kommer fra etikettene, ikke fra tasting.

Problemet med 200 bærbare maskiner

Serienummerrevisjoner er der manuell inntasting virkelig bryter sammen. Et serienummer som 5CD1234XYZ er ikke et tall du kan holde i hodet mens blikket flytter seg fra etiketten til tastaturet — det er en tilfeldig streng, og tilfeldige strenger blir tastet feil. Ett feil tegn, og den maskinen forsvinner i praksis fra registrene dine: garantioppslag feiler, aktivaregisteret sier at du eier maskinvare du ikke finner, og revisjonen du nettopp gjorde mister troverdigheten sin.

Strekkoden ved siden av det trykte serienummeret finnes nettopp for at ingen noensinne skal måtte taste det. Hver skanning er en kopi av det produsenten kodet inn, så det blir ingen skrivefeil.

Kjenn etikettene dine: Code 128, Code 39 og slektningene

Serieplater på IT-utstyr er i overveldende grad Code 128 (kompakt, koder både bokstaver og sifre) eller den eldre Code 39. Nyere utstyr legger i økende grad til en QR- eller Data Matrix-kode som pakker serienummeret pluss modelldata inn i en liten firkant. DataScan leser alle disse — 13 symbologier totalt — så blandede flåter fra ulike leverandører og tidsepoker er ikke noe problem. Hvis en etikett har flere strekkoder side om side, slår du på filtrering av strekkodetype slik at skanneren bare godtar den typen du reviderer, og forvillede UPC-koder aldri forurenser dataene dine.

Trinn for trinn: serienummerrevisjon med telefonen din

1. Sjekk hva slags etikett du har Rett kameraet mot én representativ etikett før du planlegger revisjonen. Hvis den dekodes (og det gjør den nesten helt sikkert), vet du at hele flåten kan skannes og omtrent hvor raskt du kan bevege deg.
2. Velg riktig skannemodus For ren hastighet — en reol med servere, en hylle med bærbare maskiner — bruker du Kontinuerlig skanning: sikt, pip, neste, med en trykk-og-hold-pause når du trenger å flytte om på utstyr. Når hvert aktivum også trenger et tilstandsnotat eller en plassering, bruker du Skanning av flere verdier, som knytter et flerlinjet notat til hvert serienummer, pluss GPS-koordinater når du trykker for dem.
3. Sett opp eksportkolonnene Gi strekkodekolonnens overskrift navnet Serienummer, velg et ISO-datoformat, og velg Excel- eller CSV-utdata. Den eksporterte filen limes da inn i aktivaregisteret ditt uten etterarbeid.
4. Skann aktivaene rom for rom Ett rom, én reol eller én etasje om gangen, eksportert før du begynner på den neste, slik at hver fil dekker ett område og det er enkelt å kontrollere et område på nytt senere. Alt lagres lokalt med tidsstempler, så serverrommet uten mobildekning skannes nøyaktig like godt som det åpne kontorlandskapet.
5. Eksporter og fjern duplikater i Excel Eksporter hver økt, slå dem sammen i Excel, og rydd i serienummerkolonnen: Data → Fjern duplikater for en rask gjennomgang, eller en hjelpekolonne med =COUNTIF(A:A,A2)>1 hvis du vil gjennomgå gjentakelsene før du sletter dem.

Praktiske tips for revisjoner av serienumre

• Bestem duplikatregelen før du begynner. Et gjentatt serienummer skyldes vanligvis en dobbeltskanning — men av og til er det to enheter med samme etikett, som er et funn, ikke støy. Merk først, slett etterpå.
• Registrer tilstanden mens du er der. Å gå tilbake for å sjekke om aktivum 147 var det med sprukket lokk koster mer enn å skrive notatet gjorde. Modusen Skanning av flere verdier gjør notatet til en del av skanningen.
• Tidsstempler viser når du kontrollerte. Hver rad registrerer når den ble skannet, noe som besvarer «når ble dette sist verifisert?» uten noen ekstra prosess.
• Kryssjekk mot registeret, ikke bare inn i det. Etter skanningen vil et VLOOKUP-oppslag av skannede serienumre mot den eksisterende aktivalisten din avdekke både spøkelser (i registeret, ikke funnet) og eierløse (funnet, aldri registrert) — de to listene du må følge opp.

Å avstemme skanningen mot aktivaregisteret ditt

Skannefilen er halve revisjonen; sammenligningen er den andre halvdelen. Legg det eksisterende registeret ditt i ett ark og de sammenslåtte skanneresultatene i et annet, og bygg deretter to kontroller:

• Spøkelsesaktiva: i registerarket slår du opp hvert registrerte serienummer i skannekolonnen — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Rader merket NOT FOUND er maskinvare registrene dine hevder du har, men som ingen skannet: utrangert, stjålet eller liggende i en skuff.
• Eierløse aktiva: det motsatte oppslaget fra skannearket inn i registeret finner serienumre du fysisk har, men aldri registrerte — typisk direktekjøp som hoppet over prosessen.

Begge listene, med skannetidsstemplene, er det du trenger for å oppdatere registeret. Vil du heller fange opp avvik mens du fortsatt står ved hyllen, importerer du registeret inn i DataScan først og bruker Oppslagsskanning, som viser om et serienummer står i registeret (skanningen blir ikke registrert) — den varianten på stedet dekkes i å verifisere skanninger mot en produktdatabase.

Andre måter å gjøre det på

En Bluetooth-tastaturskanner som taster inn i Excel fungerer ved en fast benk for klargjøring av maskiner, men en aktivarevisjon er en jobb der du går — du oppsøker maskinvaren, ikke omvendt. Aktivaforvaltningssuiter for store virksomheter med medfølgende skannere gjør dette godt, til priser og oppsettstider for store virksomheter; har du tusenvis av aktiva og et dedikert team, er det en fornuftig vei. For alle mellom «en skuff med reservetelefoner» og «et datasenter» er en telefon pluss et regneark den pragmatiske mellomveien: se eksempelet på arbeidsflyt for IT-aktivaforvaltning, eller start med det grunnleggende på DataScans forside.